Verkkolaskutuksen hyödyt lyhyesti – mitä etuja sähköiseen laskutukseen siirtyminen tuo pienyrittäjälle?
Yritysten välinen laskutus muuttui 1.4.2020 alkaen, kun uusi verkkolaskulaki astuu voimaan. Olennaisin muutos oli, että nykyisin sinun tulee pyydettäessä pystyä toimittamaan laskut yritysasiakkaillesi verkkolaskuina. Vastaavasti voit myös itse vaatia, että muut yritykset lähettävät sinulle jatkossa ainoastaan verkkolaskuja.
Kertaamme alla verkkolaskutuksen olennaisimmat hyödyt sekä kerromme, mitä sähköiseen laskutukseen siirtyminen käytännössä vaatii pienyrittäjältä.
Mitä on verkkolaskutus ja millaisia hyötyjä siitä on pienyrittäjälle?
Tiivistetysti ilmaistuna verkkolasku tarkoittaa sähköistä laskua, joka luodaan, siirretään ja vastaanotetaan rakenteisessa sähköisessä muodossa, jolloin lasku pystytään käsittelemään automaattisesti. Sähköpostitse lähetettäviä laskuja ei lasketa verkkolaskuiksi.
Verkkolaskun lähettäminen ei onneksi ole sen kummoisempi operaatio kuin paperi- tai sähköpostilaskunkaan. Jos sinulla on käytössäsi verkkolaskutusta tukeva laskutusohjelma, tarvitset vain asiakkaasi verkkolaskuosoitteen ja operaattoritunnuksen. Sen jälkeen näppäilet laskun valmiiksi normaaliin tapaan ja valitset lähetystavaksi verkkolaskun. Verkkolaskuoperaattori välittää laskun eteenpäin asiakasyrityksesi taloushallintojärjestelmään, jossa lasku voidaan heti tarkistaa ja hyväksyä. Laskua ei tarvitse tulostaa tai skannata, eikä maksutietoja tarvitse näpytellä käsipelillä.
Sinä ja asiakkaasi voitte hyötyä verkkolaskuista muun muassa seuraavien syiden takia:
1. Karsit kuluja paperilaskuttamiseen verrattuna
Verkkolaskutukseen siirtymällä pääset eroon monista paperilaskuttamiseen liittyvistä kustannuksista, joita syntyy esimerkiksi kirjekuorista, postimerkeistä, kopiopapereista sekä tulostamiseen ja arkistointiin liittyvistä materiaalihankinnoista. Varsinkin hieman isommilla laskumäärillä huomaat säästöjen syntymisen nopeasti.
2. Saat rahat asiakkailtasi nopeammin ja varmemmin
Verkkolaskutus on paperilaskutusta huomattavasti suoraviivaisempi tapa toimittaa lasku asiakkaalle.
Verkkolasku kulkeutuu vastaanottajan ostolaskujärjestelmään käytännössä saman tien, joten se on heti asiakkaasi tarkistettavissa ja maksettavissa. Myös verkkolaskun toimitusvarmuus on omaa luokkaansa, sillä se ei voi hukkua samaan tapaan kuin paperilasku tai roskapostisuodattimeen jäävä sähköpostilasku.
Näiden seikkojen ansiosta rahat kotiutuvat yrityksesi tilille aiempaa ripeämmin ja varmemmin.
3. Säästät aikaa vastaanottamalla omat laskusi verkkolaskuina
Paperi- ja sähköpostilaskuttamiseen verrattuna verkkolaskutus karsii manuaalisia työvaiheita. Kun vastaanotat verkkolaskuja käyttämääsi taloushallinto-ohjelmaan, voit vain tarkistaa ja hyväksyä ne. Sinun ei tarvitse kirjautua erikseen verkkopankkiin näpyttelemään viite- ja tilinumeroita laskut maksaaksesi.
Taloushallinto-ohjelmassa maksetut verkkolaskut arkistoituvat automaattisesti, eikä tietoja tarvitse siirrellä eri järjestelmien välillä samaan tapaan kuin sähköpostilaskuja maksaessasi. Jos haluat löytää muutaman vuoden takaisen laskun, tiedät heti, mistä etsiä.
Paperilaskuihin verrattuna sinulla on myös muutama päivä enemmän maksuaikaa, koska verkkolaskut saapuvat perille välittömästi.
