Hyppää pääsisältöön
Asiakassopimuksen tarkistuslista
Artikkeli

Huomioi nämä asiakassopimuksessa

Oma asiakassopimus, jota käytetään massaluonteisesti, kannattaa laatia huolella, koska mahdolliset virheet ja riskit kertautuvat. Tyypillisesti kokonaisuus rakennetaan siten, että tehdään yksilöllinen sopimus, jossa sovitaan yksilöllisistä sopimusehdoista, ja yksilölliseen sopimukseen liitetään osaksi palvelun tuottajan vakioehdot. Monilla aloilla on käytössä yhteisiä vakioehtoja (esim. IT-alan, konsultointialan ja rakennus urakoiden yleiset ehdot), joista osa on laadittu palvelun tuottajalle myönteisiksi.

Monissa tapauksissa tilaaja haluaa käyttää sopimuksessa omia hankintaehtojaan. Hankintaehdoissa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti vastuuta ja hinnoittelua koskeviin ehtoihin.

Asiakassopimuksen (palvelu) tarkistuslista

1  Sopimuksen kohde ja osapuolet

Sopimuksesta on selvittävä selkeästi, mitä myydään, kenelle myydään ja mitä tuotteita ja palveluita sopimus sisältää. 

2  Osapuolten velvollisuudet

Tyypillisesti molempien osapuolten on toimittava siten, että sopimus pystytään täyttämään. Mihin mennessä palvelun tuottajan on tuotettava palvelut ja miten tilaajan on myötävaikutettava palvelun suorittamiseen? Mitä tapahtuu, jos tilaaja esimerkiksi laiminlyö toimittaa tarvittavia tietoja ajoissa? On hyvä varmistua siitä, että tilaajalle ei synny oikeutta esim. hinnanalennukseen, jos palvelua ei ole tosiasiallisesti ollut mahdollista tuottaa tilaajan laiminlyönnin vuoksi.

3  Hinnat ja maksuehdot

Hinta voidaan sitoa työtunteihin, se voi olla kiinteä tai myös provisioperusteinen. Vaihtoehtoja on useita ja kaikkia voidaan käyttää, mutta ehdon suhteen kannattaa olla selkeä. Jos hinta on kiinteä, tulee sopimuksesta selvitä yksiselitteisesti, mitä palveluita kiinteä hinta sisältää ja mikä on veloitus mahdollisista lisäpalveluista. Palvelun tuottajan kannalta olennaista on varmistua siitä, että kaikki työ tulee laskutetuksi.

Muista myös varata oikeus hinnankorotuksiin, jos sopimus on pitkään voimassa. Hinnankorotukset voidaan sitoa erilaisiin reunaehtoihin, kuten työvoimakustannuksiin.

Laskutusaikataulu, erääntyminen sekä viivästysseuraamukset tulee mainita. Laskutusaikataulu voidaan sopia etupainotteiseksi tai työn valmistumiseen. Palvelun tuottajan kannalta on edullista, mitä nopeammin ja lyhyemmällä maksuajalla laskut saadaan eteenpäin, tilaajat luonnollisesti suosivat takapainotteista laskutusta pitkällä maksuajalla.

4  Asiakkaan maksuhäiriöt ja laiminlyönnit

Miten menetellään, jos asiakas ei maksa laskujaan ajoissa tai jos asiakas laiminlyö velvollisuutensa siten, että palvelua ei pystytä tuottamaan sovitusti?

Tyypillisesti voidaan sopia huomautusajoista tai muista määräajoista, jonka jälkeen sopimus voidaan purkaa välittömin vaikutuksin, jos menettelyä ei korjata tai laskua makseta. Yleensä asiakkaan ajautuminen maksukyvyttömäksi tai hakeutuminen yrityssaneeraukseen sovitaan sellaiseksi seikaksi, joka oikeuttaa purkamaan sopimuksen välittömästi.

5  Reklamaatiot

Asiakassopimuksessa on hyvä asettaa määräajat sille, mihin mennessä asiakakan on reklamoitava havaitut virheet. Usein sovitaan myös siitä, miten reklamaatiot tehdään (kirjallisesti, missä kanavassa jne.).

6  Sopimuksen päättyminen

Voidaanko sopimus päättää irtisanomalla ja mikä on irtisanomisaika? Jos palvelun tuottaminen vaatii investointeja, henkilöstön palkkaamista jne., kannattaa irtisanomisaika suhteuttaa näihin. Irtisanomisehto ei ole pakollinen, vaan jos kyse on projektista, voidaan sopia, että sopimus on voimassa, kunnes projekti valmistuu, eli määräajan.

Millä edellytyksillä sopimus voidaan puolestaan purkaa päättymään heti? Tyypillisesti tämä edellyttää olennaista rikkomusta. Jos purkaminen johtuu tilaajasta ja purkamisesta aiheutuu vahinkoa (esim. turhat investoinnit), onko tilaajalla jokin korvausvelvollisuus ja mihin rajaan saakka?

7  Vahingon korvaaminen ja vastuunrajaukset

Kannattaa sopia selkeästi siitä, mitkä vahingot ovat korvattavia ja mitkä eivät. Tyypillisesti välilliset vahingot (esimerkiksi liikevaihdon menetys) rajataan kokonaan korvausvastuun ulkopuolelle. Lisäksi kaikilla vastuilla voi olla jokin korvauskatto. Tyypillisesti enimmäisvastuiden pitäisi olla suhteessa sopimuksen arvoon nähden. Vastuiden varalle on myös hyvä olla vakuutus.

Vastuunrajausehdoissa tyypitellään tavallisesti virheet eri asteiseen huolimattomuuteen ja tahallisuuteen. Normaalisti huolellisesti toimimalla ei korvausvastuuta synny. Sen sijaan on tavallista, että tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella aiheutetulle vahingolle ei ole korvausmääräistä ylärajaa. Muutakin voidaan sopia, mutta

8  Riitojen ratkaisu ja sovellettava laki

On syytä varmistua siitä, että sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Ulkomaalaisen asiantuntija-avun käyttäminen riitatilanteessa voi olla erittäin kallista. Riidat kannattaa myös sopia ratkaistavaksi Suomessa.

Usein yritysten välisissä sopimuksissa käytetään välityslauseketta, jonka perusteella kaikki riidat ratkaistaan yleisen alioikeuden sijaan välimiesmenettelyssä. Välimiesmenettely voi olla kallis, mutta toisaalta se on täysin salassa pidettävä ja nopea. Lausekkeen tarkoituksenmukaisuus kannattaa arvioida sopimuksen arvon mukaan. Välimiesmenettely samoin kuin oikeuspaikka on syytä sopia Suomeen.

Share