Перейти к основному содержанию
Статья

Зачем компании внедрять электронный документооборот

Когда мы спрашиваем компании, с которыми собираемся сотрудничать, используют ли они электронный документооборот (ЭДО), довольно часто мы часто слышим отрицательный ответ. 

Когда человек слышит об ЭДО, он думает, что наверно было бы полезно начать его использовать, ведь работа с документами должна быть быстрее и удобнее. Но, кроме этого, возникают возражения:

Внедрение электронного документооборота
Coin beige icon

Нужно вкладывать деньги

Time beige icon

Нужно потратить время

Employees beige icon

Трудно перестроить работу

Postponing consequences

Поэтому изучение вопроса часто откладывается до тех времён, пока для внедрения ЭДО не появится крайняя необходимость.

Мы написали эту статью, разобрав, что даёт ЭДО кроме того, что можно обмениваться документами в электронном виде, не распечатывая на бумаге и рассмотрев, насколько сложен процесс его внедрения, сколько это стоит и сложно ли перестроить процессы в компании.

Как работает ЭДО

Если описать коротко, то чтобы электронный документ имел юридическую значимость, как распечатанный и подписанный, необходимо 2 вещи: 

  • Электронная цифровая подпись (ЭЦП или ЭП), которая подтверждает достоверность документа;
  • Подключение к специализированному оператору ЭДО, что позволяет обеспечить безопасность информации и передавать её по законодательно установленным каналам связи.

Бывает 3 вида ЭЦП:

  • Простая ЭЦП. Она позволяет идентифицировать отправителя документа. Чаще всего может использоваться только внутри компании, так как при внешнем обмене документами с простой подписью нет возможности контролировать, был ли документ изменён или нет;
  • Усиленная неквалифицированная ЭЦП. Такая подпись формируется в специализированном ПО и гарантирует защиту от исправлений. Но юридическую силу такая подпись имеет только тогда, когда это указано в законе, или, как вариант, если есть соглашение между контрагентами;
  • Усиленная квалифицированная ЭЦП. Эта подпись работает так же, как предыдущая, при этом её надёжность подтверждается сертификатом удостоверяющего центра, аккредитованного Минсвязи. Документ, подписанный такой подписью, имеет юридическую силу, равную бумажному, без дополнительных условий.

Система ЭДО сохраняет все основные принципы бумажного оборота документов. Электронный документ можно редактировать, создавать по нему поручения и дополнительные задачи. Исполнитель документа может прочесть документ, увидеть сроки исполнения, кто ещё с ним работает. Руководитель может проследить статус каждого документа в реальном времени. 

Готовый документ согласовывается по заранее заданному маршруту в зависимости от того, какие настроены права у пользователей. Например:

  1. Специалист департамента закончил работу над документом, нажал кнопку;
  2. Его непосредственный руководитель получил информацию о готовности документа, проверил, подтвердил со своей стороны;
  3. Руководитель организации также нажатием специальных кнопок подписал документ. 

Преимущества применения ЭДО

Соблюдение законодательства

В настоящий момент законом не установлена обязательность ведения документооборота в электронном виде. Но со многими государственными органами уже можно обмениваться электронными документами. Это быстрее, проще и дешевле, чем обмениваться бумажными письмами. Возможность обмена электронными документами с разными органами будет распространяться всё больше и больше.

В 2020 году уже могла быть введена обязательность ЭДО. Россия собиралась внедрять обязательную прослеживаемость для определённого списка товаров c января. Это предполагало, что производители и импортёры товаров из списка (например, холодильное оборудование, автопогрузчики, стиральные машины, проекторы, коляски, металлическая мебель для офисов и т. д.) должны были обязательно использовать ЭДО. Запуск системы прослеживаемости пока перенесли на середину 2021 года.

Избавление от бумаги

Логистика бумаги дорогая. Если получается избавиться от печати и пересылки бумажных документов хотя бы внутри группы компаний, это уже существенно экономит деньги и увеличивает скорость работы.

Например, если бумажный документ нужно нести для согласования, секретарь может потратить на это не один час, накапливая корреспонденцию. При работе с ЭДО каждый документ попадает к нужному сотруднику за несколько кликов.

Снижение финансовых затрат

После перехода на ЭДО значительно меньше средств расходуется на печать и доставку документов. При бумажном документообороте нужно учитывать в бюджете расходы на печать, работу курьеров или почту, а также расходы на хранение.

Контроль и эффективное управление движением документов

Ответственному за документ сотруднику или руководителю важно знать, кто работает надо документов в данный момент. Система ЭДО позволяет видеть, когда и кто открывал и редактировал документ, как он сейчас выглядит, и кто его задерживает. Это позволяет повысить эффективность контроля бизнес-процессов и улучшает дисциплину.

Повышение производительности сотрудников. Унификация процедур формирования и обработки документов

За счёт того, что процессы и маршруты движения документов заранее продумываются и настраиваются в системе, для всех сотрудников есть определённый порядок действий, позволяющий упростить работу. Исключается дублирование поручений, ускоряются процессы согласования документов и принятия решений.

Обычно все редакции документа сохраняются в системе, при необходимости можно вернуться к какой-то версии.

Доступность информации

Поиск, подготовка и отправка документов через ЭДО занимает меньше времени.

