Digital bokföring: En effektivare och modernare metod för att hantera företagets ekonomi
Digital bokföring innebär mer än att bara gå ifrån papper och filmappar – det handlar om att effektivisera processer, frigöra tid och skapa datadrivna beslutsunderlag i realtid. Med moderna molnlösningar och AI-stöd kan bolag automatisera rutinuppgifter, minimera felkällor och fokusera på tillväxt snarare än administration.
Vad betyder digital bokföring?
Digital bokföring innebär att de tidigare manuella och pappersbaserade rutinerna för bokföring nu smidigt kan hanteras med hjälp av dator, surfplatta eller mobiltelefon.
Genom att sköta bokföringen digitalt kan du hantera de vanliga rutinerna inom företagets ekonomiförvaltning på ett och samma ställe. Med samma program kan du skicka fakturor, ta emot fakturor samt skicka in alla kvitton och nödvändigt material direkt till din bokförare.
Exempelvis, om du tidigare köpte en vara eller tjänst och skickade kvittot som ett brev till bokföraren, kan du nu istället ta en bild på kvittot med din mobiltelefon direkt efter köpet och skicka det till bokföringen på en gång. På så sätt hålls bokföringen uppdaterad i realtid med företagets händelser.
Digital bokföring kräver inte omfattande tekniska kunskaper från din sida. Om du till exempel kan använda internetbanken och kan hantera en smarttelefon kan du också använda programvaran för digital ekonomiförvaltning.
“Effektiv hantering av bekanta rutiner för att spara tid och pengar”
Den traditionella ekonomiförvaltningen kräver flera manuella arbetsmoment och hantering av papper, vilket tar tid. Med digital ekonomiförvaltning sparar du din egen tid, som du istället kan använda för att utföra fakturerbart arbete för ditt företag.
Hur digital ekonomiförvaltning kan se ut i praktiken:
På Accountor använder vi och kan varmt rekommendera bokföringsprogrammet Netvisor.
Skicka försäljningsfakturor
Tidigare kanske du har använt separata fakturamallar eller faktureringsprogram för att skicka en försäljningsfaktura. Efter att fakturan har skickats har du behövt skicka en kopia av den till bokföraren, antingen per post eller via e-post. Därefter har bokföraren manuellt överfört informationen till det använda programmet och verifierat att betalningen för fakturan finns på kontoutdraget.
I Netvisor går hela processen med försäljningsfakturor smidigt från början till slut. Du kan skapa försäljningsfakturor direkt i Netvisor, vilket betyder att du inte längre behöver skicka en kopia av försäljningsfakturan till bokföraren. Programmet matchar automatiskt betalningen från kunden med försäljningsfakturan och hämtar kontoutdraget från din bank. När du fakturerar med Netvisor skapas bokföringsposter och underlag automatiskt. Smidigt eller hur?
Hantering av inköpsfakturor
I den traditionella bokföringen, efter att du har fått en pappers- eller e-postfaktura, loggar du in i internetbanken och betalar fakturan. Vid slutet av bokföringsperioden har du skickat kopior av alla inköpsfakturor som berör perioden antingen per post eller via e-post till bokföraren. Därefter hanterar bokföraren manuellt informationen i bokföringen.
Genom att använda Netvisor kommer inköpsfakturorna direkt till programmet där fakturorna antingen bokförs automatiskt med hjälp av standardkonton eller genom bokförarens åtgärder. I programmet kan du granska fakturans innehåll, godkänna den och överföra betalningen direkt från ditt konto. Fakturan betalas på förfallodagen och genom kopplingen till banken kan betalningen automatiskt kopplas till rätt inköpsfaktura på kontoutdraget. Hela processen sköts alltså direkt i samma program, vilket sparar tid.
Skicka material till bokföraren: (kvitton, underlag & övrigt material)
Tidigare har du personligen lämnat kvitton, fakturor, kontoutdrag och andra underlag till din bokförare en gång per period, oavsett om det var månatligen, kvartalsvis eller årligen. Därefter har bokföraren gått igenom materialet och manuellt överfört det till det använda bokföringsprogrammet.
I Netvisor kommer försäljningsfakturor, inköpsfakturor och kontoutdrag automatiskt in i systemet, vilket innebär att dessa underlag inte behöver skickas separat till bokföraren. För kvitton kan du använda Visma Scanner-appen i din mobil för att sända kvittona elektroniskt till bokföringen. Genom appen tar du en bild på kvittot, lägger till extra information och skickar detta direkt till bokföraren i Netvisor. Tack vare Visma Scanner behöver du inte längre spara kvitton separat efter att de skannats.
