Matkalla kohti ennakoivaa henkilöstöjohtajuutta kaikkea ei kannata tehdä itse
Suomessa on vallinnut pitkään itse tekemisen kulttuuri, mutta pikku hiljaa aktiivisuus palvelujen ostoon on lisääntynyt ja olemme nousseet palvelujen kuluttajina keskivertoeurooppalaiselle tasolle. Pääsyy yritysten välisiin palveluostoihin taitaa edelleen olla kustannushyödyn tavoittelu, mutta parhaisiin tuloksiin päästään silloin kun ulkoistamisella tavoitellaan laaja-alaisempia ja monipuolisempia hyötyjä.
Verkostoituminen alan parhaiden kumppaneiden avulla mahdollistaa entistä laajempien kokonaisuuksien hallitsemisen, mikä puolestaan vapauttaa organisaation omaa kapasiteettia tulevaisuuden suunnitteluun. Aina ei tule ajatelleeksi, että siirtymällä ostopalvelumalliin tulee siirtäneeksi myös merkittävän osan arjen huolistaan kumppanin hoidettavaksi.
Huolien vähentyessä mieli kevenee ja katse voi kohota pitkälle horisonttiin organisaation muuttuessa aiempaa ketterämmäksi ja joustavammaksi. Samalla vapautuu aikaa ennakoivaan henkilöstöjohtamiseen ja strategisten haasteiden ratkaisuun.
Ennakoiva henkilöstöjohtaja varmistaa, että kiire ei ole pysyvä olotila vaan aikaa jää myös ennakoivaan henkilöstötyöhön
Monia suosittuja johtamisoppaita kirjoittanut Stephen Covey kehitti tunnetun ajanhallinnan matriisin, jossa tehtävät on jaoteltu nelikenttään tehtävien kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Matriisin mukaan tärkeät ja kiireelliset tehtävät kannattaa tehdä heti, jotta tehtävät eivät kriisiydy eivätkä aiheuta tarpeetonta stressiä. Delegoimalla kiireelliset, ei tärkeät asiat ja minimoimalla ei-tärkeät asiat, ei-kiireiset asiat, ajankäyttö tehostuu merkittävästi. Matriisin pääviestin mukaan tekemisen painopisteen tulisi olla koilliskulmassa: tärkeissä, mutta ei kiireisissä asioissa. Niitä säännöllisesti tekemällä kykenemme ennakoimaan tulevat tarpeet ennen kuin ne muuttuvat kiireisiksi.
Coveyn tutkimuksen mukaan yritysmaailman jyvät erottuivat akanoista juuri siinä, miten johto ja esimiehet käyttävät aikansa. Taitavissa yrityksissä johto ja keskijohto toimivat ennakoivasti käyttäen kaksi kolmasosaa ajasta tärkeisiin, ei-kiireisiin asioihin. Tavallisessa, keskivertoyrityksessä tekemisen pääpaino oli kiireisissä, vähemmän tärkeissä asioissa, jolloin työpanos valui enemmän tai vähemmän hukkaan suunnitelmallisuuden puuttuessa.
Henkilöstötoimintoon pätevät samat lainalaisuudet kuin yrityksen muihin toimintoihin: kiireiset asiat tuppaavat viemään huomion tärkeimmiltä. Siksi ennakoiva henkilöstöjohtaja varmistaa, että kiire ei ole pysyvä olotila vaan aikaa jää ennakoivaan henkilöstötyöhön. Pitkään jatkunut matalasuhdanne, muutosnopeuden kiihtyminen, epävarmuuden lisääntyminen, globalisaatio ja digitalisaatio lisäävät henkilöstötyön vaikeuskerrointa entisestään.
Palveluostojen avulla organisaation oma osaaminen täydentyy kumppanin osaamisella, olipa kyse sitten määrällisestä tai laadullisesta osaamisesta. Näin syntyy myös kustannussäästöjä kiinteiden kustannusten vaihduttua muuttuviksi. Lisäsäästöjä syntyy henkilöstöprosessien automatisoinnista ja digitalisaation mahdollisuuksien hyödyntämisestä. Tässäkin kannattaa käyttää kumppanien valmiiksi mietittyjä prosesseja ja tietojärjestelmiä.
