Hyppää pääsisältöön
Artikkeli

Näkymättömät apulaiset paremman palvelun taustalla

Robotit eivät uuvu tai tylsisty. Siksi niiden työ on aina tasalaatuista. Taloushallinnossa robotteja käytetään toistuvissa, aikaa vievissä tehtävissä.

Aikaa perehtymistä vaativille asioille

Kun robotit työskentelevät taustalla jopa kellon ympäri, voivat taloushallinnon ammattilaiset keskittyä asiakkaalle arvokkaisiin asioihin. Ohjelmistorobotin rooli kuukausittain tehtävän tase-erittelyn kokoamisessa on hyvä esimerkki tästä: Robotti hakee tase-erät valmiiksi, jolloin yksinkertainen mutta manuaalisesti aikaa vievä työvaihe poistuu kirjanpitäjän pöydältä.

Kirjanpitäjälle jää aikaa analysoida ja muokata tase-erittelyä oikeanlaiseksi sekä perehtyä syvemmin siihen, millaisia eriä taseessa on.

Hyvin eritellyn taseen perusteella kirjanpitäjä pystyy tekemään tarvittavat päätelmät.  Asiat, joihin pitää tarttua, nousevat ajoissa esiin eikä yllätyksiä tule.

smiling woman wearing pullover looking at the camera

Ihmistyön laadun varmistajat

Ohjelmistorobotti tarkistaa, että yrityksen liikekumppaneiden, kuten toimittajien ja alihankkijoiden laskut tulevat kirjatuksi aina oikeille tileille. Kuvitteellisessa esimerkissä yrityksen sähkölaskut kirjattaisiin aina Sähkö-nimiselle tilille. Yrittäjä seuraa sieltä sähkökuluja ja myös perustaa seuraavan vuoden sähkökulujen budjetoinnin tilin saldoon.  Jos sähkölaskut alettaisiinkin jostakin inhimillisestä syystä kirjata toiselle tilille ei kirjanpidon jatkuvuuden periaate enää toteutuisi.  Vanhassa maailmassa asia huomattaisiin kirjanpitäjän tekemän tarkistuksen jälkeen ja kirjaus korjattaisiin.

Tänä päivänä robotit huolehtivat näistä tarkistuskierroksista, jolloin mahdolliset muutokset pystytään havaitsemaan ja korjaamaan saman tien.

Tässä esimerkissä etuna asiakkaalle on, että kulujen seuranta on jatkuvasti ajan tasalla ja esimerkiksi budjetoinnin voi perustaa tilin saldoon luottavaisin mielin.

smiling woman looking at laptop

Taustatyö mahdollistaa nopeat toimitukset palkanlaskennassa

Palkanlaskennassa iso osa palvelusta koostuu asiakkailta erikseen tulevista lisätyöpyynnöistä. Ne voivat olla esimerkiksi korvaushakemuksia, palkkatodistuksia tai tilastokyselyitä. Yhtä kaikki ne ovat sellaisia, joita asiakasyritykset tarvitsevat nopealla aikataululla ja joiden toimittamiseksi palkanlaskijan on tunnettava yritys ja sen tilanne.

Jotta palkanlaskijat pystyvät vastaamaan asiakkaiden pyyntöihin nopeammin, annetaan taustalla tapahtuvia yksinkertaisempia tehtäviä roboteille.

Tällainen tehtävä on esimerkiksi palkkatietojen noutaminen. Asiakkaat tallentavat verokortit, työsopimuskopiot ja sairauslomatodistukset Extranettiin, joka on tietoturvallinen tiedonsiirtokanava asiakkaiden ja Accountorin välillä. Joka yö robotit käyvät noutamassa Extranettiin saapuneet tiedot. Kun asiakasyrityksen palkkapäivä lähestyy, ovat tiedot palkanlaskijan saatavilla verkkolevyllä asiakaskansioissa, johon robotti on ne tallettanut. Myös tuuraustilanteissa, esimerkiksi yritykselle nimetyn palkanlaskijan sairastuessa, pääsee tuuraaja helposti palkanlaskentaa varten tarvittaviin tietoihin käsiksi.

Robotit tekevät tarkistuksia, joihin ihmistyön nopeus ei riitä

Ohjelmistorobottien ansiosta Accountorilla pystytään tekemään sellaisia tarkistuksia, jotka olisi mahdotonta toteuttaa ihmistyönä niihin kuluvan ajan takia. Accountorin palkka-asiakkaiden jokaisesta työntekijästä muodostuu kuukausittain henkilökohtainen raportti, josta käyvät ilmi lomapäivät kertyvältä ja päättyneiltä lomavuosilta sekä muut vapaat. Tiedon määrä on valtava. Robotti tarkastaa jokaisen henkilön raportin paikkaansa pitävyyden joka kuukausi vertaamalla sitä edellisen kuukauden vastaavaan raporttiin. Asiakasyrityksen palkansaaja voi luottaa, että mahdollisesta järjestelmä- tai tietovirheestä johtuvat poikkeavuudet havaitaan heti. Asiakasyritys taas pystyy aina kirjaamaan ajantasaisen ja oikein lasketun lomapalkkavarauksen taseensa velkoihin.

Kun palkat maksetaan, robotti käy varmistamassa maksun onnistumisen ja summan oikeellisuuden. Se lukee pankin lähettämän maksupalauteviestin, vertaa maksua sitä vastaavaan raporttiin ja ilmoittaa tarkastuksesta palkanlaskijalle. Näin palkanlaskija voi siirtyä seuraavaan työvaiheeseen heti pistettyään palkan maksuun.

Robottien myötä palkanlaskijan aikaa vapautuu asiakkaan tilanteen syvempään tarkasteluun. Ja kun työstä tulee mielekkäämpää, näyttäytyy se myös asiakkaalle parempana palveluna.

Asiantuntijamme

Ota yhteyttä

Share