Hyppää pääsisältöön
HR-järjestelmä_HR-data
Blogi

7 vinkkiä HR-järjestelmän ja HR-datan käyttöönottoon ja ylläpitoon

[Päivitetty 06.05.2020]

HR-järjestelmä on parhaimmillaan erinomainen ratkaisu palkanlaskentaan sekä henkilö- ja työsuhdetietojen hallinnointiin ja säilytykseen. Hyvä ja helppokäyttöinen HR-järjestelmä helpottaa myös tuntikirjausten tekemistä ja säästää samalla työntekijöiden aikaa ja vaivaa – ja vähentää manuaalisen työn tarvetta.

Mikään järjestelmä ei kuitenkaan ole oikotie onneen, jos sovellusta ei osata käyttää oikein. Mikäli HR-järjestelmän tuottamaa dataa säilytetään pirstaloituneena eri ohjelmistoissa, tai jos HR-järjestelmän säännöllistä päivittämistä laiminlyödään, ei ratkaisuista saada riittävästi tehoja irti. 

Saat palkanlaskentaohjelmasta ja HR-järjestelmästä parhaan mahdollisen hyödyn, kun varmistat alla olevien osioiden toimivuuden.

1) HR-järjestelmä tuottaa selkeää master-dataa

Master-datalla tarkoitetaan pitkäikäistä ja kohtalaisen stabiilia dataa, joka HR-näkökulmasta on esimerkiksi omiin työntekijöihin liittyvää tietoa. 

Miten tieto syntyy? Henkilö- ja työsuhdetiedot, jotka voidaan hyvin käsittää HR:n ydintiedoksi, majailevat usein siellä täällä yritysten järjestelmissä. 

Palkanlaskentajärjestelmät, toiminnanohjausjärjestelmät, Exceleiden täyttämät levynkulmat, vajavaisesti täytetyt tuntikirjaukset ja kellareiden paperipinot saattavat yhdessä muodostaa käytettävissä olevan henkilötiedon.

Kuka tietoa ylläpitää? Vaikka käytössä olisikin HR-järjestelmä, saattaa tiedon pääasiallinen ylläpito tapahtua muualla – ja tiedon siirto paikasta toiseen voi vaatia manuaalisia toimenpiteitä.

Missä tietoa tarvitaan ja miten se saadaan jalkautettua tehokkaasti käyttöön? Tietoa on järkevää säilyttää siellä, missä se on luontevaa sijaita. Tärkeintä on, että HR-järjestelmän analytiikan tuottama data saadaan eri integraatioiden käyttöön ilman suurta viivettä tai vaivaa. Tämän vuoksi luontevin paikka henkilötiedoille on HR- tai palkanlaskentajärjestelmä. Hyvin rakennetun ja hallinnoidun ydintiedon päälle on helppoa ottaa käyttöön esimerkiksi uusia täydentäviä järjestelmiä.

2) Palkanlaskentaohjelmaa ja HR-järjestelmää päivitetään ja ylläpidetään jatkuvasti

Kun uusi ja kaikin puolin toimiva HR-järjestelmä on otettu käyttöön, tehdyt muutokset ovat hallinnassa ja käyttäjät hyrisevät tyytyväisinä, on pääkäyttäjien hyvä nojailla hetki taaksepäin ja ottaa rennosti – hetken aikaa.

Jos nimittäin huomaa viiden vuoden päästä istuskelevansa edelleen samassa takanojassa, voi järjestelmien päivittäminen olla paljon isompi urakka kuin jos sitä tehdään jatkuvasti pienesti. 

Onkin syytä miettiä aika ajoin, millaista kehitystä HR-järjestelmässä, palkanlaskentaohjelmassa, tuntikirjausmenetelmissä sekä yrityksessä itsessään on tapahtunut. Eikä kannata unohtaa omaa toimialaa eikä lainsäädäntöäkään.

HR-järjestelmä on ajan tasalla ja näin tukee liiketoiminnan kasvua

HR-järjestelmät kehittyvät, ja niiden rinnalle tulee uusia, HR-dataan enemmän tai vähemmän kytköksissä olevia työkaluja. Kolmannet osapuolet askartelevat uusia kannustimia, jotka vaikuttavat järjestelmän toimintaan (hyvänä esimerkkinä verottajan koulutusvähennys). Lainsäädännöstä saattaa tulla uusia vaatimuksia, jotka muuttavat olennaisesti käyttöönoton aikaisia prosesseja (joita ovat esimerkiksi vuosilomalain muutokset).

