Millainen on palkanlaskennan tulevaisuus? – ja miten yrityksesi kannattaa valmistautua siihen?

Palkanlaskenta on pohjimmiltaan valtavien tietomäärien keräämistä, lajittelua ja hyödyntämistä. Tiedolla tässä tarkoitetaan esimerkiksi työtunteja, verotietoja, lomatoiveita, poissaoloja, työsuhdemuutoksia sekä erilaisia palkkoihin vaikuttavia muutoksia laissa ja työehtosopimuksissa.

Tietoja kerätään ympäri organisaatiota ja sen ulkopuolelta ja ne kasataan yleensä yhteen palkkajärjestelmän avulla. Järjestelmään syötetään tietoa niin työntekijän, esimiehen kuin palkanlaskijankin toimesta. Perinteisesti tieto kulkee ihmiseltä toiselle erilaisten prosessien kautta. Esimerkiksi työntekijä kirjaa tuntitiedot järjestelmään, esimies tarkistaa ja hyväksyy ne ja lopulta ne siirtyvät yhtenä pakettina eteenpäin palkanlaskijalle, joka kasaa ne yhteen muiden tietojen kanssa ja muodostaa palkkalaskelman.

Eniten aikaa vievä osuus palkanlaskennassa onkin datan hallinta. Prosessin monimutkaisuus ja kesto riippuu pitkälti siitä, kuinka sujuvasti tietovirrat kulkevat vaiheesta toiseen. Työvälineillä, eli palkkajärjestelmällä on valtava vaikutus kaikkien työntekijöiden arkeen.

Kun teknologia kehittyy, monia manuaalisia työvaiheita saadaan automatisoitua. Palkanlaskennan prosessi käy läpi mittavia uudistuksia jotka vaikuttavat tulevaisuudessa myös palkanlaskijan työnkuvaan. Siksi jokaisen palkanlaskijan kannattaa valmistautua muutokseen kehittämällä omia taitojaan vastaamaan tätä muutosta.

Häviävätkö palkanlaskijan työt automaation alta?

Palkanlaskentaprosessi on muuttunut valtavasti viime vuosien aikana. Silti olemme nähneet vasta murto-osan siitä, mihin teknologia kykenee. Tulevaisuudessa automaatio ja robotiikka ottavat entistä vahvemmin koppia niistä manuaalisista tehtävistä jotka ovat aiemmin olleet ihmisten työpöydillä.

Kun varsinaisen laskennan hoitaa kone, vapautuu palkkahallinnon työntekijällä aikaa muihin tehtäviin. Elinkeinoelämän tutkimuslaitos uskookin, että palkanlaskijan toimenkuva muuttuu tai häviää seuraavien vuosien aikana 97 % todennäköisyydellä.

Tilanne kuulostaa palkanlaskijan näkökulmasta uhkaavalta, mutta turhaan. Vaikka palkanlaskija-nimike häviäisikin, tilalle syntyy uusia ammattinimikkeitä työsuhteen ja palkkahallinnon asiantuntijoille. Palkanlaskijoilla on siis mahdollisuus asemoida itsensä yrityksen sisällä uudestaan ja sulautua strategiseksi osaksi yrityksen liiketoimintaa.

Lue lisää aiheesta: Viekö robotiikka palkanlaskijoiden työt?

Minkälaisia taitoja palkanlaskija tarvitsee tulevaisuudessa? 

Palkanlaskijan työnkuvan muuttuessa myös palkanlaskijan osaamisen täytyy kehittyä uuteen suuntaa. Alunperin palkanlaskijan ydinosaamista on ollut palkkojen laskeminen, mutta jo nyt varsinaiset laskutoimitukset hoitaa yhä useammin kone.

