Budgetering för företag – Guide & tips

Ordet budget härstammar från det franska ordet bougette ”kappsäck” och lär ha fått sitt namn efter en portfölj där den brittiske finansministern förvarade statsräkenskaperna. Ordet betyder ”… en sammanställning av förväntade inkomster och utgifter under en viss tid, ofta ett år.” Processen som leder fram till att en budget fastställs kallas för budgetering. Den tidsperiod som budgeten planeras för kallas budgetperiod och följer oftast räkenskapsperioden eller ett kalenderår. En årsbudget kan sedan spjälkas upp i exempelvis kvartal- eller månadsbudgetar.

Det är viktigt att inte blanda ihop budgeten med andra framtidskalkyler som exempelvis prognoser. Skillnaden mellan en budget och en prognos kan förklaras med att prognosen används för att styra verksamheten i rätt riktning under året för att lyckas uppnå den fastställda budgeten.

Budgeten är inte lagstadgad. Det är därför inget måste för företag att bygga upp en budget eller följa budgeten men den är en viktig del av den interna redovisningen. Denna redovisning riktar sig främst till personer inom företaget, det vill säga, de interna intressenterna. Till denna grupp räknas exempelvis företagsledare, förmän och avdelningschefer samt medarbetare.

En ny företagare behöver nästan alltid främmande kapital från externa finansiärer, och det naturligaste alternativet är då oftast en bank. Externa finansiärerförutsätter ofta att företaget kan presentera en trovärdig verksamhetsidé och budget. På så sätt får de en inblick i verksamheten och hur deras tillgångar kommer användas.

Budgeten används också för att uppskatta förskottskattens storlek. Som företagare i Finland ska du betala förskottskatt, det vill säga att i förväg betala in skatt för inkomster från näringsverksamhet, jordbruk eller annan förvärvsverksamhet, exempelvis från försäljning eller uthyrning av egendom.

Budgetens uppgifter

1. Planering av verksamhet

Budgeten ska innehålla verksamhetens ekonomiska målsättningar, en sammanställning av företagets förväntade intäkter och kostnader, det förväntade resultatet för en viss period samt en uppskattning på försäljningens storlek. Det lönar sig att ha med olika alternativ för att kunna jämföra och utvärdera deras effekter.

2. Uppföljning av verksamheten

I detta skede förverkligas de aktiviteter som planerats. Ifall/då avvikelser uppstår har företaget, tack vare planeringen av verksamheten, möjlighet att gå tillbaka och reda ut orsaken till avvikelserna och vidta nödvändiga åtgärder.

3. Samordning av funktioner

När uppskattningar har gjorts, exempelvis för hur stor försäljningen kommer att vara, har företaget möjlighet att göra upp budgeter för inköp, personalresurser, marknadsföring och så vidare.

“Budgeten förbättrar kostnadsmedvetenheten och skapar systematik och målmedvetenhet till ekonomiförvaltningen”

En verksamhetsplan är en beskrivning av de aktiviteter ett företag planerar att utföra den kommande perioden. Verksamhetsplanen hör ihop med budgeten eftersom det är budgeten som fastslår de ekonomiska ramarna för den kommande perioden. Budgeten ligger till grund för verksamhetsplanen då det ska finnas täckning i budgeten för aktiviteterna företaget planerar att genomföra.

Oberoende vilket skede av budgeteringen företaget befinner sig i är det viktigt att komma ihåg budgetens uppgift och syfte. Budgeten ska ge en bild av intäkterna och kostnaderna och användas som ett verktyg för beslutsfattning samt för att se hur företagets affärsverksamhet stämmer överens med prognosen. Budgeten är inget faktiskt ekonomiskt utfall, utan ska ge tillräckligt noggrann information för planering och uppföljning. En regel som kan tillämpas vid budgetering är: ”Tillräckligt rätt, inte exakt fel.” Detta kan exempelvis förklaras med att budgetens uppskattningar görs på heltalsnivå och inte med decimaltal. Budgeten ska hålla en nivå som ger mervärde och som går att följa upp.

Budgeteringsprocessen är, som tidigare redan nämnts, de aktiviteter som genomförs av företaget och där syftet är att fastställa budgeten. Budgeteringsprocessen kan delas upp i olika delmoment; verksamhetsplan, säljbudget, rörliga kostnader, personalkostnader, avskrivningar och övriga rörelsekostnader. I praktiken glider de olika momenten in i varandra och vissa aktiviteter kan göras samtidigt. 

Verksamhetsplan

Innan budgeteringen påbörjas, säkerställ att det finns en uppdaterad verksamhetsplan som beskriver väsentliga målsättningar och aktiviteter.

Säljbudget

Säljbudgeten styrs av verksamhetsplanens målsättningar, dessa målsättningar bryts ner till tillräckliga detaljer. Det är viktigt att komma ihåg att omsättning och försäljning inte alltid går hand i hand.

Rörliga kostnader

Vad de rörliga kostnaderna är beror på företagets verksamhet. I tillverkande företag kan rörliga kostnader vara exempelvis råmaterial och halvfabrikat. Rörliga kostnader är direkt kopplade till omsättningen och budgeteras därför på basen av denna.

Personalkostnader

Det kan vara ändamålsenligt att budgetera personalkostnaderna i skilda grupper, exempelvis dela in personalen i produktionspersonal, försäljare och administration. Budgetering på personnivå räknas också som resursplanering.

Avskrivningar

Avskrivningar kan budgeteras i exempelvis två olika grupper; 1. Avskrivningar av existerande anläggningstillgångar och 2. Avskrivningar av budgetperiodens investeringar. När det gäller avskrivningar är det viktigt att komma ihåg linjära avskrivningar och restvärdesavskrivningarna.

Övriga rörelsekostnader

Övriga rörelsekostnader är ofta oberoende av försäljningsvolymerna, men de kan ha en betydande roll i verksamhetsplanen. Till övriga rörelsekostnader hör exempelvis försäkringar, hyror och marknadsföringskostnader.

Att utrycka sig med siffror i heltalsform kallas för kvantifiering. Vid budgetering används kvantifiering för att ge en konkret bild av resursbehovet. Att räkna i antal är också ett bra verktyg då nya potentiella marknadsområden planeras. När försäljning eller inköp budgeteras lönar det sig att fördela mängderna månatligen, det ger en tydlig bild av möjliga säsongsvariationer.

Resultatbudgeten är en sammanställning av företagets förväntade intäkter och kostnader och vad de betyder för företagets resultat under en viss period, till exempel en månad. En resultatbudget visar om ett företag går med vinst eller förlust och hur mycket som ska säljas för att täcka företagets kostnader. Den faktiska resultaträkningen kan ses som en uträkning av hur bra företaget lyckats med budgeteringen.

Balansbudgeten baserar sig på resultatbudgeten och likviditetsbudgeten och visar vilka tillgångar och skulder samt eget kapital som företaget planerar att inneha vid en viss tidpunkt. Den budgeterade balansräkningen kan vara nödvändig för att företagsledningen ska kunna bedöma om budgeten svarar mot de ekonomiska målsättningar som har satts upp för hela företaget.