Hyppää pääsisältöön
Olet täällä:
kaasupullot

Ostolaskujen käsittely jatkoi Woikosken sähköistyksiä

Perinteikäs kaasuyhtiö Woikoski on modernisoinut taloushallintoa, sähköistänyt toimintaa ja vapauttanut resursseja kasvavaan liiketoimintaan. Ketterien pilvipalvelujen avulla on hoidettu keväästä 2014 alkaen myös ostolaskujen käsittely ja arkistointi.

Vaikka Woikoski on yli sata vuotta vanha perheyritys, sen kehitystyössä ja tuotannossa hyödynnetään nykyaikaista huipputeknologiaa. Investointitahti on kova: vuoden 2014 aikana on rakennettu kaksi uutta tehdasta, joista uudempi keskittyy vedyn tuotantoon. Kasvuyhtiössä työn tuottavuus haluttiin maksimoida ja resurssit keskittää liiketoiminnan kannalta olennaiseen toimintaan.

”Halusimme sähköistää hallinnolliset, manuaaliset työt. Kymmenellä paikkakunnalla toimivassa yrityksessä paperilaskuja läheteltiin paikkakunnalta toiselle. Pahimmillaan liikkuvaa työtä tekevät ihmiset joutuivat käymään toimistolla pelkästään ostolaskujen käsittelyn, tarkastamisen ja hyväksymisen takia”, Oy Woikoski Ab:n IT-päällikkö Jari Harjula kertoo.

Automatisoinnin kohteina matkahallinto ja ostolaskujen käsittely

Talouden tukiprosesseja lähdettiin automatisoimaan yhdessä Accountor Enterprisen kanssa. Matkahallinnon ohjelmisto M2 otettiin käyttöön syksyllä 2013. Woikosken runsaasti matkustava henkilöstö on hyötynyt sähköisen matka- ja kululaskutuksen tehokkuudesta, nopeudesta ja virheettömyydestä.

Kevään 2014 aikana vietiin läpi hanke, jossa ostolaskujen käsittely ja arkistointi sähköistettiin OpusCapita-ohjelmistojen avulla. Maksuliikenteessä käytettiin jo aiemmin saman valmistajan järjestelmää.

”Prosessi kattaa verkkolaskujen välityksen ja paperilaskujen skannauksen, keskitetyn tiliöinnin, verkkopalvelujen avulla hoidettavan kierrätyksen ja hyväksytyksen, maksatuksen, tietojen siirron SAP-toiminnanohjaukseen sekä aineistojen arkistoinnin”, Harjula luettelee ostolaskujen käsittelyn pitkälle automatisoituja työvaiheita.

Syksyn 2014 aikana toteutetaan SAP-järjestelmään kytkettävä tilauksellisten ostolaskujen käsittely, jossa tilaukset, toimitukset ja laskut täsmäytetään toisiinsa.

Pilvipalveluilla tyytyväisiä käyttäjiä

SaaS-palvelujen (Software as a Service) avulla toteutetut prosessit ja työvälineet on otettu vastaan tyytyväisyydellä. Pilvipalvelut ovat käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta kannettavien tietokoneiden, älypuhelinten tai tablettien kautta.

”Toiminnan sähköistäminen on nopeuttanut laskujen kiertoa, säästänyt työaikaa ja parantanut koko organisaation tuottavuutta. Myös tiedonsaanti on parantunut, kun ostolaskuja ei tarvitse enää etsiä kellarissa olevista mapeista”, Harjula korostaa.

Yhteistyö Woikosken ja Accountor Enterprisen välillä on toiminut hyvin. ”Olen erittäin tyytyväinen verkkopalveluihin, jotka ovat toimineet mainiosti ilman yllättäviä katkoja. Accountor Enterprise on hoitanut projektejamme ammattitaitoisella ja suunnitelmallisella tavalla. Suosittelen ratkaisujamme ja kumppaniamme mielelläni myös muille yrityksille”, Harjula summaa.

Lisätietoja

Ota yhteyttä

Tags
Taloushallinnon ratkaisut

Share