Tulevaisuuden palkanlaskijan kannattaa kehittää muun muassa seuraavia taitoja:

• Järjestelmäasiantuntijuus: Kun järjestelmä ottaa vastuuta erilaisista rutiininomaisista työkuormista, tarkoittaa se sitä, että järjestelmät monipuolistuvat ja samalla myös monimutkaistuvat hallinnan osalta. Tällöin ihmisen rooliksi jää järjestelmän asiantuntijuus ja ylläpito.
• Laaja-alainen ymmärrys eri toiminnoista: Palkkahallinto on jo nyt tiiviisti linkittynyt moniin eri toimintoihin sekä yrityksen sisällä että sen ulkopuolella. Asiantuntija, joka omaa tietoa esimerkiksi palkkahallinnosta, henkilöstöhallinnosta, taloudesta ja mahdollisesti myös niihin liittyvistä lakipykälöistä, tulee tulevaisuudessa olemaan tärkeä voimavara yrityksille.
• Strateginen näkemys: Edellä mainittujen tietojen pohjalta palkkahallinnon asiantuntija voi muovata osaamistaan kohti työelämän asiantuntijuutta sekä aktiivisesti kehittää uusia keinoja yrityksen tuottavuuden, tehokkuuden ja eri toimintojen yhteensovittamiseen.

Lue lisää Mepco palkanlaskentaohjelmasta ja selvitä, mitkä tehtävät kuuluvat nyt ja tulevaisuudessa palkkajärjestelmän tontille.

Automaatio ja robotiikka vaikuttavat toimialasta riippumatta joka ikisen yrityksen toimintaan. Jos ei muuten, niin viimeistään palkanlaskennan puolella.

Palkkahallinnon murros on jo käynnissä ja siksi prosessien ja järjestelmien päivittäminen nykyaikaa vastaaviksi on yrityksen toiminnalle välttämätöntä. Modernien työvälineiden hankinta ja muutoksen ajaminen ei ole palkanlaskijan, vaan johdon ja esimiesten vastuulla.

Palkanlaskennan työkalut ovat investointi yrityksen tulevaisuuteen

Työntekijöiden palkat on yksi yritysten suurimmista kulueristä. Siksi jokaisen yrityksen kannattaa selvittää, paljonko sen todelliset kustannukset ovat. Usein kustannuksia laskiessa unohdetaan selvittää työn kustannukset, muun muassa se paljonko tunteja kuluu tuntien kirjaamiseen, esimiestyöhön sekä mahdollisiin korjauslaskelmiin. Palkanlaskentaan liittyvä työ on yllättävän suuri summa loppulaskussa.

Pienissä, muutaman hengen yrityksissä työn kustannukset ovat luonnollisesti pienemmät. Mutta mitä suuremmaksi työntekijöiden määrä kasvaa, sitä tärkeämpää on tarkistaa ettei aikaa valu hukkaan eri vaiheissa. Siksi prosessien ja järjestelmän toimivuuden varmistamisen on äärimmäisen tärkeää.

Palkkajärjestelmän toimivuutta varmistaessa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti tiedon kulkuun ja hallintaan. Kaikki työntekijään liittyvä tieto kannattaa kerätä joko samaan järjestelmään, tai varmistaa että eri järjestelmät kommunikoivat saumattomasti keskenään. HR- ja palkkadatan yhdistäminen ja aktiivinen analysointi auttaa esimiehiä ja yrityksen johtoa tekemään faktoihin perustuvia, liiketoimintaan vaikuttavia päätöksiä. Tietoja tulkitsemalla voidaan esimerkiksi ennustaa työvoiman tarvetta ja kustannuksia tulevaisuudessa.

Valio ohjaa työsuhteen elinkaarta kokonaisvaltaisella HR- ja palkanlaskentaohjelmalla

Hyvä esimerkki prosessien tehostamisesta ja saumattomasta tiedonhallinnasta löytyy Valiolta. Palkka- ja henkilöstötietojen keskittäminen yhden järjestelmän alle helpottaa sekä esimiesten että palkanlaskijoiden työtä. Uudistuksen myötä tiedonkulku on nopeutunut ja prosessit ovat kehittyneet huomattavasti.

Lue lisää asiakastarinasta: Valio ohjaa työsuhteen elinkaarta kokonaisvaltaisella HR- ja palkanlaskentaohjelmalla.

Palkanlaskenta on kiinteä osa työsuhteen elinkaarta ja sen hallintaa. Siksi palkanlaskenta sekä siihen liittyvät kommervenkit päätyvät yleensä henkilöstöhallinnon työpöydällä.

Automaatio mahdollistaa palkka- ja henkilöstöhallinnon toimintojen nitomisen entistä tiiviimmin yhteen. Se ja erityisesti järjestelmien yhdistäminen on henkilöstöhallinnon kannalta äärimmäisen järkevä veto. Näin saadaan kaikki data samaan paikkaan ja sen hyödyntäminen sekä prosessien yhdenmukaistaminen on tulevaisuudessa helpompaa.

