HR-asiat kuntoon - mistä lähteä liikkeelle HR-järjestelmän kanssa?

Miksi yrityksen tulisi panostaa HR-prosesseihin ja henkilötietojen käsittelyyn? Onko olemassa myös ratkaisuja, jotka eivät edellytä mittavia järjestelmähankintoja? Mistä kannattaa lähteä liikkeelle HR-järjestelmän valinnassa?

Accountor HR Solutionsin kaupallinen johtaja Perttu Seppänen ja tilitoimistoratkaisujen vetäjä Juho Hynynen keskustelivat aiheesta syksyllä järjestetyssä webinaarissa. Olemme koonneet tähän blogiin keskustelun keskeiset ajatukset ja käytännön vinkkejä, mitä erikokoisten yritysten kannattaa ottaa huomioon sopivan HR-järjestelmän valinnassa.    

Miksi HR-asiat kannattaa hoitaa kuntoon?

Tehokkaat prosessit säästävät tunnetusti resursseja – näin myös HR-puolella.  Jos työntekijöiden tietoja on monessa eri paikassa, niiden käsittely ja siirtely paikasta toiseen syö aikaa.

- Perinteisesti asiat on usein hoidettu niin, että työntekijä tai esimies on ensin tallentanut tiedon johonkin paperille, Exceliin tai sähköpostiin. Sitten esimies on vielä itse saattanut tehdä siitä muutoksen ja lähettänyt sen palkanlaskentaan, missä palkanlaskija on sitten tallentanut saman asian vielä kolmannen kerran. Sähköisessä muodossa sama prosessi onnistuu huomattavasti suoraviivaisemmin. Samalla vältytään virheiltä, Juho Hynynen selittää.

Toinen tekijä, joka yritysten on ammattilaisten mukaan otettava huomioon, on vuonna 2018 voimaan astunut tietosuojalaki (GDPR). Uuden tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on vahvistaa henkilötietojen käsittelyn tietosuojaa. Mikäli yritys laiminlyö uuden tietosuojan vaatimuksia, siitä voi rapsahtaa tuntuvia sakkoja.

Tässä yhteydessä on hyvä muistaa, että suomalaisten suosima Excel-taulukko ei ole optimaalinen ratkaisu GDPR:n nimissä. Tämäkin ongelma voidaan sivuuttaa sopivalla järjestelmäratkaisulla.

-  Yrityksen tekemisen pääpainon pitäisi olla omassa liiketoiminnassa. Hallinnolliset asiat kannattaa siis hoitaa mahdollisimman yksinkertaisesti, Perttu Seppänen toteaa.

Miksi HR- ja palkkaprosessit kannattaa yhdistää samaan järjestelmään?

Uransa alkuaikoina palkanlaskijana toiminut Seppänen muistuttaa, että HR-järjestelmä voi ratkaista ison kasan ongelmia, mutta väärät valinnat voivat tuoda niitä ison kasan lisää.

-  Tyypillisesti huonot esimerkit ovat sellaisia, että ohjelmistohankintoja tehdään yksi kerrallaan kiinnittämättä huomiota siihen, miten ne vaikuttavat muihin prosesseihin. Asiakkaat ovat saattaneet soittaa meille, koska eivät pääse käsiksi joihinkin tietoihin ja olemme sitten toimineet välikätenä selvittämässä niitä. 

Integraatio-ongelmien ja ylimääräisten työvaiheiden välttämiseksi Seppänen suosittelee minimoimaan käytössä olevien järjestelmien määrää.

- Itse olen todennut, että mitä vähemmän järjestelmiä, sitä vähemmän on yleensä myös ongelmia – olettaen tietenkin, että järjestelmät on pystytty resursoimaan organisaation omaan käyttöön sillä tavalla, että niitä pystytään ylläpitämään, Seppänen sanoo.

Hänen mukaansa nykymarkkina tarjoaa yrityksille paljon hyviä mahdollisuuksia, joissa niiden ei tarvitse itse huoltaa järjestelmää.

- On olemassa auttavia käsiä, ja aika paljon yrityksissä haetaankin tällaista best practice -mallia.

Mistä yritysten kannattaa lähteä liikkeelle?

- Jos järjestelmiä ei tällä hetkellä ole tai tiedot ovat Excelissä, kävisin ensimmäisenä läpi nykyjärjestelmien ja palveluntuottajien mahdollisuudet ja miettisin myös, mitä tietoja halutaan järjestelmästä yleensäkin ylläpitää ja missä sitä tarvitaan, Seppänen selittää.

Tämä koskee käytännössä pienyrittäjiä.

PK-sektorille, jossa tarve on suurempi, Accountor HR Solutionsin kaupallinen johtaja suosittelee tutustumaan valmisratkaisuihin ja paketteihin.

Suuremmissa yrityksissä järjestelmiä saattaa olla enemmän, jonka myötä myös integraatiovaatimukset kasvavat.

- Integraatiovaatimusten osalta tie vie tässä tilanteessa yleensä järjestelmätoimitukseen. Pohjana on usein valmisratkaisuja, joita sitten asiakaskohtaisesti parametroidaan. Nykyään asiakaskohtaisia räätälöintejä ei oikeastaan enää tehdä, vaan HR-asioita pystytään järjestelmissä muokkaamaan.

Sekä Seppänen että Hynynen painottavat kokonaisuuden toimivuuden tärkeyttä.

- Yleensä kokonaisuus ja toiminta on se, mistä kannattaa lähteä liikkeelle. Jos aina hankitaan jokaisen toiminnallisuuden kannalta paras tuote, se voi tulla kalliiksi, eivätkä eri osat välttämättä keskustele keskenään. Kannattaa siis miettiä kokonaisuus hyvin tarkkaan, Hynynen tiivistää.