Vinkit vaikealta tuntuvaan kirjanpitopalvelun ostamiseen
Työnjaon miettiminen pitää kustannukset kurissa
Harkitsetko kirjanpitopalvelun ostamista tai oletko hakemassa uutta kumppania nykyisen tilalle? Kirjanpidon ostaminen ja tarjousten vertailu tuntuu monista hankalalta. Epämääräiseltä tuntuvaa projektia olla hankala lähestyä ja päätöksen tekemistä tulee helposti lykätyksi.
“Yksi syy on se, että kirjanpitoa ei juurikaan myydä pakettiratkaisuna, koska harvoin yksi ja sama on paras ratkaisu kaikille. Kirjanpito myydään lähes aina räätälöitynä kokonaisuutena, jossa otetaan huomioon asiakasyrityksen tarpeet ja kirjanpitoon vaikuttavien töiden määrä”, sanoo Antti Ropponen, Accountorin tilitoimistopalveluiden myyntipäällikkö.
“Helpoimmalla pääsevät yritykset, jotka tietävät, mitä ovat hankkimassa ja osaavat pyytää kaikilta kiinnostavilta toimijoilta tarjouksen samoilla taustatiedoilla. Kokemukseni mukaan he myös välttävät yllätykset hinnoittelussa ja löytävät itselleen parhaan palvelun”, Ropponen kertoo.
Mitä sitten kirjanpitopalveluiden hankkijan olisi syytä tietää, jotta tekisi kirjanpidon hankkimisesta itselleen mahdollisimman vaivatonta? Tässä blogissa käymme läpi tärkeimmät seikat, jotka auttavat luovimaan kirjanpidon vesissä.
Sähköinen taloushallinto mahdollistaa kirjanpitotöiden jakamisen toiveiden mukaan
Sujuva kirjanpidon hankinta lähtee siitä, että selvittää itselleen ja organisaatiolleen, mihin kirjanpidon kokonaisuuksiin ylipäätään haluaa ja tarvitsee apua. Digitaalisen taloushallinnon aikakautena taloushallinnon kokonaisuudesta on entistä helpompaa erotella yksittäisiä tehtäviä. Paperisen kirjanpidon aikana vaihtoehdot työnjaon suhteen olivat suppeammat: joko palkkasit tarvittavan osaajan itse tai ostit kirjanpidon kaikkine mausteineen kokonaan ulkopuoliselta kumppanilta. Töitä olisi ollut vaikea jakaa, sillä kirjanpito tehtiin yhdessä paikassa. Toisin on nyt. Kun oma taloushallintosi ja ulkopuolinen kirjanpitäjäsi käyttää samaa taloushallinnon ohjelmistoa, voi työt jakaa juuri niin kuin itselle sopii parhaiten.
“Monesti asiakas ajattelee, että kirjanpito nyt vain on kirjanpitoa, eikä välttämättä tiedä, mitä kaikkea siihen liittyy. Kun palvelua tehdään moderneilla ohjelmilla, työnjako on mahdollista miettiä uudella tavalla ja sitä kautta vaikuttaa kustannuksiin”, sanoo Ropponen.
Mitä kirjanpidon töitä haluat tilitoimiston hoitavan?
"Työnjaon miettiminen helpottaa ostamista. Nyrkkisääntönä on, että ostolaskujen tarkastaminen ja hyväksyminen sekä myyntilaskujen laadinta kannattaa yleensä hoitaa omin voimin. ”, Ropponen kuvailee.
Tehtäväkokonaisuudet saattavat näyttää esimerkiksi tältä:
- Myyntilaskut
- Ostolaskut
- Matka- ja kululaskut
- Palkanlaskenta
- Kirjanpito
- Raportointi
Tämän lisäksi jokainen osa-alue pilkkoutuu pienempiin tehtäviin. Esimerkiksi ostolaskujen käsittelyprosessista on eroteltavissa monta erillistä osaa, jotka voidaan joko antaa tilitoimiston hoidettavaksi tai jättää omiin käsiin.
- Sisällön tarkastus
- Aiheellisuuden tarkastus
- Kohdistaminen seurantakohteisiin
- Hyväksyntä
- Tiliöinti
- Maksaminen
- Erääntyvien laskujen tarkastus
- Maksujen virhetilanteiden selvitys
Kolme työnjaon mallia
- Suppeimmillaan kirjanpito tarkoittaa sitä, että tilitoimisto laatii yrityksen tositteista kirjanpidon, tilinpäätöksen ja viranomaisilmoitukset, mutta yritys itse hoitaa laskujen tarkastukset ja maksut.
- Keskitien mallissa työt jaetaan puoleksi.
- Laajimmillaan tilitoimisto ottaa vastuun koko kirjanpitoprosessista kaikkine töineen. Esimerkiksi ostolaskujen osalta asiakkaan vastuulle jäisi tällöin vain laskujen aiheellisuuden tarkastus ja hyväksyntä.
Tositteiden määrä on tärkein hintaan vaikuttava tekijä
Merkittävin kirjanpitopalvelun hintaan vaikuttava tekijä on tositteiden määrä. Tositteita ovat kaikki yrityksen myynti- ja ostolaskut, käteiskuitit, tiliotteet, matkalaskut ja ylityölistat. Niiden määrä riippuu luonnollisesti yrityksen koosta ja toimialasta.
“Asiakkaiden kanssa pohdimme usein tositemääriä. Jos esimerkiksi ostolaskuja on yksittäisistä muutamiin kymmeniin, niiden käsittely ja maksaminen voi olla kätevää hoitaa itse ja jättää vain tiliöinti kirjanpitäjälle. Kun tositteiden määrä menee yli sadan, haluaa moni jo ulkoistaa laskujen maksunkin niin, että yritykselle itselleen jää vain tarkastaminen ja hyväksyminen”, Ropponen kertoo.
Pohjatyö auttaa ennakoimaan kustannuksia
Loppuviimein monia kiinnostaa, mitä kirjanpito oikein maksaa? Kun tulet selvittäneeksi itsellesi, mitä oikeasti tarvitset, säästät omaa aikaasi myyntikeskusteluissa ja pystyt vertailemaan palveluntuottajia samalla mittatikulla. Hyvä pohjatyö kantaa pitkälle. “Tarjousten vertailu jää aina asiakkaan vastuulle. Jos kuulen, että asiakas aikoo kilpailuttaa tilitoimistoja, niin kehotan aina käyttämään samoja tositemääriä ja pyytämään tarjouksen samanlaisella työnjakomallilla. Muuten vertailu on haastavaa”, sanoo Ropponen.
Huonolla tuurilla kumppanin valintaa seuraa liuta yllätyskustannuksia, joita ei valintavaiheessa osannut ennakoida ja ottaa huomioon. Tarkkana kannattaa olla myös järjestelmäkulujen ja muiden lisäkulujen osalta, Ropponen vinkkaa.
“Pelkkien hintojen katsominen voi johtaa harhaan. Asiakas ei välttämättä tule ajatelleeksi, että nykyisen tilitoimistolta saadun kirjanpitolaskun lisäksi ohjelmistofirma lähettää laskun taloushallinto-ohjelmasta”, Ropponen kuvailee.
