Оптимизация процессов ведения бухгалтерского учета

Автор: Ольга Мазина, Заместитель директора отдела бухгалтерских услуг

Наша компания специализируется на оказании бухгалтерских услуг, и за годы работы мы накопили огромный опыт оптимизации бухгалтерских процессов, позволяющий нам консультировать различные компании по вопросам повышения качества работы их финансовых и бухгалтерских отделов.

Ведение бухгалтерского учета как один из инструментов управления компанией

Ключевыми процессами любой компании являются процессы, связанные с ее основной деятельностью, т.е. производство, торговля, маркетинг и т.п. Ведение бухгалтерского учета относится к вспомогательным функциям, а также имеет значение для организационного управления, поскольку правильная регистрация осуществляемых коммерческих операций позволяет руководству отслеживать и контролировать ход выполнения работ. Соответственно, достоверные и своевременно предоставляемые бухгалтерские данные помогают руководителям принимать верные бизнес-решения и снижать затраты компании.  

В работе бухгалтеров можно выделить три основных направления:

• Ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
• Ведение бухгалтерского учета для целей налогообложения;
• Ведение бухгалтерского учета для целей предоставления управленческой отчетности (IFRS и т.п.).

Каждое из этих направлений, в свою очередь, включает в себя несколько видов работ: расчет заработной платы, перечисление платежей, учет материальных запасов, учет основных активов и инвестиций, продаж, затрат, расчет налогов, подача налоговых деклараций, составление финансовых отчетов и их подача в соответствующие органы и т.п. Выполнение всех этих работ подразумевает ведение ежедневной текущей деятельности по подготовке первичных документов, вводу данных в бухгалтерские компьютерные программы, анализу этих данных и их обработке для составления отчетов и т.п.

Несмотря на то, что благодаря современному программному обеспечению работа бухгалтеров сегодня во многом автоматизирована, руководители многих предприятий по-прежнему остаются не вполне довольны тем, как работают их бухгалтерские и финансовые отделы.

Среди наиболее часто звучащих жалоб, связанных с недостаточной эффективностью работы бухгалтерии, можно назвать следующие:

• Несвоевременная подготовка отчетов для руководства;
• Невыполнение компаниями обязательств по договорам;
• Несвоевременный расчет и выплата заработной платы сотрудникам;
• Задержки в перечислении налогов;
• Недостаточная прозрачность информационных потоков в рамках организации;
• Низкий уровень эффективности взаимодействия отделов внутри компании;
• Чрезмерная загруженность бухгалтеров работой;
• Слишком высокие затраты на ведение бухгалтерского учета.

Неэффективность бухгалтерских процессов приводит к тому, что компаниям приходится нести дополнительные траты, связанные с необходимостью платить штрафы и неустойки за сорванные сроки, выплачивать сверхурочные бухгалтерам и исправлять последствия неверно проведенных расчетов.

В самых тяжелых случаях результатом низкого качества ведения бухгалтерского учета могут стать управленческие ошибки, допущенные руководителями по причине получения ими несвоевременных и/или неверных данных, а также искаженной финансовой информации. 

Анализ бухгалтерской работы

Для повышения качества бухгалтерского учета компании прежде всего нужно проанализировать протекающие в ней бухгалтерские процессы. В ходе выполнения такого анализа мы в первую очередь изучаем деятельность компаний наших клиентов и их ключевые процессы, организационную структуру, распределение информационных потоков и систему документооборота. Полученная на этом этапе информация позволяет нам определить основные задачи компании в сфере бухгалтерского учета. Следующим шагом становится анализ существующих бухгалтерских процессов и выявление проблемных, требующих исправления участков.

Для получения точных данных мы опрашиваем руководящих сотрудников, проверяем внутреннюю документацию, регламентирующую работу бухгалтеров, изучаем содержание и структуру бухгалтерских баз данных, оцениваем уровень автоматизации работы, проводим беседы с сотрудниками бухгалтерских отделов и применяем другие методы, точное содержание которых зависит от конкретной ситуации.

