Työvuorosuunnittelun mahdollisuudet: kannattavuuden parantaminen
Palvelualojen yritykset voivat kehittää kannattavuuttaan varsin helpon laskennan ja joustavan työvuorosuunnittelun avulla.
Kyse on pohjimmiltaan yksinkertaisesta asiasta. Kannattavuuden aste muodostuu tulojen ja kulujen suhteesta. Kannattavuutta laskettaessa tulot ja kulut on kohdistettava oikealla tavalla toisiinsa.
Palveluyrityksissä palkkakulut ja henkilösivukulut ovat kannattavuuden kannalta keskeisessä roolissa. Työtuntien ja tulojen pitäisi olla oikeassa suhteessa toisiinsa. Liian suuret palkkakustannukset kertovat työn tehottomuudesta, liian pienet todennäköisesti heikosta asiakaspalvelusta.
”Työvuorot kannattaa suunnitella joko asiakaskäyntien tai myynnin määrien mukaan. Henkilökunnan tarve jokaisena aukiolotuntina on laskettavissa, kyse ei ole monimutkaisesta matematiikasta”, Jouko Haapamäki MaraPlanilta sanoo.
Joustava suunnittelu parantaa kannattavuutta
Kannattavuutta kehitettäessä asetetaan henkilötyötä koskeva tehotavoite, jonka on oltava mitattavissa ja laskettavissa yksinkertaisella tavalla. Tunnuslukuna toimii myynnin tai asiakaspalvelutapahtumien määrä per tehty työtunti. Tehotavoitteen asettamisen ja myynnin tai asiakaskäyntien ennakoimisen jälkeen on helppoa laskea tarvittavat työtunnit.
Suunnittelun pohjana toimivat edellisen vuoden myynnit ja asiakaskäynnit. Toteutuneita lukuja saadaan esimerkiksi kassajärjestelmistä päivittäin, jopa aukiolotunneittain. Kun tuntitarpeet on selvitetty, työvuorot suunnitellaan sen mukaisiksi.
”Työvuorojen suunnittelussa tarvitaan joustavuutta vuorojen pituuksissa ja porrastuksissa, osa-aikaisten työntekijöiden käyttämisessä sekä erilaisten tehtävien oppimisessa ja tekemisessä. Työvuoroja voidaan suunnitella mainiosti työehtosopimusten ja lakien puitteissa”, Haapamäki korostaa.
Kun käytössä on ajanmukainen ohjelmisto, kannattavuutta voidaan tarkastella jo työvuorojen suunnitteluvaiheessa ja kehittää järjestelmällisellä, tavoitteellisella tavalla.
***
