Hyppää pääsisältöön
Accountor_HR4_Palvelusuunnitelma
Blogi

Hyvä palvelusuunnitelma on jo puoli työtä

Liiketoimintamme ydin on HR-ammattilaisen tuottama palvelu, jonka tarkoituksena on hoitaa asiakasyrityksessä tarvittava henkilöstötyö yhdessä johdon ja esimiesten kanssa niin hyvin kuin mahdollista. Jotta näin haastavassa tehtävässä ylipäätään voi onnistua, tarvitaan alusta alkaen selkeä palvelusuunnitelma toiminnan pohjaksi.

Huolella laadittu palvelusuunnitelma auttaa ennakoinnissa

Palvelusuunnitelma määrittelee palvelun raamit, kuten käytettävissä olevan ajan ja resurssit; tämän lisäksi palvelusuunnitelma ottaa selkeästi kantaa siihen, mikä on asiakkaalle tärkeää ja mitä ainakin pitää saada aikaiseksi - asiakas luonnollisesti osallistuu itse palvelusuunnitelman tekemiseen. Tämä on tärkeää siitä yksinkertaisesta syystä, että maailmassa on aina enemmän tehtävää kuin mihin resurssit antavat myöten. Henkilöstöjohtamisen saralla tämä tuntuu olevan erityisen totta.

Hyvistäkin suunnitelmista huolimatta tosielämässä asiat tietenkin tapahtuvat vähemmän suunnitellusti. Haastavia tilanteita pystytään harvemmin ennakoimaan. Niinpä iso osa työajasta kuluukin erilaisten tulipalojen sammuttamiseen ja eri tahoilta tulevien asioiden reagoimiseen. Olemme kuitenkin käytännön kautta huomanneet, että ennalta laadittu suunnitelma ja yhdessä ilmaistu tahtotila palvelun painopisteistä auttaa pysymään halutulla tiellä silloinkin, kun ympärillä roihuaa ja työtä tuntuu kasaantuvan pöydälle enemmän kuin tarkoitus oli. 

Salaisuus on siinä, että ”rauhan” aikana laadittu palvelusuunnitelma ohjaa jatkuvasti käyttämään aikaa ja voimavaroja niihin tehtäviin, jotka ovat tärkeitä vaikkakaan eivät kiireellisiä. Tällainen toimintatapa johtaa ennen pitkää siihen, että tulipaloista yhä isompi osa onnistutaan ehkäisemään ennalta. Lisäksi hankalissa valintatilanteissa on huomattavasti helpompaa priorisoida ja tarvittaessa myös sanoa jämäkästi ei, kun ennalta on tarkkaan mietitty ja yhdessä harkittu, missä järjestyksessä asiat pidetään. 

Hyvä johtaja palvelee yhteisöään

Tämä ei tietenkään tarkoita, etteikö toisinaan pitäisi joustaa tai muuttaa suunnitelmia – päinvastoin. Väittäisin, että hyvin laaditun palvelusuunnitelman avulla muutokset ja joustot onnistuvat helpommin, koska osapuolilla on jo kättä pidempää, jonka pohjalta lähteä miettimään millä tavoin ja mistä kohtaa suunnitelmia rukataan. Jos ei ole ollut suunnitelmaa lainkaan, on takuuvarmasti vaikea orientoida itseään toimimaan siinä vaiheessa, kun tilanne kaatuu päälle.

Jo pelkkä suunnitelman olemassaolo voi lisätä turvallisuuden tunnetta ja luottamusta yhteistyöhön. Lisäksi suunnitelman etenemisen säännöllinen seuranta vahvistaa aikaansaamisen tunnetta: meille kaikille tärkeää sisäisen motivaation ja työhyvinvoinnin ylläpitäjää.

Kuten Simon Sinek toteaa mainiossa kirjassaan Leaders East Last, johtajankin ensisijainen tehtävä on palvella yhteisöään ja luoda ympärillään oleville turvaa. Kirjan lopussa hän toteaa maailman tarvitsevan kipeästi enemmän johtajuutta. Hänen mielestään jokainen meistä voi olla johtaja – ainoa mitä tarvitaan on, että mieltää yhteisen hyvän omia intressejään suuremmaksi ja alkaa tehdä pieniä palvelevia tekoja muiden hyväksi heti tänään. 

Mikä on sinun palvelusuunnitelmasi, jotta onnistut tässä?

Millainen on HR:n rooli ja vastuu kun työelämän kiihtyvää muutosta halutaan draivata hallitusti eteenpäin? Vinkit suositusta webinaaristamme.

Share