Miten otat verkkolaskutuksen käyttöön käytännössä?

Huhtikuun (1.4.2020) alusta tuli voimaan verkkolaskulaki, jonka myötä yrityksellä on oikeus saada pyynnöstä toiselta yritykseltä lasku sähköisessä muodossa. Sähköisen laskun tulee olla standardin mukainen lasku, joka lähetetään sähköisestä laskutusjärjestelmästä vastaanottajan sähköiseen järjestelmään. Toisin sanoen sähköpostilla lähetetty pdf-lasku ei ole sähköinen lasku, koska se on kuva eikä sisällä standardin mukaista tietorakennetta.

Laki ei koske B2C-kauppaa harjoittavia eikä alle 10.000 euroa vaihtavia pienyrityksiä. Jos laki koskee yritystäsi ja yritykselläsi ei ole vielä suunnitelmaa sähköiseen taloushallintoon siirtymisestä, hoida asia pikimmiten kuntoon. Tässä sinulle käytännön vinkit, miten saat verkkolaskutuksen yritykselle käyttöön.

Mitä verkkolaskun lähettämiseen tarvitaan?

1. Verkkolaskuosoite ja -tunnus
Suomessa on useita verkkolaskuoperaattoreita ja lisäksi pankit toimivat verkkolaskuoperaattoreina. Pienempien yritysten kannattaa keskustella ensiksi tilitoimiston tai ohjelmistotoimittajan kanssa, sillä heillä on usein suositus tai valmis ratkaisu tähän. Esimerkiksi Accountorilla on sopimus Posti Messagingin kanssa asiakkaidemme verkkolaskujen lähettämisestä. Käyttöönottovaiheessa käytännössä tilaamme asiakkaalle verkkolaskuosoitteen ja -tunnukset asiakkaan puolesta .

2. Laskutusohjelma
Jos sinulla on jo ohjelma, mutta et ole vielä lähettänyt sillä verkkolaskuja, ota yhteyttä ohjelmiston toimittajaasi. Todennäköisesti ominaisuus tulee ottaa käyttöön. Joissakin ohjelmistoissa verkkolaskutustoiminto saattaa maksaa erikseen. Accountor Online –palveluun verkkolaskutoiminnallisuus kuuluu automaattisesti.
Jos yritykselläsi ei ole laskutusohjelmaa, ole yhteydessä tilitoimistoosi tai ohjelmistotoimittajaan. Esimerkiksi Finagon Procountor on yksi Suomen suosituimmista sähköisistä yritysohjelmistoista.

3. Vastaanottajan verkkolaskuosoite
Verkkolaskun lähettämistä varten tarvitset vastaanottajan verkkolaskuosoitteen ja operaattoritunnuksen. Olet saattanut saadakin jo toimittajaltasi niin kutsutun toimittajakirjeen, josta nämä tiedot käyvät ilmi. Syötä verkkolaskuosoite laskutusohjelmaasi ohjelmatoimittajan ohjeiden mukaan. Esimerkiksi Procountorissa osoitetieto syötetään asiakasrekisteriin. Voit selvittää asiakkaasi verkkolaskuosoitteen verkkolaskuosoite.fi-palvelusta.

Miten hyödyn verkkolaskutuksesta?

Verkkolasku on nopea ja varma keino lähettää lasku vastaanottajalle. Asiakkaasi on tyytyväinen, kun hänen ei tarvitse syöttää paperisia laskuja järjestelmäänsä. Näin maksukin tulee varmemmin ja nopeammin yrityksesi tilille, kun paperilasku ei katoa ja lasku on, hyväksytty ja valmis maksuun nopeammin asiakkaasi järjestelmissä. Tiesithän, että työajassa mitattuna yrityksesi saa verkkolaskutuksesta parhaimman hyödyn, kun otatte ostolaskut verkkolaskuna vastaan? Aitojen verkkolaskujen avulla taloushallinnon automaatiosta saa enemmän irti, ja yritykseksi on paremmassa valmiudessa tuleviinkin laki- ja asetusmuutoksiin.