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Übergabe der Buchführung an Accountor im Rahmen des Outsourcing

Wir werden oft gefragt, wie die Übergabe der Buchführung an Accountor im Rahmen des Outsourcing erfolgt? Wir haben diesen Prozess beschrieben.

Vor Vertragsabschluss

Der Übergabeprozess wird von Accountor sorgfältig vorbereitet, damit die Buchhaltung nahtlos und ohne Unterbrechungen des Geschäftsbetrieb übergeben werden kann. Unsere Mitarbeiter beurteilen den aktuellen Zustand des Buchhaltungssystems, die Buchführungsrichtlinie und schlagen ein optimales Übergabeverfahren vor.

1. Abschluss des Outsourcing-Vertrags im Bereich Buchhaltung

Der wichtigste Grundsatz des Vertrags ist die detaillierte Ausgestaltung.

Im Vertrag wird die Aufgabenverteilung zwischen dem Kunden und Accountor im Detail festgelegt. Die Einhaltung dieses Grundsatze ist die Garantie für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Vertragsinhalt

  • der Leistungen, Inhalt und Umfang
  • Beschreibung der ersten Einrichtung der Prozesse und Werkzeuge
  • Verzeichnis der zusätzliche Leistungen
  • Aufgaben im Rahmen des Jahresabschlusses
  • Verpflichtungen und Rollen des Kunden und Accountor
  • Verantwortung von Accountor
  • Monatlicher Zeitplan der Zusammenarbeit

2. Übergabe der Buchführungsunterlagen

  • Ausstellung der Vollmacht durch den Kunden,
  • Übergabe der ausgedruckten Register der Buchführung. Außerdem wird eine Kopie der digitalen Datenbank übergeben, sofern vorhanden.
  • Übergabe der Dokumente des laufenden Finanzjahrs an Accountor zur weiteren Bearbeitung und Archivierung.

Der Übergabeprozess wird in einem Übergabeprotokoll dokumentiert, das die Unversehrtheit und Vertraulichkeit der Daten gewährleistet.

Der Kunde kann zusätzlich eine umfassende Überprüfung der Unterlagen vorangegangener Jahre in Auftrag geben. Falls die Buchhalter von Accountor bei der Übergabe feststellen, dass Dokumente fehlen oder verloren gegangen sind, informieren sie den Kunden unverzüglich über den Verlust.

3. Arbeitstreffen

Das Treffen hat zum Ziel, die Prozesse im Detail abzustimmen. Das Format des Treffens, ob persönlich oder mit technischen Mitteln, kann der Kunde bestimmen. Beispielhafte Tagesordnung des Treffens:

  1. Vorstellung der Ansprechpartner
  2. Liste der Empfänger der Konzernabschlüsse
  3. Verfahren des Informationsaustauschs Tools, Rechte der Beteiligten, Geheimhaltungsvereinbarung
  4. Schulungsplan der Kundenmitarbeiter im Umgang mit den Tools Accountor Extranet, Accountor eInvoice Manager (System der Automatisierung der Rechnungszahlungen).
  5. Sonstige für die Zusammenarbeit wichtige Fragen

4. Technische Einrichtung

Die letzte Phase ist die technische Einrichtung aller benötigten Programme.

Falls der Kunde ein eigenes ERP-System verwendet, integrieren unser IT-Team und die Fachkräfte des Kunden dieses System optimal in die Buchhaltung.

Nach dem Systemstart übernehmen wir die Buchhaltung im Testmodus und nehmen die erforderlichen Korrekturen durch.  

Das Outsourcing der Buchhaltung mit Accountor hat einen großen Vorteil. Sie erhalten alle technischen Lösungen und Tools, einschließlich der Buchhaltungsprogramme sowie unserer Anwendungen:

  • Accountor eInvoice Manager – Online-App für die Vereinfachung der Bearbeitung eingehender Rechnung (Empfang per E-Mail → automatisierte Erkennung → Genehmigung durch den Leiter → Zahlung → Archivierung).  
  • Accountor Extranet – System, das dem Austausch von Dokumenten und der Kommunikation zwischen Kunde und Accountor dient. Das zuverlässige und sichere Tool erfüllt die Anforderungen der DSGVO.

Buchführung

Wir schlagen Ihnen nicht einfach eine Fachkraft für den Posten des Buchhalters vor. Jedes Projekt wird von einem Team geführt, das für die problemlose Buchführung des Unternehmens verantwortlich ist.

Hauptansprechpartner des Kunden:

  1. Hauptbuchhalter. Dies ist der wichtigste Ansprechpartner. Er koordiniert den Prozess der Buchführung, die Tätigkeit der Buchhalter und Assistenten.
  2. Gruppenleiter. Der Gruppenleiter stellt ausreichende Ressourcen für das Projekt sowie die methodologische Unterstützung der Buchhalter sicher. Für jedes Teammitglied steht ein Ersatz bereit, der bei Bedarf am Projekt teilnehmen kann.
  3. Der KAM ist Ihr persönlicher Manager. Er stellt die Qualität der Leistungen sicher, löst operative Aufgaben und Bedürfnisse des Kunden.
Outsourcing Buchhaltung Serviceteam, Accountor Russland
Accountor Führende Positionen in Russland

Führendes Outsourcing-Unternehmen in Russland

Accountor Russland ist eines der führenden Consulting-Unternehmen in Russland. Wir zählen laut Rating-Agentur „RA-Expert“ zu den TOP-Unternehmen Russlands:

  • TOP-10 Outsourcing-Unternehmen/Buchhaltung
  • TOP-15 Outsourcing-Unternehmen/Lohnbuchhaltung
  • TOP-10 der Unternehmen im Bereich Finanzberatung
  • TOP-15 Unternehmen im Bereich Rechtsberatung

Kontakt

Wir laden Sie gern zu einem Gespräch oder Telefongespräch über das Outsourcing der Buchhaltung ein.  Wir demonstrieren Ihnen gern unsere Kompetenz gern bei einem persönlichen Gespräch und analysieren die Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Sie profitieren bereits von diesem ersten nützlichen Gespräch.

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