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Dienstleistungen im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung und im Personalwesen – FAQ

Wie ist Ihr Team in die Unternehmensstruktur integriert?

Der Prozess der Zusammenarbeit wird bei den ersten Gesprächen mit dem Unternehmen im Rahmen einer Matrix der Verantwortlichkeiten vereinbart, in der die jeweiligen Aufgaben von Accountor und die Aufgaben des Kunden aufgeführt sind. 

Wie werden die personenbezogenen Daten aufbewahrt und verarbeitet? 

Das Unternehmen ist der für die Verarbeitung der personenbezogene Daten Verantwortliche und bei der Föderalen Aufsichtsbehörde auf dem Gebiet der Telekommunikation, Informationstechnologien und Massenkommunikation (im Weiteren Roskomnadsor) registriert. Wir erfüllen die Anforderungen der DSGVO und der internationalen Norm für Informationssicherheit ISO 27001.

In welchen Fristen und in welchem Format müssen die Informationen der Lohn- und Gehaltsabrechnung übermittelt werden? Welcher Mitarbeiter unseres Unternehmens muss sie übermitteln? 

Der Zeitplan der Übergabe der Informationen wird mit dem Unternehmen zu Beginn abgestimmt. Er basiert auf den internen Richtlinien des Unternehmens und dem Arbeitsrecht. 

Das Unternehmen des Kunden benennt einen Verantwortlichen, der Zugang zu den Informationen der Lohn- und Gehaltsabrechnung hat. Dieser Mitarbeiter übermittelt die Informationen unserem zuständigen Mitarbeiter. Auf diese Weise haben ausschließlich die Personen Zugang zu den Informationen, die zuvor benannt und vereinbart wurden.

Wie können unsere Mitarbeiter Informationen der Lohn- und Gehaltsabrechnung erhalten? Wen können wir bei Fragen ansprechen, unsere Mitarbeiter oder die Mitarbeiter von Accountor?

Zu Beginn der Zusammenarbeit übermitteln wir dem Kunden eine FAQ-Liste. 
Die Mitarbeiter können sich bei allen spezifischen Fragen an uns wenden,

  • entweder über den internen Ansprechpartner im Unternehmen oder 
  • indem sie direkt mit Accountor sprechen.

Der Prozess der Interaktion der Mitarbeiter wird in der Anfangsphase der Zusammenarbeit festgelegt.

Treten in Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung Fehler auf? Wenn ja, wie gehen Sie in diesen Fällen vor? 

Die Fehlerquote unseres Unternehmens ist minimal. Unsere Buchhalter der Lohn- und Gehaltsabrechnung analysieren und überprüfen die Buchungen und führen die Abrechnung gemäß ordnungsgemäßen Verfahren durch. Falls ein Fehler auftritt, wird er von uns korrigiert. Bei Verlusten, die sich durch Fehler ergeben, leisten Schadensersatz.

Wer überprüft Ihrerseits die abgerechneten Beträge? Müssen wir sie selbst überprüfen?

Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung hat den Vorteil, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung für unsere Buchhalter nicht eine Aufgabe unter vielen ist, sondern ihre Hauptaufgabe ist. Sie analysieren und prüfen die Abrechnungen sorgfältig. Wir ermitteln mit den entsprechenden Prüfverfahren Differenzen, fordern zusätzliche Informationen für die korrekte Berechnung der Löhne und Gehältern an.

Wie sicher sind die Daten? Wir werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen übermittelt? Ist es vorgekommen, dass die Informationen an die falschen Absender gesendet wurden?  

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden per E-Mail an die Mitarbeiter gesendet. Aus Gründen der Sicherheit können die Gehaltsabrechnungen nur mit einem Passwort geöffnet werden, dass dem Mitarbeiter telefonisch übermittelt wird. Falls der Mitarbeiter eine E-Mail mit der falschen Gehaltsabrechnung erhält, kann er sie also nicht öffnen, weil er das Passwort nicht kennt. 

Wir haben ein kompliziertes Bonus-System. Wir werden diese Boni angerechnet?

Folgende Varianten sind möglich: 

  • Die Boni können gemäß der Bonus-Richtlinie des Kunden und auf der Basis der übermittelten Informationen des Kunden berechnet werden.
  • Accountor kann jedoch gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der RF eine lokale Richtlinie auf der Basis der Gruppenrichtlinie des Unternehmen erstellen. In diesem Fall werden die Boni gemäß der lokalen Richtlinie gezahlt.

Einige unserer Angestellten sind Fernmitarbeiter oder arbeiten in anderen Städten. Können wir die Lohnabrechnung dieser Mitarbeiter auslagern? 
Der Standort eines Mitarbeiters hat keinen Auswirkungen auf den Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie können die Lohn- und Gehaltsabrechnung aller Mitarbeiter der Belegschaft auslagern, auch die der Fernmitarbeiter.

Wie werden die Dokumente archiviert?

Wir bewahren die Kundendokumente, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Personalverwaltung benötigt werden, in unserem Archiv auf. Andere Dokumente können auf Wunsch im Geschäftssitz des Kunden aufbewahrt oder von Drittanbietern archiviert werden.

Haben Sie weitere Fragen zu unseren Dienstleistungen?

Wenden Sie sich über das folgende Formular oder telefonisch an unsoder per E-Mail. Wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung.

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