Hyppää pääsisältöön
funny dog working
Blogi

Näin paljon hyvä HR-järjestelmä karsii piilokuluja

HR-järjestelmähankinta on yritykselle aina sekä suora kustannus että suuri osaamispääomaa koskeva investointi. Pelkkää hankinnan hintalappua on siksi vähän liiankin helppo tuijottaa. Järjestelmän suurimmat kustannukset eivät kuitenkaan tule hankintahinnasta tai edes käyttömaksuista, vaan siitä, miten paljon uusi järjestelmä parantaa tai huonontaa yrityksen tehokkuutta.

Huonosta järjestelmästä aiheutuvien piilokulujen paikantaminen ei ole mikään suoraviivainen juttu, joten tarkastelen niitä tässä tekstissä yksinkertaistetusti esimerkin kautta.

Lähtökohta: kokonaiskustannukset koostuvat pienistä puroista

Esimerkkiyritys Oy:ssä työskentelee 300 henkeä. Yrityksessä on käytössä palkanlaskentajärjestelmä, mutta ei HR-järjestelmää. Palkanlaskennan perusprosesseja lukuunottamatta kaikki henkilöstöön ja työsuhteen elinkaaren hallintaan liittyvät asiat hoidetaan käytännössä järjestelmien ulkopuolella – mm. sähköpostilla ja vanhanaikaisesti paperilomakkeilla.

Yrityksessä on 30 esimiehestä, joista jokainen käyttää henkilöstöhallinnon asioihin (kuten lomiin, poissaoloihin ja työsuhdetietojen hallintaan) keskimäärin 2 tuntia viikossa, eli yhteensä yhden työpäivän kuukaudessa. Koko yrityksen tasolla se tekee yhteensä 30 työpäivää kuussa, minkä lisäksi palkanlaskijalta kuluu erilaisten ilmoitusten koontiin ja tietojen syöttämiseen 10 päivää kuussa ja HR:ltä toiset 10 työpäivää mm. osaamisen kehittämiseen liittyviin toimenpiteisiin.

Tällä hetkellä Esimerkkiyrityksen palkka- ja henkilöstöhallinnon hoitamiseen kuluu kuussa siis seuraavasti aikaa: palkanlaskija 10 työpäivää + HR 10 työpäivää + esimiehet 30 työpäivää = yhteensä jopa 50 työpäivää kuukaudessa.

Lopputulos: eroon turhasta työstä ja piilokulut kuriin

Esimerkkiyritys Oy haluaa tehostaa henkilöstöhallinnon prosesseja ja vapauttaa HR:n aikaa rutiineista asiantuntijatyöhön, ja päättää hankkia uuden yhdistetyn palkka- ja HR-järjestelmän.

Järjestelmähanke onnistuu hyvin, ja uusi järjestelmä vähentää manuaalista työtä niin paljon, että esimiehiltä kuluukin nyt henkilöstöasioiden hoitamiseen enää 50 % aiemmasta työmäärästä. Yksittäiseltä esimieheltä kuluu siis viikossa enää yksi tunti kahden sijaan, ja vastaavasti yritystasolla kuukaudessa kuluu enää 15 työpäivää 30 sijaan.

Palkanlaskennassa ja HR-puolella työn määrä sen sijaan vähenee prosentuaalisesti hieman vähemmän, koska säästyneen ajan tilalle tulee järjestelmän ylläpitoon ja kehittämiseen liittyviä töitä. Siksi suora ajansäästö on molemmissa vain 20 % aiemmasta.

Juju on siinä, että jos Esimerkkiyritys olisi mitannut pelkästään HR:n ja palkanlaskennan työaikojen muutosta, uudesta järjestelmästä saatava hyöty näyttäisi hyvin pieneltä. Henkilöstö- ja  palkkahallinnossa 20 % säästö vastaa nimittäin yhteensä vain 4 työpäivän säästöä kuukaudessa, mikä ei todennäköisesti vielä kata uuden järjestelmän investointia. Mutta jos yhtälöön lasketaan mukaan myös esimiehiltä kuukaudessa säästyneet 15 työpäivää, ollaan jo aivan eri lukemissa.

Jatkossa Esimerkkiyrityksen palkka- ja henkilöstöhallinnon hoitamiseen kuluu siis kuussa seuraavasti aikaa: palkanlaskija 8 työpäivää + HR 8 työpäivää + esimiehet 15 työpäivää = yhteensä vain 31 työpäivää kuukaudessa. Käytännössä järjestelmän tuoma hyöty vastaa yhden henkilön vuosittaista työpanosta, mikä voidaan jatkossa kohdistaa tuottavan liiketoiminnan tekemiseen.

Onko HR-järjestelmähankinta yrityksellesi kulu vai investointi?

Järjestelmähankinnat on helppo nähdä ensisijaisesti kuluna, jos ei osaa ottaa huomioon huonoista ratkaisuista johtuvia piilokuluja. Tällä logiikalla esimerkiksi palkkajärjestelmän hankkiminen nostaisi suoraan palkanlaskennan kustannuksia, HR-järjestelmän hankkiminen henkilöstöhallinnon kustannuksia ja niin edelleen.

Jos optimaalisen järjestelmähankinnan kokonaiskustannukset laskee auki ja vertaa niitä organisaation nykytilaan, saattaa kuitenkin yllättyä positiivisesti.

Hyvän järjestelmähankinnan suurimmat säästöt tulevat nimittäin siitä, että fiksummat ja tehokkaammat prosessit säästävät niin aikaa, hermoja kuin henkilökulujakin – eikä vain HR:n tai palkanlaskennan, vaan ihan koko organisaation tasolla.

Hyvä järjestelmä = suoria ja välillisiä säästöjä

Vaikka blogin Esimerkkiyrityksen luvut ovat täysin suuntaa-antavia ja jokaisen organisaation tilanne on yksilöllinen, puhutaan pienessäkin organisaatiossa valtavista säästöistä.

Suorien säästöjen lisäksi organisaatio hyötyy hyvästä järjestelmästä myös välillisesti, sillä manuaalisesta rutiinityöstä säästynyt työaika on mahdollista käyttää tuottavampaan asiantuntijatyöhön ja prosessien kehittämiseen. Fiksu järjestelmäkokonaisuus automatisoi ja tehostaa prosesseja, vähentää manuaalista työtä joka puolella ja tasolla organisaatiota sekä minimoi inhimillisten virheiden riskit.

Ensimmäin askel on kuitenkin sisäistää se, että järjestelmien suurimmat kustannukset tulevat lähes poikkeuksetta jostain ihan muusta kuin hankinnan hintalapusta tai kuukausilaskutuksesta – nimittäin niistä sadoista tai tuhansista henkilötyötunneista, jotka on käytetty johonkin muuhun kuin yritykselle todellista lisäarvoa tuottavaan työhön – eli siihen, mihin asiantuntijat ja esimiehet on alunperin palkattu.

HR-järjestelmän hankinta edessä? Varaa ilmainen verkkoesittely!

 

Kirjoittaja

Ota yhteyttä

Share