Tämä on myös työntekijöiden kannalta paras ratkaisu. Kun kaikki heitä koskevat tiedot löytyvät samasta paikasta, on helpompi nähdä työsuhteeseen oleellisesti liittyvät asiat, kuten paljonko tunteja kuussa kertyy, montako lomapäivää työntekijä voi seuraavalla lomakaudella pitää ja niin edelleen.

Henkilöstöhallinnon vastuulla on varmistaa, että kokonaisuus on mahdollisimman toimiva niin työntekijöiden kuin yrityksenkin kannalta.

Palkanlaskennan työkalut vaikuttavat koko organisaation hyvinvointiin

Organisaation ja työntekijöiden hyvinvointi kumpuaa pitkälti arjen toimivuudesta, sillä työpäivän sujuvuudella on valtava vaikutus työhyvinvointiin ja sitä myötä myös organisaation tehokkuuteen.

Työhyvinvointia kehittäessä kannattaa kiinnittää huomiota olemassa oleviin prosesseihin sekä työkaluihin. Myös HRM-järjestelmällä on hyvin konkreettiset vaikutukset kaikkien yrityksen työntekijöiden arkeen.

Toimiva palkkajärjestelmä:

• Vähentää manuaalista työtä niin työntekijältä, esimieheltä kuin palkanlaskijaltakin, esimerkiksi tuntien kirjaamisen ja hyväksymisen merkeissä.
• Vapauttaa kädet puuduttavista rutiineista mielekkäämpään työhön.
• Poistaa turhaa stressiä varmistamalla palkkojen oikeellisuuden ja vähentämällä virheiden riskiä sekä korjauskierrosten määrää.
• Saa organisaation arjen rullaamaan ja kohentaa työhyvinvointia.

Katso webinaari palkanlaskijoiden työvälineiden ja työhyvinvoinnin yhteydestä.

Asiakastyytyväisyys on yksi tilitoimistojen ja muita palkanlaskentaa tarjoavien yritysten tärkeimmistä mittareista. Teknologian kehittyessä myös asiakkaat osaavat tulevaisuudessa vaatia palkanlaskennalta enemmän. Siksi palkanlaskennan tulevaisuuteen valmistautuessa ja uusia työkaluja valitessa kannattaa muistaa asiakkaiden tarpeet ja toiveet.

Mitä tilitoimiston asiakas haluaa palkanlaskennalta tulevaisuudessa

Järjestelmien keskittämisen edut on havaittu myös asiakasorganisaatioissa ja siksi tilitoimistojen asiakkaat kaipaavat yhä enenevissä määrin muutakin kuin palkanlaskentaa.

Järjestelmien keskinäinen kommunikaatio ja tiedon vapaa virtaaminen on tulevaisuudessa entistäkin tärkeämpää.

Asiakkaat haluavat tulevaisuudessa tilitoimistoltaan muun muassa:

• Yhteensopivat  palkka- ja HR-järjestelmät jotka sujuvoittavat henkilöstöhallintoa.
• Jaettua näkyvyyttä jonka ansiosta sekä tilitoimistot että sen asiakkaat pääsevät samaan järjestelmään käsittelemään henkilöstöhallintoon liittyviä tietoja, kuten työsuhdetietoja.
• Sähköiset hyväksyntäkierrot jotka tehostavat toimintaa. Tällöin sähköiset lomakkeet (esim. lomahakemukset) menevät työntekijältä esimiehelle ja esimieheltä suoraan palkanlaskentaan. Näin lomake menee itsestään aina oikeaan paikkaan.
• Tehokkaampaa raportointia joka tukee organisaation eri tahoja erilaisissa henkilöstöön liittyvissä asioissa.
• Parempaa tietosuojaa: GDPR:n aikakaudella excelit eivät enää riitä tyydyttämään asiakkaiden tarpeita

Lue, miten Tilistar Oy palvelee asiakkaitaan modernilla palkanlaskentajärjestelmällä.

Mepco on tulevaisuutta varten suunniteltu palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmä joka ottaa huomioon käyttäjien erilaiset roolit ja helpottaa automaation avulla koko organisaation arkea.

Katso ilmainen demo Mepco HRM:stä ja tutustu tulevaisuuden palkanlaskentaan!