Kaksi suositusta PK-yritysten "Kriisistä ulos" -työkalupakkiin
Sopeuttamistilanteessa ensisijaisena tavoitteena on kriisitilanteen yli selviytyminen ja toiminnan jatkuvuuden varmistaminen. Suomessa hallitus on akuuttien toimien rinnalle perustanut työryhmän pohtimaan kriisin jälkeistä Suomen jälleenrakennusta. Myös monissa pk-yrityksissä akuuttien sopeuttamistoimien kiireiden keskeltä katsetta kannattaa suunnata, mahdollisuuksien mukaan, kilpailukyvyn parantamisen mahdollisuuksiin pitkällä tähtäimellä.
Prosessien tehostaminen, digitaaliset työkalut ja kulloisenkin tilanteen mukaan skaalautuvien palveluiden hyödyntäminen voivat olla ratkaisuja, joilla saavutetaan merkittävä parannus toiminnan tehokkuuteen ja tuottavuuteen.
Tämä ei ole suurten organisaatioiden yksinoikeus. Kokemuksemme mukaan pk-yrityksissäkin on paljon mahdollisuuksia tehostamiseen ja samanaikaiseen henkilöstötyön laadun parantamiseen.
Suositus 1: Laita prosessit kuntoon ja digitalisoi työkalut
Pk-yrityksissä henkilöstöön liittyviä perusprosesseja (esim. lomat, poissaolot, työsuhteen elinkaari, työajan seuranta) hoidetaan hyvin manuaalisin prosessein. Tavallista on, että lomat anotaan esimieheltä sähköposti- tai suullisin keskusteluin ja ylläpidetään exceliä, jossa jäljellä olevat lomapäivät yritetään pitää ajan tasalla. Kun pitäisi tietää kuka on lomalla, sairaana tai töissä, joku päivittää exceliä yhteistyössä palkanlaskennan kanssa tai luotettavaa tietoa ei ole kootusti saatavilla lainkaan.
Pk-yrityskin voi hyödyntää HR-järjestelmää, jossa kaikki henkilöstöön liittyvä tieto pysyy luotettavasti ajan tasalla ja tieto kulkeutuu oikeana suoraan palkanlaskentaan. Järjestelmän ei tarvitse olla raskas tai kallis kun se on pienen yrityksen tarpeisiin sovitettu ja mietitty. Voi olla, että pelkkä järjestelmän käyttöönotto säästää hallinnon ja esimiesten työstä niin merkittävän määrän ylimääräistä dokumenttien ja tietojen pyörittämistä, että töiden resursoinnin voi miettiä aiempaa fiksummin ja tehokkaammin. Lisäksi mm. palkka- ja lomatietojen oikeellisuus ja helppo tiedon saanti voidaan varmistaa, mikä on plussaa henkilöstökokemuksen kannalta.
Suositus 2: Hyödynnä skaalautuvia palveluita
Kaikkiin tehtäviin ei välttämättä tarvitse rekrytoida omaa henkilöstöä. Työmäärä esim. henkilöstötyöhön liittyen voi elää organisaation kulloisenkin tilanteen mukaan. Kasvuvaiheessa voi olla hyvä, että henkilöstötyölle rakennetaan prosessit ja toimintatavat valmiiksi sekä panostetaan erityisesti rekrytointiin. Kun kasvu on saavuttanut jonkin lakipisteen tai välivaiheen, voi olla tarve vähentää henkilöstötyön määrää.
Sopeuttamistilanteessa ei ole välttämättä mahdollista panostaa muihin kuin välttämättömiin resursseihin ja henkilöstötyön kehittämisen aika on hieman myöhemmässä vaiheessa. Monissa sopeuttamistilanteissa, esimerkiksi lomautusten yhteydessä, nopeatkin henkilöstömuutokset organisaatiossa ovat mahdollisia irtisanoutumisajan poistuessa. Uuden henkilön rekrytoiminen ja perehdyttäminen on aina hidasta ja kallista. Skaalautuvassa palvelumallissa tämäkin haaste on jo ennalta taklattu.
Moni pk-yrityksen toimitusjohtaja on hyvin toteutetun henkilöstötyön kannalla, mutta asiantuntemusta ja aikaa puuttuu. Pk-yrityksen hallinto (tai oikeastaan tulo-meno rakenne) ei aina kanna oman täysiaikaisen HR-henkilön palkkaamista tai tehtävään voi olla haastavaa rekrytoida ammattilaista, joka tekisi laadukasta HR-työtä osan työajastaan ja muita töitä osan.
Kun henkilöstöstä vastaa asiantuntija, jota voidaan hyödyntää tarpeen mukaan enemmän tai vähemmän, saadaan rusinat pullasta; tehokkuus ja tuottavuus on maksimoitu samalla kun tuotetaan paras mahdollinen henkilöstökokemus.
