Työsuhde 2.0 - Miten Mepco mahdollistaa työsuhteen elinkaaren hallinnan ilman irtodokumenttien käsittelyä?

Edellisessä Työsuhde 2.0 -blogissamme käsittelimme sitä, mitä viimeisen kymmenen vuoden aikana on tapahtunut matkalla kohti unelmaamme paperittomasta työsuhteen hallinnasta. Tämä blogiteksti on jatkoa edelliselle, ja tällä kertaa kurkistamme hieman konepellin alle. Käymme läpi, mitkä uudistukset Mepco-järjestelmässä ovat mahdollistaneet paperittoman työsuhteen elinkaaren prosessin.

Muutos koostuu useammasta palasesta 

Lähdetään liikkeelle rekrytoinnista. TalentAdoren kanssa solmitun kumppanuuden myötä olemme luoneet mallin, jossa pääsemme työsuhdeprosessissa suoraan käsiksi hakijalta kerättävään tietoon. Nyt saamme rekrytointivaiheessa kerätyt tiedot suoraan tiiviiksi osaksi työsuhteen elinkaaren lomakeprosesseja. Lomakeprosessien ydin on se, että keräämme tiedot yhteen paikkaan, jossa kaikki osapuolet käsittelevät tietoa. Voimme koostaa tästä selkeästä kokonaisuudesta työsopimusdokumentin ja samalla varmistaa Mepcon eri toiminnoilla, että tiedot ovat myös oikein. 

Työsopimus on ollut aiemmin irrallinen dokumentti, joka on joskus päätynyt tulostimeen ja joskus matkannut esimerkiksi toiseen toimipaikkaan postissa tai työntekijän mukana. Nyt se saadaan tuotettua aiemmin kerätyn datan pohjalta, paikasta riippumatta ja sähköisessä muodossa. Aloittavan työntekijän tiedoista voidaan myös suoraan tunnistaa, keiden tulisi allekirjoittaa hänen työsopimuksensa.  Allekirjoittaminen kaikkien osapuolten kesken onnistuu tietysti Mepco Allekirjoituksen avulla, jolloin siihenkään ei tarvita fyysistä kynää ja paperia.  

Uusimpana muutoksena on tullut VeroAPI, joka mahdollistaa sen, että verokorttia ei tarvitse enää toimittaa paperisena työnantajalle palkanlaskentaa varten. VeroAPIn ansiosta pystytään hakemaan “nappia painamalla” maksajille ennakonpidätystietoja, ja sitä kautta sekä uusien työntekijöiden verokortit että jo olemassa olevien henkilöiden verokorttimuutokset tulevat nyt sähköisessä muodossa.  

Lopputuloksena on, että työsuhde on perustettu, siinä olevat tiedot validoitu, työsopimus luotu ja arkistoitu Mepcoon henkilön taakse. Ja kaiken lisäksi työsuhde on valmiina palkanmaksuun.  

Seuraavaksi avataan hieman tarkemmin, mitä toimenpiteitä olemme tehneet tavoitteen saavuttamiseksi.  

Rekrytointiratkaisu kumppanimme TalentAdoren kanssa 

Olemme siirtyneet TalentAdore kumppaniratkaisuun rekrytoinnissa Mepco Rekrytoinnin jäädessä pois. TalentAdoren modernia rekrytointiratkaisua on pidetty markkinoiden parhaimpana. Siinä painotetaan erityisesti hakijakokemusta. Sen avulla voidaan kerätä HR- ja palkkahallinnon kannalta olennaiset tiedot suoraan valitulta hakijalta. Esimerkiksi tehtävään valitulta henkilöltä voidaan kerätä lisätietolomakkeella sotu ja tilinumero jo tässä vaiheessa prosessia palkkahallinnon käyttöön. Tiedot siirtyvät rajapinnan kautta Mepcoon.

Keskitetty tietojen käsittely Mepcossa 

Keskitetyllä tietojen käsittelyllä tarkoitamme Mepcossa tapahtuvia työsopimus-, työsuhteenperustamis- ja työsuhteenmuutosprosesseja. Käsittelemme tietoa yhdessä paikassa yhtenä kokonaisuutena. Mepcossa kaikki käyttäjäryhmät käsittelevät tietoa kukin vuorollaan mutta yhtenä kokonaisuutena. Tieto paitsi täydennetään yhteen paikkaan, se myös kulkee samalla esimerkiksi henkilöstöhallinnolta palkanlaskentaan. Vältytään tuplatyöltä ja odottelulta, että tiedot siirtyvät järjestelmästä toiseen. Voidaan myös olla varmoja, että tiedon laatu pysyy hyvänä, kun sitä ei siirrellä järjestelmien välillä.  

Mepco Allekirjoitus automatisoi allekirjoitusprosessin 

Suhteellisen tuoreena lisänä palveluvalikoimaamme on Mepco Allekirjoitus, joka on sähköisen allekirjoituksen ratkaisu. Se on integroitu tiiviisti osaksi Mepco-kokonaisratkaisua. Olemme pyrkineet Mepco Allekirjoituksen kehityksessä mahdollisimman korkeaan automaatioasteeseen.  

Jos on käytetty erillisiä sähköisen allekirjoituksen ratkaisuja, integraatioiden aste Mepcoon on niiden osalta ollut vaihtelevaa. Lähes aina joku vaihe on tällöin jäänyt manuaaliseksi.  

Mepco Allekirjoitus –ratkaisun avulla prosessi saadaan täysin sähköiseksi myös allekirjoitusten osalta.  

Dokumentti tuotetaan jo kerätyn tiedon pohjalta. Järjestelmä tulkitsee, mihin yritykseen henkilö palkataan ja mitä työehtosopimusta työsuhteessa käytetään ja liittyykö sopimukseen liitteitä, kuten salassapitovelvollisuuksia. Nämä asiat tunnistetaan automaattisesti järjestelmässä eivätkä ne jää muistinvaraisiksi toimenpiteiksi.  

Samalla haluamme tunnistaa, kuka sopimuksen allekirjoittaa. Koska tiedot ovat olemassa järjestelmässä, sopimus siirtyy automaattisesti oikeille henkilöille allekirjoitettavaksi. Allekirjoitettu dokumentti arkistoidaan suoraan järjestelmään henkilön taakse ja näin henkilötiedot ovat tarpeen mukaan myös löydettävissä ja poistettavissa GDPR:n mukaisesti. 

VeroAPI - verokortit suoraan verottajalta järjestelmään 

Verokortit saadaan suoraan verottajan rajapinnasta VeroAPIn avulla. Se mahdollistaa sen, että saadaan muutosverokortit ja uusien henkilöiden verokortit suoraan pakkoihin käytännössä palkka-ajojen yhteydessä. VeroAPI toimii niin, että henkilöille, joilla on tapahtumia palkanlaskennassa käsiteltävällä kaudella, noudetaan verottajan rajapinnasta uudet verokortit, jos sieltä sellainen löytyy. Käytännössä verokorttien manuaalisesta käsittelystä päästään tämän kautta eroon.