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Vorteile des Outsourcing der Buchhaltung und der Rechnungslegung

Wir werden oft gefragt, welche Vorteile die Auslagerung der Buchhaltung, der Lohn- und Gehaltsabrechnung und des Personalmanagements für Niederlassungen ausländischer Unternehmen hat?

Wir haben die wichtigsten Gründe zusammengefasst, warum internationale Unternehmen, unabhängig vom Maßstab ihrer Tätigkeit, die Möglichkeit einer Auslagerung der oben genannten Dienstleistungen prüfen sollten.

Struktur des Aufsatzes

1. Zeitersparnis

Mit dem Outsourcing der Buchhaltungsfunktionen sparen Sie Zeit und können Aufgaben Ihres Hauptgeschäftsfelds lösen.

Die Verwaltung der Buchführung verlangt einen hohen Zeitaufwand. Das gilt auch in Russland, wo doppelt so viele Unterlagen als gemäß europäischem Standard übermittelt werden müssen.

Diese Zeit können Sie viel effizienter nutzen, wenn Sie sich Ihrer eigentlichen Geschäftstätigkeit und der Entwicklung strategischer Pläne der Unternehmensentwicklung widmen. 

Viele Unternehmen verdanken ihren Erfolg der Fokussierung auf die Hauptgeschäftstätigkeit. Das ermöglicht ihnen, besser zu sein als ihre Mitbewerber und gewährleistet stabiles Wachstum und höhere Erträge.

2. Kostenreduzierung

Das Outsourcing der Buchhaltung, der Lohn- und Gehaltsabrechnung und des Personalmanagements fördert Kostensenkungen dank Verringerung des operativen Aufwands. Der Aufwand sinkt nicht zuletzt, weil der Preis der Dienstleistungen eines spezialisierten Outsourcing-Unternehmens durch Skalenerträge niedriger ist.

Spezialisierte Buchhaltungsdienstleister verwenden beispielsweise in der Regel automatisierte Prozesse. Das führt zu weniger Arbeitsaufwand, weil weniger Mitarbeiter beschäftigt werden und schließlich zu einer Kostenreduzierung.

Das Outsourcing der Buchhaltung ist Thema eines Artikels, der theoretisch und im Rahmen einer Fallstudie zeigt, dass das Outsourcing weniger Kosten verursacht als eine eigene Buchhaltung.
 

3. Skalierbarkeit

Dank Outsourcing der unterstützenden Dienstleistungen kann das Unternehmen wachsen, ohne sich mit der Lösung der damit verbundenen Aufgaben wie der Rekrutierung, Einstellung und Ausbildung der dafür benötigten Finanzfachleute befassen zu müssen. Bei Bedarf kann der Kunde einfach den Arbeitsumfang der vertraglichen Aufgaben des Outsourcing-Unternehmens erhöhen. Unser Unternehmen ist jederzeit in der Lage, zusätzliche Mitarbeiter für die Lösung der Aufgaben des Kunden heranzuziehen. 

In weniger aktiven Zeiten, wenn der Bedarf des Kunden geringer ist, kann er den Arbeitsumfang und die Kosten für die Dienstleistungen unseres Unternehmens reduzieren. Kürzungen fest angestellter Mitarbeiter sind dagegen stets eine Herausforderung. Laut Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation hat der Arbeitgeber umfangreiche Verpflichtungen gegenüber den Mitarbeitern.

4. Anwendung moderner Verfahren

Das Personal spezialisierter Buchhaltungsfirmen bilden in der Regel erfahrene Fachleute, die die Aufgaben ihrer Kunden mit fortschrittlichen und effektive Methoden und Verfahren lösen.

Sie haben bei ihrer Tätigkeit umfangreiche Kenntnisse in der Buchhaltung unterschiedlichsten Segmente und mit den verschiedensten Methoden gesammelt und wissen, was funktioniert. 

Die russische Gesetzgebung verändert sich ständig und das hat erhebliche Auswirkungen auf die betrieblichen Prozesse in Ihrem Unternehmen. Die Mitarbeiter spezialisierter Outsourcing-Unternehmen verfolgen die Gesetzesänderungen und wissen, welche Maßnahmen jeweils erforderlich sind.

5. Höhere Qualität

Outsourcing-Unternehmen beschäftigen sorgfältig ausgewählte Fachleute, die die Besonderheiten des russischen Rechts sehr gut kennen, einen Fachabschluss und viel Berufserfahrung vorweisen können. Accountor hat ein spezielles Prüfungsauswahlverfahren für Buchhaltungs-, Finanz- und Steuerfachkräfte entwickelt. 

Buchhaltungsdienstleister können den Mitarbeitern Projekte anbieten, die sie besonders interessieren und in Bereichen, in denen sie sich weiterentwickeln möchten und das erhöht die Motivation. 

Fachunternehmen haben mehr Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren, einheitliche Standardverfahren einzuführen, die Effektivität der Buchhaltung zu erhöhen und Fehler zu reduzieren. Folglich sind Kunden von Outsourcing-Unternehmen besser vor Steuer- und Rechtsrisiken geschützt.

6. Reduzierung von Betrugsrisiken

Nicht selten verzeichnen internationale Gesellschaften Verluste durch betrügerisches oder gesetzwidriges Verhalten des Generaldirektors oder Hauptbuchhalters russischer Filialen. 