10 tips för att digitalisera din ekonomiförvaltning
Att övergå till digital bokföring behöver inte vara svårt. Här är tio konkreta steg som kan göra stor skillnad i vardagen:
- Använd e-fakturor – både för försäljning och inköp.
- Utnyttja utskriftstjänster om pappersfakturor måste skickas.
- Ta emot inköpsfakturor digitalt – via e-faktura, e-post eller skanningstjänst.
- Skanna alla kvitton direkt vid köp för att slippa pappershögar.
- Digitalisera lönehanteringen – både för arbetsgivare och anställda.
- Hämta kontoutdrag automatiskt för bättre koll på kassaflödet.
- Automatisera så mycket som möjligt för att undvika onödigt manuellt arbete.
- Begär realtidsrapporter så att du alltid har tillgång till aktuell information.
- Satsa på helheten – en helt digital lösning ger dig flexibilitet oavsett var du befinner dig.
- Utforska möjligheterna – kontakta oss för att se vilka digitala lösningar som passar just ditt företag.
AI i digital ekonomiförvaltning
Digitalisering inom ekonomiförvaltning har redan länge varit en trend. Vi har diskuterat papperslös ekonomiförvaltning och automatisering av processer. Vi börjar småningom se de många fördelar, som finns med att jobba digitalt. Vi har kommit till ett läge, när löften och förhoppningar om automatiseringar och effektiveringar slutligen infrias. Detta är möjligt tack vare utvecklingen av digitala system, teknologiska plattformar och öppna gränssnitt, som möjliggör överföring av data. Med hjälp av artificiell intelligens (AI) har möjlighet till automatisering av mera krävande uppgifter förbättrats ytterligare.
Vad innebär AI i bokföringen?
AI eller maskinintelligens innebär att system kan lära sig av historiska data och föreslå eller automatiskt utföra åtgärder. I ekonomisystem innebär det till exempel att systemet kan:
- analysera tidigare inköpsfakturor och föreslå rätt konto, kostnadsställe och momskod
- identifiera avvikelser och flagga upp felaktiga konteringar
- automatiskt matcha fakturor med betalningar och order
Detta leder till färre manuella steg, snabbare bokföring och högre kvalitet i data.
AI-stödd kontering av inköpsfakturor
I Netvisor kommer AI-stödet för kontering att stegvis byggas ut. För e-fakturor kan systemet redan i dag lära sig historiska konteringar och ge förslag. För skannade eller pdf-fakturor kan verktyg som Fabric AI användas. Fabric AI fungerar även med andra ekonomisystem, vilket gör det till ett alternativ för företag som inte använder Netvisor.
Tid och kostnader – så sparar du
När merparten av inköpsfakturorna kan hanteras automatiskt minskar inte bara handpåläggningen utan också kostnaderna. Skannade pappersfakturor är dyrare att hantera än e-fakturor. Genom att aktivt styra leverantörer mot e-fakturor kan företaget höja automatiseringsgraden, minska transaktionskostnader och skapa ett jämnare flöde från faktura till betalning och bokföring.
Människan är fortfarande central
Även om AI tar bort många manuella moment behövs mänsklig kompetens för att sätta upp regler, säkerställa datakvalitet, tolka lagar och analysera rapporter. Speciellt i början är det viktigt med kontroller så att systemet “lär sig” rätt och inte reproducerar fel. Dessutom krävs samarbete med leverantörer så att fakturor märks upp med rätt kostnadsställen från början – bra data in ger bra data ut.
Kom i gång
En digital bokföringsbyrå med kunniga redovisningsexperter kan hjälpa ditt företag att ta steget till en smartare och mer automatiserad ekonomiförvaltning. När bokföringen är digital och automatisk slipper du tidskrävande manuella arbetsmoment. Kontakta oss om du vill veta mer om våra automationspaket och hur vi kan hjälpa ditt företag att dra nytta av digitalisering och AI i ekonomiförvaltningen.
Vi finns här för att hjälpa dig dra nytta av digital ekonomihantering. Lämna en kontaktförfrågan!
På Accountor erbjuder vi en modern outsourcad digital bokföringstjänst som gör att du kan fokusera på din kärnverksamhet och spara tid. Utöver bokföring erbjuder vi även löneräkningstjänster och andra ekonomiförvaltningstjänster.
