Miksi henkilöstöhallinnon pitäisi vähentää HR-raportointia?

Sanotaan se suoraan: henkilöstöhallinnon aikaa tuhlaantuu aivan liikaa mekaaniseen HR-raportointiin – josta suuri osa on kaiken lisäksi turhaa. Kuinka HR-raportointi kuuluisi sitten tehdä?

Nyt tilanne on se, että liian monessa organisaatiossa HR-ammattilaiset on alennettu raporttiautomaateiksi. Aikaa ei jää ydintehtäviin, kuten resursoinnista, henkilöstön hyvinvoinnista ja organisaation tehokkaasta toiminnasta huolehtimiseen.

Mikä avuksi – pitäisikö HR-raportointi lopettaa tykkänään? Ei tietenkään. Suuri osa raportoinnista on hyödyllistä ja osittain jopa pakollista. Mutta kyse on siitä, millä tavalla raportointia tehdään ja ketkä sitä tekevät.

Jos henkilöstön merkitys organisaation toiminnalle ymmärretään ja sitä arvostetaan, löydetään kyllä tapa varmistaa HR-ammattilaisille riittävät resurssit siitä huolehtimiseen.

Raportoitko todelliseen tarpeeseen vai tottumuksesta?

Ensimmäisenä kannattaa pohtia, miksi HR-raportteja tehdään. Ovatko kaikki todellakin tarpeellisia? Käytetäänkö niiden tietoa oikeasti hyödyksi?

Toisinaan organisaation esimies tai johto saattaa tilata HR:ltä “sen tavallisen paketin” raportteja, eikä välttämättä tule edes ajatelleeksi onko kaikki raportin sisältämä tieto oikeasti hyödyllistä ja tarpeellista.

Aina jos huomaat, että jotain tehdään pelkästä tottumuksesta, mieti siis ihan ensin, voisiko osan raporteista korvata hyödyllisemmillä tai jättää jopa kokonaan tekemättä. HR:n tehostaminen on työnteon järkevöittämistä, eikä tehokkaassa organisaatiossa käytetä arvokasta työaikaa sellaiseen, mitä ei pitäisi tehdä ensinkään.

HR-raporttien suurin kuluttajaryhmä ovat organisaation omat työntekijät. Varsinkin suurissa organisaatiossa se voi työllistää henkilöstöhallintoa merkittävästi: eräänkin keskikokoisen kunnan HR:lta pyydettiin kuulemani mukaan yli 1000 palkkatodistusta kuukaudessa!

Työntekijöillä on toki oikeus saada tarvitsemansa perusraportit, eikä niiden tarpeellisuutta käy kyseenalaistaminen. Lisäksi se, että esimerkiksi suoritetuista kursseista on mahdollista saada todistus, voi olla työntekijälle arvokas asia ja parantaa oleellisesti työntekijäkokemusta.

Julkisella sektorilla olennainen osa HR-raportointia on pakollinen viranomaisraportointi. Esimerkiksi sosiaali- ja terveysministeriö vaatii kuukausittain tiedot hoitohenkilökunnan määrästä. Myös tällaiset toistuvat raportit saattavat ahmaista leijonanosan HR-ammattilaisen työajasta, jos järjestelmät eivät tue niiden tehokasta tuottamista.

Mitkä ovat hyvän HR-raportin 2 tärkeintä kriteeriä?

Millainen sitten on hyvä HR-raportti? Kaksi tärkeintä asiaa ovat reaaliaikaisuus ja luotettavuus.

1 – Reaaliaikaisuus minimoi turhan työn

Yksi manuaalisten prosessien haaste on tiedon vanheneminen. Raportoinnissa käytettävän tiedon tulisi aina olla mahdollisimman reaaliaikaista. Jos raportoinnin ja tulkinnan välillä ehtii kulua pitkä aika, on lopputuloksena helposti vanhentunut tai väärä johtopäätös.

Raportit pitäisikin aina koostaa todellisen tarpeen eikä kalenterin mukaan. Parhaassa tapauksessa työntekijä tai esimies itse saa raportin ulos juuri silloin kuin sitä tarvitsee, eikä HR:n apua tarvita kuin poikkeustapauksissa. Näin voidaan minimoida tilanteet, joissa valmiit raportit pölyttyvät pöydällä odottamassa käsittelyä.

2 – Luotettavuus mahdollistaa paremmat päätökset

Suuren organisaation HR tarvitsee päätöksenteon tueksi mahdollisimman luotettavaa dataa. Ilman sitä on vaikeaa hahmottaa henkilöstötilanteen kehitystä ajantasaisesti, seurata asetettuja tavoitteita tehokkaasti tai tehdä strategisia pitkän aikavälin valintoja.

Suurissa organisaatioissa on aina myös suuri määrä käsiteltävää tietoa. Kun henkilöstöä on kymmenien sijaan satoja tai tuhansia, hyvää kokonaiskuvaa henkilöstön tilanteesta ei ole mahdollista saada yksittäistapausten kautta. Vääristynyt tai riittämätön raportointi taas johtaa helposti vääriin johtopäätöksiin ja toimenpiteisiin, ja siksi raportoinnin on oltava mahdollisimman kattavaa ja datan mahdollisimman helposti käsiteltävässä muodossa.

Jotta suuria datamääriä olisi mahdollista käsitellä tehokkaasti, data kannattaa keskittää yhteen järjestelmään ja automatisoida kaikki mahdollinen sen käsittelyyn liittyvä manuaalinen työ.

Mitä enemmän prosessiin kuuluu esimerkiksi tietojen ajamista järjestelmästä toiseen, sitä enemmän kuluu myös HR:n työaikaa – ja sitä isompi on aina myös inhimillisten virheiden riski.

Miten HR-raportoinnin vastuut kannattaa jakaa organisaatiossa?

Palataan vielä alun ongelmaan eli siihen, miten HR-ammattilaisten aikaa voisi vapauttaa ylimääräisesti raportoinnista.

Vastuiden uudelleenjaossa ratkaisevaa on järjestys: vastuuta ei voi siirtää eteenpäin, ennen kuin homma on aidosti tehty helpoksi. Ei ole tarkoitus, että muualle siirretty työmäärä kaatuu huonon suunnittelun takia takaisin HR:n niskaan korkojen kera.

Hyvin mahdollistettu itsepalvelu voi tuottaa parasta palvelua: työntekijä saa raportit ulos juuri silloin kun niitä itse tarvitsee, ja raportoitava tieto on kaiken lisäksi ajantasaista ja luotettavaa.

Myös organisaatio saa parhaan hyödyn, kun asiantuntijoiden työaikaa vapautuu tuottavaan työhön ja henkilöstöhallinto muuttuu mekaanisesta raporttiautomaatista HR-asiantuntijaksi, jonka päätehtävä on kehittää organisaation hyvinvointia ja tuottavuutta.

Haluatko kehittää HR-raportointiasi?

Kysyy asiantuntijaltamme lisää Mepco HR- ja palkkajärjestelmän raportointiominaisuuksista ja varaa ilmainen verkkoesittely!