Wenn Unternehmen die Buchführung auslagern und die Verantwortung teilen, können sie die Interessen der Aktionäre besser schützen und vermeiden eine Verfälschung der Buchführungsdaten und die unzweckmäßige Verwendung der Finanzen der Gesellschaft. Darüber hinaus fördert das Outsourcing die Transparenz und das Management ist unabhängiger vom Verhalten der Mitarbeiter vor Ort.

7. Datenschutz

Outsourcing-Unternehmen beschäftigen erfahrene IT-Spezialisten. Sie gewährleisten den technischen Support der Geschäftstätigkeit und hohe Sicherheit. Diese Fachkräfte sind für die Wartung der lokalen und entfernten Server verantwortlich. Sie gewährleisten stabile Verbindungen, die tägliche Sicherung der Daten. Sie entwickeln Notfallpläne für die Wiederherstellung der Daten und stellen den technischen Support für die Benutzer sicher.

Die russischen Gesetze schreiben vor, dass die personenbezogenen Daten russischer Staatsbürger innerhalb Russlands und unter Beteiligung russischer Anbieter gespeichert und verarbeitet werden. Das erfordert technische Lösungen vor Ort. Diese Lösungen werden von den Fachleuten der Outsourcing-Unternehmen selbst entwickelt oder mithilfe zuverlässiger Drittanbieter.

8. Stabilität

In der internen Buchhaltung eines Unternehmens kommt es unvermeidlich zu Unterbrechungen, beispielsweise aufgrund von Urlaub, Krankheit oder unerwarteten Kündigungen. Wenn Sie mit einem Outsourcing-Unternehmen zusammenarbeiten, können sie solche Situationen vermeiden, denn ihre Aufgaben werden nicht von einem Buchhalter, sondern von einem Team von Spezialisten gelöst, die im Notfall für andere einspringen können. 

Beim Outsourcing reduziert sich die Fluktuation auf ein Minimum. Das Team hat eine Mitarbeiterreserve. Diese Mitarbeiter können ihre Kollegen jederzeit absichern und gemäß den entwickelten Verfahren ersetzen. 

In Russland müssen Mitarbeiter den Arbeitgeber zwei Wochen vor einer Kündigung informieren. Diese Frist ist in der Regel jedoch zu kurz, um einen Ersatz zu finden. Dieser Faktor spielt deshalb eine große Rolle.

9. Verantwortung für die Buchhaltung im Unternehmen

9.1. Verantwortung für Fehler

Laut Steuer-, Verwaltungs- und Strafrecht ist der Generaldirektor für die ordnungsgemäße Buchhaltung und die Zahlung der Steuern verantwortlich.

Fehler des Buchhalters können zu Strafen und anderen Sanktionen der staatlichen Behörden führen.  Es ist jedoch oft sehr schwierig, vom Buchhalter Schadensersatz für seinen Fehler zu veranlagen. Das ist nur möglich, wenn der Arbeitsvertrag diesen Schadensersatz vorschreibt und der Buchhalter in Bezug auf alle Zahlungsdokumente und die Rechnungslegung zeichnungsberechtigt ist. Aber auch unter diesen Voraussetzung ist es sehr schwierig, den Schadensersatz für den Verlust geltend zu machen, denn der Buchhalter haftet nur für die Buchhaltung und das Arbeitsgesetzbuch verteidigt eher die Rechte des Mitarbeiters als die des Arbeitgebers.

Wenn das Unternehmen einen Outsourcing-Vertrag abschließt, haftet gemäß Zivilgesetzbuch der Dienstleister. 

Der Vertrag mit dem Outsourcer garantiert, dass der Kunde bei Verstößen durch Verschulden unserer Mitarbeiter entschädigt wird. 

9.2. Abhängigkeit des Direktors vom Buchhalter

Ein Direktor, der sich in der Buchhaltung nicht auskennt und nicht weiß, wo und wie er die benötigten Dokumente findet und der nicht in der Lage ist, die Abschlüsse und Abrechnungen im Buchhaltungsprogramm durchzuführen, ist in hohem Maße abhängig vom Buchhalter. Wenn der Buchhalter erkrankt, kündigt oder seine Arbeit in einem Streitfall nicht zu Ende führt, steht der Generaldirektor vor großen Problemen. In diesen Fällen muss er in der Regel für viel Geld andere Buchhalter, Wirtschaftsprüfer und Steuerfachkräfte beauftragen, um die Rechnungslegung rechtzeitig bei den Behörden einreichen zu können. 

Die Bedingungen der Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Unternehmen sind vertraglich festgelegt. Outsourcing-Unternehmen haften nicht nur professionell, sondern auch finanziell gegenüber dem Kunden. 

Wenn ein Unternehmen den Dienstleister wechselt oder eine eigene Buchhaltung einführt, ist der aktuelle Dienstleister verpflichtet, die Daten in einem guten Zustand zu übergeben. Das wird darüber hinaus auch im Vertrag gewährleistet.

Warum ist das Outsourcing gerade für Ihr Unternehmen interessant?

Wir können Ihnen am Beispiel Ihres Unternehmens Optimierungsmöglichkeiten für die Buchhaltungsprozesse aufzeigen. 

Kontaktieren Sie uns, damit wir mehr über Ihre Prozesse und Bedürfnisse erfahren. Unsere Fachkräfte vereinbaren gern ein Gespräch mit den Mitarbeitern Ihres Unternehmens und der Geschäftsführung. Auf diese Weise wird es uns möglich sein, die Buchhaltungsprozesse zu beurteilen und optimale Vorschläge für Ihre spezifischen Bedürfnisse zu unterbreiten.

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