Huomioi nämä palvelun hankintasopimuksessa
Oman palvelun tai muun tuotteen tuottaminen voi vaatia alihankinnan käyttämistä. Toisaalta palvelua voidaan hankkia myös hallinnollisia prosesseja varten tai osa hallinnosta voidaan kokonaan ulkoistaa. Hankintoja tehdään siis moneen tarkoitukseen.
Monet palveluiden tarjoajat käyttävät omia asiakassopimuksiaan. Myös tiettyjä yleisesti käytettyjä vakioehtoja, kuten IT-alan yleisiä ehtoja, konsultointialan yleisiä ehtoja sekä rakennusurakkaehtoja, käytetään usein. Hankintaa liittyvät riskit linkittyvät siihen, mihin suoritushäiriöt ja esimerkiksi hinnoittelu voivat vaikuttaa. Onko vaikutusta esim. toimeksiannon toteuttamiseen ja sitä kautta omiin vahingonkorvausvastuisiin asiakkaalle, oman tuotteen katteeseen? Jos kyse on hallinnollisten prosessien ulkoistamisesta, keskeiset riskit liittyvät usein tietosuojaan.
Alla olevassa listauksessa on esitetty yleisiä huomioita siitä, mitä on otettava huomioon kaupallisessa mielessä. Tietosuojaa ei käsitellä tässä yhteydessä.
Palvelun hankintasopimuksen tarkistuslista
1 Sopimuksen kohde ja osapuolet
Sopimuksesta on selvittävä selkeästi, kuka tilaa palvelua, keneltä sitä tilataan ja mitkä palvelut sopimus sisältää.
2 Osapuolten velvollisuudet
Tyypillisesti molempien osapuolten on toimittava siten, että sopimus pystytään täyttämään. Mihin mennessä palvelun tuottajan on tuotettava palvelut ja miten tilaajan on myötävaikutettava palvelun suorittamiseen? Mitä tapahtuu, jos tilaaja esimerkiksi laiminlyö toimittaa aineistoa ajoissa?
Jos hankittavaan palveluun sovelletaan tilaajavastuulakia, kannattaa sopia tilaajavastuulain edellyttämien tietojen toimittamisesta sekä siitä, kuka vastaa laiminlyönneistä aiheutuvista sanktioista.
3 Hinnat ja maksuehdot
Hinta voidaan sitoa työtunteihin, se voi olla kiinteä tai myös provisioperusteinen. Vaihtoehtoja on useita ja kaikkia voidaan käyttää, mutta ehdon suhteen kannattaa olla selkeä. Jos hinta on kiinteä, tulee sopimuksesta selvitä yksiselitteisesti, mitä palveluita kiinteä hinta sisältää ja mikä on veloitus mahdollisista lisäpalveluista. Kannattaa myös sopia siitä, onko palvelun tuottajalla esimerkiksi velvollisuus ilmoittaa, mikäli jokin tilattu työ on lisälaskutettavaa.
Laskutusaikataulu, erääntyminen sekä viivästysseuraamukset tulee mainita. Laskutusaikataulu voidaan sopia etupainotteiseksi tai sitoa työn valmistumiseen. Palvelun tuottajan kannalta on edullista, mitä nopeammin ja lyhyemmällä maksuajalla laskut saadaan eteenpäin, tilaajat luonnollisesti suosivat takapainotteista laskutusta pitkällä maksuajalla.
4 Aikataulu ja suoritushäiriöt
Aikataulun ollessa kriittinen, on tilaajan hyvä sopia myös tavoiteaikataulusta. Jos aikataulusta sovitaan, on syytä kiinnittää huomiota siihen, mitkä ovat seuraamukset siitä, jos aikataulussa ei pysytä. Tällöin on syytä kiinnittää huomiota myös siihen, kenestä viive aikataulussa johtuu.
Sopimuksessa kannattaa huomioida myös palvelu laadussa mahdollisesti ilmenevät puutteet (mm. selkeät virheet) sekä se, miten reklamaatiot tehdään. Reklamaatioprosessi ei saa olla turhan hankala tai reklamaatioaika liiaksi rajattu.
Seuraamuksina kyseeseen voi tulla esimerkiksi hinnan alennus tai sopimuksen purku. Asiaa kannattaa miettiä siltä kannalta, kuinka kriittinen palvelu on oman liiketoiminnan kannalta ja kuinka paljon puutteet voivat vaikuttaa suoraan omaan liikevaihtoon. Voi myös miettiä, voiko puutteista seurata mahdollisia muita vastuita, esimerkiksi verovastuita.
Sopimuksessa on myös hyvä huomioida, miten toimitaan tilanteessa, jossa palvelun tuottaja ajautuu maksukyvyttömäksi.
5 Vahingon korvaaminen ja vastuunrajaukset
Kannattaa sopia selkeästi siitä, mitkä vahingot ovat korvattavia ja mitkä eivät. Tyypillisesti välilliset vahingot (esimerkiksi liikevaihdon menetys) rajataan kokonaan korvausvastuun ulkopuolelle. Lisäksi kaikilla vastuilla voi olla jokin korvauskatto.
Tilaajan kannalta on hyvä varmistua myös siitä, että palvelun tuottaja pystyy tosiasiallisesti suoriutumaan mahdollisesta korvausvastuustaan esimerkiksi vakuuttamalla vastuunsa. Lisäksi vastuunrajaukset eivät saa jäädä liian tiukoiksi.
6 Riitojen ratkaisu ja sovellettava laki
On syytä varmistua siitä, että sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Sen lisäksi, että ulkomailla lainsäädäntö voi olla ennakoimatonta, ulkomaalaisen asiantuntija-avun käyttäminen riitatilanteessa voi olla erittäin kallista. Riidat kannattaa myös sopia ratkaistavaksi Suomessa.
Usein yritysten välisissä sopimuksissa käytetään välityslauseketta, jonka perusteella kaikki riidat ratkaistaan yleisen alioikeuden sijaan välimiesmenettelyssä. Välimiesmenettely voi olla kallis, mutta toisaalta se on täysin salassa pidettävä ja nopea. Lausekkeen tarkoituksenmukaisuus kannattaa arvioida sopimuksen arvon mukaan.
