Hyppää pääsisältöön
Palkanlaskennan ulkoistaminen leppoistaa
Artikkeli

Palkanlaskennan ulkoistaminen leppoistaa arkeasi viidellä tapaa

Palkanlaskennan ulkoistaminen kiinnostaa yhä useampia yrityksiä. Asiakkuuspäällikkömme kertoo, mitkä ovat yleisimpiä syitä ulkoistamisen taustalla.

Yhä useammat yritykset ulkoistavat palkanlaskennan kumppanille. Tulorekisteri vauhditti omalta osaltaan tätä muutosta, sillä palkkoihin liittyvään raportointiin kohdistuu aikaisempaa tiukempi aikataulu. Kysyimme Accountorin Asiakkuuspäällikkö Antti Flanderilta, miksi yritykset tyypillisesti ulkoistavat palkanlaskennan. Antti kiteytti syyt seuraavasti:

  1. Palkat ajallaan työntekijän tilille. Työntekijät ovat yrityksen tärkein voimavara, minkä vuoksi jokainen työnantaja haluaa hoitaa palkkojen maksamiseen liittyvät velvollisuudet ajallaan. Jos palkat hoidetaan yrityksen toimesta, on palkkojen laskeminen ja maksaminen tiettyjen työntekijöiden varassa. Tällöin riskinä on varamiesjärjestelyn pettäminen. Ulkoistuskumppanin käytössä olevat parhaat käytännöt ja toimiva varamiesjärjestely varmistavat, että palkat ovat työntekijän tilillä ajallaan.
  2. Palkat oikein työntekijän tilille. Palkanlaskentaa ohjaavat monet lait ja sopimukset. Niistä ajan tasalla pysyminen vaatii jatkuvaa tietotaidon ylläpitämistä. Yritysten on kuitenkin parempi keskittyä omaan ydinliiketoimintaan liittyvien tietotaitojen kehittämiseen kuin palkkahallinnon ajantasaisuusasioihin perehtymiseen. GDPR ja Tulorekisteri toimivat hyvinä esimerkkeinä näistä palkkahallintoon vaikuttaneista muutoksista. Ulkoistuspalvelukumppani kouluttaa palkanlaskijoita jatkuvasti muuttuviin säädöksiin, ja kumppanin palkanlaskentatiimit jakavat osaamistaan nykyaikaisilla ja nopeilla viestimillä esimerkiksi eri työehtosopimusten tulkinnasta.
  3. Maksettujen palkkojen viranomaisraportoinnin oikea-aikaisuus. Tulorekisterin myötä maksetut palkat täytyy raportoida viiden päivän sisällä maksusta. Rajallisilla resursseilla aikataulut saattavat pettää, ja yritykselle saattaa tulla seuraamuksia. Ulkoistusyritysten ydinliiketoiminta vaatii tarkkaan hiotut prosessit, joten raportit toimitetaan aina ajallaan ja oikein.
  4. Maksettujen palkkojen viranomaisraportoinnin oikeellisuus. Raportointi tulee tehdä oikein, joten palkanlaskijan tulee tietää esimerkiksi jokaisen palkan kohdalla, mistä tulolajista palkkatapahtumasta on kyse. Ulkoistetun palkanlaskennan ammattilainen on näiden yksityiskohtien syväosaaja.
  5. Järjestelmien päivittäminen. Palkanlaskentaan käytettävien ohjelmien tulee olla ajan tasalla. Kun yritys laskee palkat itse, järjestelmien ajantasaisuus on yrityksen omalla vastuulla. Usein pelkkä ohjelmien päivittäminen ei riitä, vaan myös erilaisten asetusten muokkaaminen muuttuvan lainsäädännön mukaan vaatii ohjelmistotoimittajan koulutus- ja konsultointipalveluiden hankintaa. Kun palkat on ulkoistettu, tämä kaikki tapahtuu palveluntarjoajan toimesta.
Antti Flander leppoisasti

Kirjoittaja

 

Artikkelissa kysymyksiin vastannut Antti Flander kesäisissä tunnelmissa Pohjanmaan rannikolla.

Antti toimii asiakkuuspäällikkönä Accountorilla.

 

 

Share