Hyppää pääsisältöön
Accountor Kuntokartoitus -palvelu
Uutiset

Lakimuutos vauhdittamaan taloushallinnon automatisaatiota

Huhtikuun alusta lähtien ministeriöillä ja valtakunnallisilla virastoilla on ollut julkisissa hankinnoissa velvollisuus ottaa vastaan sähköisiä laskuja. Vuonna 2020 huhtikuun alussa velvollisuus vastaanottaa verkkolaskuja laajenee koskemaan kaikkea julkishallintoa, kuten myös kuntia. Lisäksi samasta ajankohdasta alkaen julkishallinnolle ja yli 10 000 euron liikevaihdon yrityksille tulee oikeus vaatia verkkolaskuja muilta vastaavilta toimijoilta.

Ehdotetulla sääntelyllä pyritään ensinnäkin vauhdittamaan rakenteisten sähköisten laskujen käyttöönottoa sekä julkisella sektorilla että elinkeinoelämässä. Toiseksi sääntelyllä pyritään edesauttamaan siirtymistä kansallisten laskuformaattien laskuista tietosisällöiltään eheämpiin eurooppalaisen laskustandardin mukaisiin laskuihin.

Sääntelyn käytännön vaikutuksia on, että yritysten, jotka osallistuvat julkisen sektorin järjestämiin kilpailutuksiin, on kyettävä lähettämään verkkolaskuja viimeistään huhtikuussa 2020. Jos ostaja on ministeriö tai muu valtakunnallinen virasto, verkkolaskuja on pystyttävä lähettämään jo nyt. Vastaavasti huhtikuusta 2020 lähtien elinkeinonharjoittavat ovat oikeutettuja pyytämään toisiltaan verkkolaskuja. Käytännössä tämä tarkoittaa, että myyjällä on pyynnöstä velvollisuus lähettää ostajalle verkkolasku.

Lähetettävien verkkolaskujen tulee olla eurooppalaisen standardin mukaisia, kuten esimerkiksi Finvoice tai TEAPPS -formaatteja hyödyntäviä. Jos käytössä on jokin muu laskustandardi, on laskun toimittajien varmistettava, että lasku muunnetaan eurooppalaisen standardin mukaiseksi. Sähköpostitse lähetettävät teksti- ja/tai kuvatiedostot eivät täytä lain edellyttämiä standardivaatimuksia verkkolaskulle.

Suuret yritykset käyttävät usein taloushallinnon järjestelmiin integroituja ja räätälöityjä verkkolaskujen lähetys- ja vastaanottoratkaisuja. Aineistojen siirtämiseen ja tiedostojen konvertointiin yritykset käyttävät verkkolaskuoperaattoria. Pk-yrityksillä on puolestaan usein taloushallinnon järjestelmiin liitettyjä moduuleja tai jos taloushallinto on ulkoistettu, käytössä on usein tilitoimiston kirjanpito- ja laskutuspalveluja. Näille yrityksille uusi sääntely edellyttää käytössä olevien it-ratkaisujen mukauttamista. Uudesta standardista aiheutuvat muutokset ovat pienempiä niille järjestelmille, jotka tällä hetkellä käyttävät uusinta versiota kansallisesta laskuformaatista (Finvoice tai TEAPPS).

Tulevaisuudessa sähköisellä kuittitiedolla merkittäviä säästöjä

Sähköisestä laskutuksesta on laskun vastaanottajalle eniten hyötyä. Vastaanottajan taloushallinnon järjestelmissä digitalisoitu laskutieto mahdollistaa laskujen tehokkaan käsittelyn aina arkistointiin asti.

Taloushallinnon täydellinen automaatio edellyttää sähköisen laskutuksen lisäksi myös muiden kirjanpidon tapahtumatietojen digitalisaatiota. Etenkin koneellisesti luettavien ja standardoitujen sähköisten ostokuittien käsittely lisäisi huomattavasti taloushallinnon tehokkuutta. Selvityksen mukaan eurooppalainen laskustandardi soveltuisi pienin muutoksin myös sähköisten kuittien toimittamiseen.

Sähköisten kuittien puolesta puhuu kuitenkin eniten niiden tarjoama säästöpotentiaali: 5-7 euroa per kuitti. Sähköiset kuitit lisäksi tarjoaisivat yrityksille lukuisia uusia liiketoimintamahdollisuuksia ja erittäin laajan määrän dataa oman asiakaskunnan ostokäyttäytymisestä ja tilaisuuksia tarjota lisäpalveluita. Taloushallinnon tiedonkäsittelyn automatisointi tuo lisäksi säästöä yrityksen ilmastovaikutuksiin ja hiilijalanjälkeen, kun paperisia tulosteita ei lähetetä ja taloudellinen raportointi on nopeampaa.

Verkkolaskuja koskeva lainsäädännön valmistelun yhteydessä todettiin, että sähköisen kuitin tarjoamat säästömahdollisuudet ovat sillä tavoin merkittävät, että julkisissa hankinnoissa tulisi kannustaa hankintayksiköitä vaatimaan myös sähköisiä kuitteja sopimuskumppaneiltaan. Muutaman vuoden sisällä onkin odotettavissa, että lailla säädetään myös velvollisuudesta lähettää ja vastaanottaa sähköisiä kuitteja samoin tavoin kuin nyt verkkolaskuja.

Kirjoittaja:
Juho Aavasmäki
Yrityslakimies
Varatuomari

Share