Среди показателей качественной работы бухгалтерии можно назвать следующие (данный список, разумеется, не является исчерпывающим):

• Своевременное и верное выполнение бухгалтерских работ;
• Должный уровень структурной сложности процессов;
• Низкий (оптимальный) уровень затрат на обеспечение деятельности бухгалтерии;
• Оптимальный уровень загруженности бухгалтеров;
• Минимальные временные затраты на решение бухгалтерских задач;
• Способность бухгалтерского отдела решать срочные экстренные задачи;
• Достаточное количество сотрудников, обладающих должным уровнем профессиональной квалификации;
• Высокий уровень взаимодействия внутри организации;
• Отсутствие ошибок, снижающих эффективность управления компанией или приводящих к нанесению ей ущерба;
• Оптимальная организация документооборота.

Признаками низкой эффективности бухгалтерской работы, в свою очередь, являются: задержки в выполнении работ, паузы в работе, нерациональное использование ресурсов, дублирование функций, ошибки, утрата информации и т.п.

Для проведения анализа любых бизнес-процессов удобно пользоваться чрезвычайно эффективным методом пяти вопросов. Этот метод заключается в том, чтобы по каждому направлению выполняемых в компании работ получить ответы вопросы, разделенные на 5 групп:

Эти вопросы помогают структурировать процесс анализа бизнес-процессов, а для получения ответов на них проводятся беседы с сотрудниками, задействованными в выполнении соответствующих работ.

Оптимизация работы и повышение ее качества

После проведения анализа мы формулируем цели и составляем план действий по улучшению ситуации. Цели оптимизации бухгалтерских процессов зависят от того, какие именно проблемные участки были обнаружены в ходе проведения анализа. Исходя из нашего опыта, можем сказать, что чаще всего оптимизация работы бухгалтерии бывает направлена на устранение перерывов в работе, минимизации обмена информацией в устной форме и установлении контрольных точек выполнения работ.

Внедрение запланированных нововведений влечет за собой исключение из рабочего процесса лишних и неэффективных операций, а также упрощение и стандартизацию всех направлений работы, а именно:

• Следует устранить выявленные причины совершения ошибок и рутинные операции, выполняемые вручную. Чрезмерный контроль, тормозящий ход работ, также должен быть ограничен;
• Сложные процедуры и форматы составления документов и отчетов следует упростить;
• Уровень автоматизации работы нужно повысить, а используемые методы – стандартизировать.

Внутренний контроль

Согласно требованиям Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.11, в компаниях должно быть обеспечено внедрение процедур внутреннего контроля за ведением их деятельности, а в компаниях, подлежащих проведению обязательного аудита – дополнительно обеспечен внутренний контроль за правильностью бухгалтерской и финансовой отчетности.

При проведении аудиторских проверок организаций мы обращаем особое внимание на действующие в них процедуры внутреннего контроля. Типичными примерами неэффективности таких процедур являются: несоблюдение порядка авторизации, неправильное хранение имущества компании, нарушение процедур инвентаризации, неэффективное распределение полномочий, чрезмерный контроль внутри организации.

Если вы примете решение о внедрении или оптимизации в вашей компании процедур внутреннего контроля, мы рекомендуем вам предпринять для этого следующие шаги:

Шаг 1: Проанализировать все бизнес-процессы и выявить потенциальные риски.

Шаг 2: Выбрать подходящие для внедрения процедуры и описать их во внутренних документах компании.

Шаг 3: Проинформировать сотрудников о рисках, относящихся к их зонам ответственности, и о внедрении соответствующих процедур внутреннего контроля.

Шаг 4: Проверять действующую на предприятии систему внутреннего контроля не реже раза в год и, при необходимости, вносить в нее требуемые изменения.

Эффективная организация процедур внутреннего контроля будет способствовать ровной и бесперебойной работы всей компании в целом.