Työvuorojen ali- ja ylimitoitus usein tiedostamatonta

Palvelualojen työvuoroissa on monesti piilevää optimointivaraa, jonka vasta visuaalinen suunnitelma paljastaa.

”Työvuoroja koskevien ongelmien ja mahdollisuuksien tiedostaminen on vaikeaa ilman oikeanlaisia työvälineitä. Toisaalla miehitys on tarpeettoman suuri, toisaalla liian pieni. Lisäksi keikkatyöläisiin saatetaan tarttua tilanteissa, joissa se ei olisi vielä tarpeen”, työaikaratkaisujen asiakkuusjohtaja Liisa O'Carroll sanoo.

Yritystoiminnan kasvaessa työvuorosuunnittelu muuttuu yhä haastavammaksi. Puutteellinen tieto heikentää palvelun laatua ja uhkaa henkilöstön tyytyväisyyttä. Toimialoilla on eroja, mutta perusongelmat ovat varsin samankaltaisia.

Visuaalinen suunnitelma näyttää työvuorojen kipupisteet

Joissakin yrityksissä työvuoroja hallitaan edelleen Excel-taulukkojen tai paperilistojen avulla. Moni turvautuu jo onneksi kunnollisiin työvuorosuunnitteluohjelmistoihin.

”Asianmukaisen järjestelmän ja etenkin graafisten esitysten avulla voidaan havaita, missä palvelukyky on heikko ja mihin resursseja on kohdennettu liikaa. Samoin voidaan nähdä, onko kaikilla työtunteja riittävästi”, O’Carroll tietää.

Sähköisen työvuorosuunnittelun avulla voidaan ennakoida ja laskea vuorojen todelliset resurssitarpeet. ”Laskurit näyttävät vihreää, jos resursointi on kohdallaan, ja punaista, jos väkeä on liikaa tai liian vähän. Jos välineet ovat kunnossa, tilannetta voidaan seurata ja optimoida tuntitasolla”, O’Carroll korostaa.

Työvuorovahvuuksien oikea mitoitus palvelubisneksen lähtökohta

Kaikille toimialoille on yhteistä se, että oikea määrä ihmisiä ja osaamista pitäisi olla oikeaan aikaan oikeassa paikassa. Työvuorosuunnittelun onnistuminen on avain palvelun tasaiseen laatuun, asiakastyytyväisyyteen, kustannustehokkuuteen ja yrityksen kannattavuuteen.

Henkilöstö puolestaan arvostaa työnantajaa, joka huolehtii työvuorosuunnittelusta ja työntekijöistä tasapuolisesti, tehtyjä sopimuksia ja toiveita kunnioittaen.

”Usein vasta järjestelmän käytön myötä havahdutaan todellisuuteen. Ongelmia ei tarvitse säikähtää, ne kannattaa nähdä hyvänä tilaisuutena toiminnan kehittämiseen ja kilpailukyvyn kasvattamiseen. Kun resursseja siirretään sieltä, missä niitä on liikaa sinne, missä niitä on liian vähän, tilanne kohenee ilman kustannusten nousua”, O’Carroll sanoo.