Milloin siirtyä taloushallinto-ohjelman palkanlaskentaosiosta oikeaan palkanlaskentajärjestelmään?

Pienen yrityksen aloittaessa toimintansa, yrityksen taloushallintoon otetaan yleensä käyttöön kevyempi taloushallinnon ohjelmisto, jolla yritys hoitaa kaiken kirjanpidosta laskutukseen. Yleensä näissä ohjelmistoissa on myös oma palkanlaskennan osio. Pienyritykselle, jossa palkanlaskenta ei ole kovin monimutkaista, tällainen ratkaisu on yleensä varsin riittävä. Yrityksen kasvaessa myös vaatimukset järjestelmälle kasvavat, ja onkin syytä pohtia siirtymistä oikean palkanlaskentajärjestelmän käyttöön.  

Listasimme muutaman tekijän, jotka yleensä kertovat sen, että nyt on aika vaihtaa oikeaan palkanlaskentajärjestelmään. 

1. Yrityksen koko 

Yrityksen koko vaikuttaa päätökseen järjestelmän hankkimisesta. Kun työntekijöitä alkaa olla enemmän (n.50–100), palkanlaskentajärjestelmä alkaa olla ajankohtainen. Suuremman massan pyörittäminen taloushallinto-ohjelman palkanlaskentaosion kautta alkaa yleensä käydä työlääksi ja manuaaliseksi. Palkanlaskentajärjestelmässä taas isojakin massoja pystytään hallitsemaan tehokkaasti.  

2. Palkanlaskennan monimutkaisuus 

Palkanlaskennan monimutkaisuus vaikuttaa suoraan järjestelmän vaatimuksiin. Siihen vaikuttaa se, onko yrityksellä tunti- ja /tai kuukausipalkkaisia henkilöitä, millaisia lisiä maksetaan ja onko osa-aikaisuuksia. Lisäksi, mikäli yrityksessä noudatetaan useampaa työehtosopimusta, palkanlaskenta monimutkaistuu. Mitä monimutkaisempaa palkanlaskenta on, sitä kannattavampaa on hankkia palkanlaskentaa varten oma järjestelmä. Kevyempi ohjelmisto ei välttämättä tue kaikkia monimutkaisimpia ominaisuuksia, mutta varsinainen palkanlaskennan ohjelmisto taas tukee 

3. Manuaalisen työn määrä ja tiedon hajanaisuus 

Kevyempien taloushallinto-ohjelmistojen palkanlaskentaosioissa ei välttämättä pystytä laskemaan tai ylläpitämään kaikkia palkanlaskennassa tarvittavia tietoja, jolloin näitä joudutaan ylläpitämään esim. Excelissä manuaalisesti. Kun tietoja joudutaan ylläpitämään manuaalisesti ja se vie paljon aikaa, taloushallinnon järjestelmän palkanlaskentaosio on tuskin enää riittävä yrityksen tarpeisiin. Mepco-palkanlaskentajärjestelmä vähentää manuaalisen työn määrää peräti 80 %, joka tarkoittaa suoraa ajansäästöä. Kun manuaalisen työn määrä vähenee, myös virheiden mahdollisuus pienenee merkittävästi. Lisäksi palkkahallinnon työaikaa säästyy muihin tehtäviin.  

Mitä enemmän tietoa on hajallaan juuri esimerkiksi erilaisissa tiedostoissa, sitä suuremmaksi kasvavat myös riskit tietoturvallisuudelle. GDPR-asetusten noudattaminen hankaloituu, kun tietoa säilytetään monessa paikassa keskitetyn tietojärjestelmän sijaan.