Поисковые системы ЭДО позволяют искать документы по разным параметрам. Чтобы найти электронный документ, необязательно знать реквизиты, достаточно представлять, о чём говорится в документе, и ввести несколько ключевых слов.

Можно организовать папки с документами так, как это нужно сотруднику. Например, можно расположить их по очереди, согласно которой их нужно сдавать.

Кроме того, любой документ доступен всем, у кого есть права, с любого устройства и в любое время. Человек может работать над документом, например, находясь в командировке.

Любая важная информация для компании доступна в системе в любой момент, даже если сотрудник увольняется.

Ускорение исполнения договоров

Так как документы отправляются контрагентам мгновенно, есть возможность ускоренного получения оплаты от контрагентов. Это особенно полезно, когда важно получать её в день заключения договора.

Взаимодействие с крупными партнёрами

В настоящее время крупные компании всё активнее используют ЭДО и требуют от своих партнёров того же.

О трудностях при внедрении ЭДО

В начале статьи мы упомянули 3 причины, почему большинство компаний откладывает внедрение ЭДО:  

  • Нужно вкладывать деньги;
  • Нужно потратить много времени;
  • Очень трудно перестроить сотрудников.

Это действительно важные вопросы при любых изменениях. Мы описали процесс внедрения ЭДО в соответствии с каждым из этих пунктов:

  • Из чего состоят расходы на ЭДО и сколько они составляют;
  • Насколько сложно внедрить ЭДО;
  • Как перестроить процессы в организации.

Насколько дорого внедрять ЭДО

Затраты на ЭДО состоят из 2 частей:

  • Приобретение электронной подписи;
  • Плата оператору ЭДО за доступ к инфраструктуре ЭДО.

Каждый удостоверяющий центр устанавливает свою стоимость выпуска электронной подписи. В среднем минимальная стоимость для юрлица – 2 500-3 000 рублей. (установка специализированного ПО и сама подпись (сертификат) на флешке).

Электронная подпись обычно действует 12 месяцев, после чего её нужно покупать заново

Тарифы операторов ЭДО зависят от количества исходящих документов: чем больше документов включено в тариф, тем меньше стоит отправка одного документа. Входящий трафик обычно бесплатен. В среднем стоимость одного исходящего документа – 6-7 рублей.

Если сравнить с бумажным письмом:

  • Отправка письма по России стоит от 25 рублей, заказного – от 50. Экономия при ЭДО составляет от 18 руб./документ.  
  • Так как электронная подпись в год стоит примерно 3000 рублей, с финансовой точки зрения подключать ЭДО выгодно, если вы отправляете более 166 документов в год (3000/18).

Сложно ли внедрить ЭДО

Процесс внедрения ЭДО состоит из нескольких этапов:

  • Определить, можно ли установить блок интеграции ЭДО в используемое бухгалтерское ПО (в стандартном ПО 1С это возможно, для нестандартного 1С или любого другого нужно уточнять) или необходимо настраивать обмен другими способами;
  • Выбрать тарифный план системы ЭДО;
  • Выпустить цифровую подпись и сертификат;
  • Настроить маршруты согласования документов в ЭДО. Для этого необходимо создать роли для пользователей системы, прописать маршруты исходя из бизнес-процессов компании, обучить пользователей и проанализировать результаты.
  • Внести изменения в учётную политику.

В целом перестроить процессы документооборота непросто. Необходимо провести его полный анализ, определить способы оптимизации, разработать и внедрить новые регламенты и т. д.

Однако переход на ЭДО позволяет существенно сэкономить время и деньги, а также оптимизировать процессы управления.

Сложно ли обучить сотрудников

Для многих сотрудников, привыкших к бумажным документам, переход на ЭДО может стать большим стрессом. На самом деле в конечном итоге, ЭДО значительно упростить работу сотрудников. Поэтому важно организовать обучение. Сами системы ЭДО довольно просты, их интерфейс не сильно отличается от привычных офисных программ или почтовых сервисов. На обучении сотрудники смогут в этом убедиться.

Вывод

Трудности, которые обычно называют, когда говорят о нём, действительно существуют. Однако при более детальном их рассмотрении видно, что они носят временных характер, и на самом деле не настолько сильно влияют на жизнь организации, чтобы переносить внедрение ЭДО до момента, когда это будет крайне необходимо (например, для получения заказа от крупного контрагента, или из-за изменения законодательства). Чем раньше организация перейдёт на ЭДО, тем проще будет работать с имеющимся архивом документов. 

Переход на электронный документооборот существенно упрощает работу, позволяет сэкономить время и деньги и оптимизировать процессы управления в целом.
 

Консультация Аккаунтор

Мы предлагаем комплекс услуг, которые помогают максимально упростить процесс внедрения ЭДО в компаниях: консультации, оценка проекта, взаимодействие с провайдерами ЭДО, внедрение

Мы готовы подробно проконсультировать вас о процессе внедрения ЭДО и помочь оценить, насколько это нужно вашей компании, исходя из бизнес-процессов, а также помочь внедрить электронный документооборот, если вы решите это сделать.

Свяжитесь с нами, если у вас есть вопросы. 

Нажимая "Отправить", вы принимаете нашу политику конфиденциальности

Share