Edellä mainittujen hyötyjen takia varsin monet yritykset haluavat vastaanottaa laskunsa nimenomaan verkkolaskuina. Huhtikuusta lähtien yrityksillä ei enää ole velvoitetta maksaa sellaisia laskuja, joita niiden yhteistyökumppanit eivät pyynnöstä huolimatta toimita verkkolaskuina.
4. Vähennät virheitä ja lisäät maksamisen turvallisuutta
Verkkolaskun sisältämiä tietoja ei laskua maksettaessa tarvitse näpytellä manuaalisesti uudelleen, mikä vähentää virheiden määrää.
Myös erilaisten huijausten tai petosten riski pienenee, sillä verkkolaskun lähettäjän ja vastaanottajan välissä toimiva verkkolaskuoperaattori tunnistaa aina kaupankäynnin osapuolet. Esimerkiksi valelaskut saapuvat käytännössä aina joko kirjeitse tai sähköpostilla.
5. Keräät kiitokset luontoäidiltä
Verkkolaskutus on ekologinen vaihtoehto, johon siirtymällä saat karsittua paperin määrää taloushallinnossasi. Rahan ja ajan lisäksi säästät näin ollen myös luontoa.
Mitä verkkolaskutukseen siirtyminen vaatii?
Verkkolaskutuksen käyttöönotto tuli monelle pienyrittäjälle ajankohtaiseksi huhtikuussa 2020 voimaan astuneen verkkolaskulain myötä.
Jos aiot lähettää verkkolaskuja säännöllisesti, helpointa on ottaa käyttöön verkkolaskuominaisuudella varustettu laskutusohjelma tai laajempi taloushallinto-ohjelma. Kattavamman ohjelman avulla voit halutessasi myös vastaanottaa ja maksaa verkkolaskuja.
Verkkolaskujen välittämiseen tarvitaan lisäksi verkkolaskuoperaattori. Pienyrittäjille suunnitelluista ohjelmistoista löytyy usein valmis integraatio johonkin Suomessa toimivaan verkkolaskuoperaattoriin. Näin ollen sinun ei itse tarvitse lähteä solmimaan erillisiä sopimuksia.
Accountorin ohjelmistoperheestä löydät verkkolaskutukseen muun muassa seuraavanlaiset pienyrittäjille suunnitellut ratkaisut:
- Isolta Arkhimedes -laskutusohjelmalla voit lähettää verkkolaskuja vaikka heti, sillä rekisteröitymisen jälkeen ohjelma toimii selaimessa ilman erillisiä asennuksia. Jos kuukausittainen laskumääräsi on alle 50, yksittäisen verkkolaskun hinta on 0,59 euroa. Arkhimedeksen käyttö maksaa laajuudesta riippuen 0-19,90 euroa kuukaudessa.
- Procountor Solo -kirjanpito-ohjelmalla voit sekä lähettää että vastaanottaa verkkolaskuja. Palvelu on suunniteltu sooloyrittäjille ja voit käyttää sitä yhdessä nykyisen kirjanpitäjäsi kanssa. 29 euron kuukausihinta kattaa sekä yrittäjän että kirjanpitäjän ohjelmiston käytön. Verkkolaskujen lähettämisestä ja vastaanottamisesta veloitetaan 0,54 euroa kappaleelta.
- Procountor Solo on saatavilla myös osana kattavampaa Accountor Go -kirjanpitopalvelua. Pakettiin kuuluu Solo-ohjelmiston lisäksi Accountorin ammattikirjanpitäjistä koostuva tiimi, joka huolehtii kirjanpidostasi kiinteään kuukausihintaan. Toiminimille palvelu maksaa 89 euroa ja osakeyhtiöille 129 euroa kuukaudessa. Verkkolaskujen hinta on sama kuin Procountor Solossakin.
Miten pyydän yhteistyökumppaneitani toimittamaan laskut verkkolaskuina?
Jotta yhteistyökumppanisi voivat lähettää sinulle verkkolaskuja, sinun tulee ilmoittaa heille oma verkkolaskuosoitteesi ja operaattoritunnuksesi. Procountor Solo- ja Accountor Go -palveluissa saat tarkistettua omat verkkolaskuosoitetietosi käyttöliittymän asetuksista.
Mikään ei toki estä sinua vastaanottamasta jatkossa laskuja sähköpostitse tai kirjepostissa. Asiakasyrityksillesi joudut silti lähettämään verkkolaskuja, jos he niin pyytävät. Uusi laki ei kuitenkaan koske alle 10 000 euron liikevaihdolla toimivia yrityksiä.