Passivoituminen voi johtaa tilanteeseen, jossa järjestelmän kehittäminen vastaamaan nykypäivän vaatimuksia muodostuu suureksi tai jopa mahdottoman tuntuiseksi hankkeeksi. Sen vuoksi systemaattinen järjestelmäkehityksen seuraaminen sekä päivitysten arviointi ja käyttöönotto auttavat olennaisesti muutostilanteiden hahmottamisessa ja niihin reagoimisessa. 

Kun HR-järjestelmä on koko ajan ajan tasalla, tekeminen myös tukee liiketoiminnan kehittämistä: esimerkiksi väärin tai huonosti täytetty tuntikirjaus ei kerro totuutta työhön kuluneesta ajasta, joka tulisi aina huomioida tarkasti uusia projekteja suunniteltaessa ja myytäessä. 

Lue lisää: Valio ohjaa työsuhteen elinkaarta kokonaisvaltaisella HR- ja palkanlaskentaohjelmalla

3) HR-järjestelmä on helppokäyttöinen ja se auttaa & neuvoo käyttäjää

Passiivisuuden toisessa ääripäässä on järjestelmän intohimoinen ja jatkuva kehittäminen. Aina löytyy prosesseja, jotka voisi siirtää pöytälaatikosta järjestelmiin. Myös osa järjestelmissä jo pyörivistä prosesseista kaipaavat kehittämistä.

Vaikka uudistaminen ja prosessien parantaminen ovat termeinä ja toimenpiteinä ehdottoman positiivisia, on myös tärkeää varmistaa, että muu organisaatio pysyy ketterästi kehittyvien prosessien mukana. Tämän mahdollistaa toimiva ja luotettava HR-järjestelmä, jota on helppo ylläpitää ja päivittää, ja joka myös neuvoo käyttäjäänsä.

Uudistaminen luo painetta käyttäjien tiedotukselle ja koulutukselle sekä järjestelmätason muutoshallinnalle. Jatkuvasti uudistetut prosessit saattavat myös fragmentoida järjestelmän rakennetta ja tehdä esimerkiksi vuositason raportoinnista vaikeaa. Jos kehityskeskustelut mullistetaan vuosittain, niiden tulosten vertailu voi olla vaikeaa. Onneksi tähän ongelmaan löytyy suoraviivainen ratkaisu: HR-järjestelmien ja palkkahallinnon kehitystöiden huolellinen suunnittelu.

4) Data-ohjautuva ja skaalautuva HR-järjestelmä minimoi manuaaliset tallennusvirheet

Tietojen manuaaliseen käsittelyyn liittyy aina tallennusvirheen mahdollisuus. Riski ei katoa kokonaan edes huolellisella tarkistuksella, ja tekstikenttien tavaaminen kuormittaa käyttäjiä. Toki suuri osa tiedosta syntyy näppäimistön ja ihmisen yhteistyöllä, mutta tässä riittää usein kehitettävää.

Varsinaisten tallennusvirheiden lisäksi manuaaliset prosessit heikentävät tiedon johdonmukaisuutta. Käyttäjät tekevät samoja asioita kukin omalla tavallaan: yksi kirjoittaa työntekijän tehtäväksi ”asiakaspalvelija” ja toinen ”asiakaspalveluhenkilö”, minkä johdosta järjestelmään päätyy kaksi eri termiä samalle asialle.

Manuaalisessa tallennustyössä on helpointa kehittää prosesseja, joissa sama tieto annetaan useampaan kertaan. Esimerkiksi maksettava palkkio kirjoitetaan ensin tulostettavalle lomakkeelle, sitten HR-järjestelmään ja lopulta palkanlaskentaohjelmaan. Prosessi vaatii kolme onnistunutta näppäilyä toimiakseen virheettä. Voisiko prosesseja kehittämällä vähentää työvaiheita? Kyllä voi!

5) HR-järjestelmä ei jätä käyttäjää heitteille

Kokeilemalla opettelu ei ole ratkaisumallina toimiva, koska tietojen korjailu jälkikäteen saattaa järjestelmästä riippuen jättää lokeihin turhia jälkiä. Siksi käyttäjien tulisi tietää mahdollisimman tarkasti, mitä he tekevät.

Paras hetki puuttua ongelmaan onkin heti suunnitteluvaiheessa. Hyvin määritellyt ja riittävän tarkasti kontrolloidut prosessit pitävät sooloilut kurissa ja vähentävät väärinkäyttöriskiä. Ideaalitilanteessa kaikki tarvittavat opasteet löytyvät suoraan käyttöliittymästä, eikä käyttäjä ole erillisten ohjeiden ja koulutusten varassa.

Pienet asiat, kuten kenttien nimet, lyhyet ohjetekstit, esimerkit ja suora syötettävän tiedon sisältökontrollointi suojaavat järjestelmää tehokkaasti käyttäjävirheiltä.

6) Tieto liikkuu HR-järjestelmän ja sen integraatioiden välillä

HR-järjestelmä on usein osa suurempaa järjestelmäkarttaa, sillä HR-tietoa tarvitaan myös muissa järjestelmissä, ja vastaavasti HR-järjestelmä on riippuvainen muualta tulevasta tiedosta. Tämä tarkoittaa, että datan täytyy liikkua eri integraatioiden välillä ilman esteitä. 

Tavanomaisin esimerkki heikosta tiedonkulusta on HR-järjestelmän ja palkkajärjestelmän integraatio. Näiden liittymien yhteentoimimattomuus on yksi olennaisimmista riskeistä analytiikan pohjalta kertyvän HR-datan laadun kannalta. Vaikka tieto liikkuisi automaattisesti järjestelmien välillä, voi niissä olla suuriakin laadullisia ongelmia.

Älä toista samaa virhettä, vaan tunnista ongelma

Valitettavan usein liian pitkät viiveet, toistuvat aineistovirheet ja manuaaliset välivaiheet saattavat olla niin luonnollinen osa päivittäisiä prosesseja, ettei niitä edes tunnista ongelmiksi.

HR-järjestelmien integraatioiden kehittäminen on usein kohtuullisen suoraviivaista, koska virheet on helppo tunnistaa. Ratkaisu saattaa löytyä muualta organisaatiosta: onko HR-käyttöönoton jälkeen otettu käyttöön erillinen integraatiojärjestelmä – esimerkiksi jossain toisessa järjestelmäprojektissa – jota hyödyntämällä päästäisiin eroon manuaalisista siirroista ja käsin tehtävistä aineistomuutoksista?

7) Valitse yritykselle oikeanlainen HR-järjestelmä

Suurimpiin ongelmiin HR-järjestelmän kanssa ajaudutaan tilanteessa, jossa hyvin toteutettu ja kehitetty ratkaisu ei vain sovellu yksinkertaisesti organisaation liiketoimintaan. Ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa on tärkeä tunnistaa ne asiat, joita liiketoiminta tarvitsee tuekseen, jotta se voi myös kasvaa. Kyse kun on pohjimmiltaan aina lisäarvon tuottamisesta.

On ensiarvoisen tärkeää, että järjestelmässä toteutetut prosessit nivoutuvat mahdollisimman saumattomasti yhteen yrityksen päivittäisen toiminnan kanssa. Jos HR-prosesseja ylläpidetään järjestelmässä vailla kontaktipintaa käyttäjien työhön, vaipuu järjestelmä herkästi tilaan, jossa käyttöaste pienenee merkittävästi. 

Lopputuloksena huonosti toimivasta HR-järjestelmästä voi olla tiedon pakeneminen käyttäjien omiin kansioihin ja näin ollen koko HR-datan pirstaloituminen. Tämä voidaan estää arvioimalla tarkkaan järjestelmässä käyttöön otettavat prosessit sekä käyttäjien tarpeet. Tärkein kysymys on piilee pohjimmiltaan siinä, mihin ja miten kerättyä tietoa on tarkoitus käyttää. Kun nämä asiat on kirkastettu, tiedetään, millainen HR-järjestelmä ja millaiset integraatiot palvelevat yritystä parhaiten.

Tutustu Accountorin kokonaisvaltaiseen talous- ja palkkahallinnon ohjelmistotarjontaan, ja vie tekeminen uudelle tasolle!
Accountor_brand

Case HR- ja palkkajärjestelmä: onnellisia asiakastarinoita

Kirjoittaja

Tilaa uutiskirje ja saat sähköpostiisi ajankohtaisia HR- ja palkkahallintoon liittyviä sisältöjä! 


Uutiskirjeemme ilmestyy noin parin kuukauden välein ja sisältää mm.:
  • ajankohtaisia henkilöstö- ja palkkahallinnon sisältöjä
  • kiinnostavia asiakastarinoita
  • asiantuntijoiden blogeja
  • tulevia mielenkiintoisia tapahtumia

Tilaa uutiskirje

Accountor HR Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

Ota yhteyttä

Jos alla oleva lomake ei näy, voit täyttää sen täällä.

Share

Palaute