Bokslutet i fokus – Kom-ihåg-lista för bokslutsmaterial och -analys
Företagets viktigaste nyckeltal framgår av bokslutet
De nyckeltal som räknas ut utifrån bokslutet visar hur ditt företag mår just nu – och vad framtiden kan föra med sig.
För många företag avslutas räkenskapsåret vid årsskiftet, vilket innebär att det snart är dags för bokslut. För att din bokförare ska kunna upprätta bokslutet behöver hen vissa underlag från dig. Genom att ta itu med detta direkt efter räkenskapsårets slut kan du i lugn och ro fokusera på att planera verksamheten för det kommande året.
Ta del av våra tips för att samla in bokslutsmaterial och tolka bokslutet!
Kom-ihåg-lista för bokslutsmaterial
Inventarielista över lagret – undertecknad
På bokslutsdagen ska en förteckning över lagret upprättas, specificerad per produkt och med sidnumrering. Inventarielistan ska innehålla datum och din underskrift.
Priserna i inventarielistan anges till anskaffningspris eller till det sannolika försäljningspriset, om detta är lägre än anskaffningspriset. Det ska också framgå om priserna är inklusive eller exklusive moms.
Företag som bedriver produktionsverksamhet ska specificera omsättningstillgångarna enligt följande:
- Råvaror och förnödenheter
- Pågående arbeten
- Färdiga produkter
Rapportering av erhållna stöd
Vissa stöd kräver kostnadsuppföljning i bokföringen. Kom överens med din bokförare om hur rapporterna ska upprättas. Om du redan har skickat rapporterna till bidragsgivaren, vänligen skicka även dessa samt eventuella utbetalningsbeslut till din bokförare för bokslutet.
Kundfordringar och leverantörsskulder per bokslutsdagen
För bokslutet behövs en lista över utestående kundfakturor – alltså försäljning som fakturerats under räkenskapsåret men som kunden betalar först under nästa år. En motsvarande lista behövs för leverantörsskulder – fakturor som företaget mottagit men ännu inte betalat. Dessa uppgifter fås oftast från bokföringsprogrammet, men inte alltid.
Det behövs också information om eventuella försäljningar som ännu inte fakturerats per bokslutsdagen. Förskottsfakturor relaterade till försäljning ska också rapporteras.
Kontantkassans saldo – undertecknat
Bokslutet kräver uppgift om kontantkassans saldo på bokslutsdagen. Kom ihåg att datera och underteckna saldorapporten.
Semesterlöneskuld och lönefordringar
Bokslutet ska innehålla uppgifter om semesterlöneskulden och tillhörande lagstadgade avgifter. Om det finns obetalda löner vid bokslutsdagen ska dessa också tas med.
Dessa uppgifter fås vanligtvis från löneprogrammet.
Tvister och eventuella förpliktelser
Har företaget en pågående tvist med kund eller leverantör? Informera din bokförare – det kan påverka bokslutet, exempelvis genom eventuella skadestånd.
Konton, lån, säkerheter och ansvar
Bokslutet kräver information om kontosaldon, räntor, upplupna räntor, lånebelopp, amorteringar kommande räkenskapsår, lån som förfaller om mer än fem år, garantier, pantsättningar, ansvarsförbindelser samt värdepapper, deras värde och transaktioner.
Be din finansiär om följande dokument:
- Saldo- och ränteintyg
- Specifikation av ansvar och säkerheter
- Pantförteckning
- Saldoverifikationer
- Utdrag för värdepapper, fonder och fondkonton
- Leasingavtal och -ansvar
- Gravationsbevis
Avvikande händelser
Har något ovanligt inträffat i företagets verksamhet eller omvärld under räkenskapsåret – eller efter dess slut? Informera din bokförare, då det kan påverka bokslutet.
Fel från tidigare räkenskapsår
Har det under året förekommit affärshändelser som gäller tidigare räkenskapsår? Informera bokföraren – dessa ska beaktas i bokslutet.
Transaktioner med närstående
Bokföraren behöver information om affärer med närstående parter. Beskriv transaktionens art, värde och med vilken närstående part den gjorts.
Garantiåtaganden
Har sålda produkter eller tjänster garanti? Informera bokföraren om dessa åtaganden.
Administrativa uppgifter
- Organisationsstruktur och förändringar under året
- Aktiebok och aktieägarförteckning, särskilt vid förändringar
- Ersättningar till aktieägare och deras närstående vid årets slut
- Styrelsens och VD:s löner under året
- Genomsnittligt antal anställda under året
- Eventuella köpebrev, skuldebrev och andra avtal (om inte redan inlämnade)
- Protokoll från styrelse- och bolagsstämmor
- Beslut om förskottsskatt och slutlig beskattning
- Fastighetsbeskattningsbeslut
- Uppdaterat utdrag ur handelsregistret
Med hjälp av detta material kan din bokförare upprätta företagets bokslut. När du lämnar in materialet i god tid blir det också lättare att förbereda sig inför eventuell revision. När bokslutet är klart krävs din underskrift.
Är du redan kund hos oss? Om du har frågor om att lämna in bokslutsmaterial hjälper din kontaktperson dig gärna. Vill du veta mer om våra tjänster? Lämna en kontaktförfrågan så diskuterar vi dina behov!
Tips för att tolka bokslutet
Att tolka bokslutet ger en tydligare bild av hur det går för ditt företag och vad framtiden kan tänkas föra med sig. Nedan förklarar vi hur du kan förstå bokslutet bättre!
Bokslutet visar om företagets verksamhet har gett det önskade resultatet. En tillbakablick på det gångna året hjälper också till att planera framtida åtgärder. Många nöjer sig dock med att titta på resultaträkningen – och där enbart på den nedersta raden. Det är förstås en viktig siffra, eftersom den påverkar det egna kapitalet i balansräkningen. Men för att verkligen förstå vad som har hänt i företaget under året, och varför, behöver man granska bokslutet i sin helhet.
Balansräkningen – särskilt det egna kapitalet – sammanfattar företagets historia, nuläge och framtid. Den speglar hela företagets livscykel, medan resultaträkningen endast visar ett enskilt räkenskapsår.
Vilka faktorer i bokslutet visar tydligast på ditt företags livskraft?
När du tolkar bokslutet bör du kunna besvara tre centrala frågor:
- Är resultatet tillräckligt?
- Är kapitalstrukturen sund?
- Räcker pengarna – nu och i framtiden?
De återkommande och snabba globala störningarna i den ekonomiska och marknadsmässiga omvärlden har förändrat hur vi prioriterar traditionella nyckeltal. Naturligtvis är lönsamheten fortfarande avgörande för företagets fortlevnad. Den kan följas upp genom traditionella nyckeltal som bruttovinstmarginal och rörelseresultat.
Tillräckligt eget kapital, ett starkt kassaflöde och god förmåga att tåla förluster har blivit avgörande faktorer för ditt företags framtid.
Soliditet och likviditetsnyckeltal ger den tydligaste bilden av ditt företags förmåga att uppfylla sina förpliktelser – även i tider av osäkerhet.
Kassaflödesanalysen ger ofta en mer heltäckande bild än resultaträkningen. Ett enkelt och effektivt sätt att förutse en likviditetskris är att jämföra det ackumulerade rörelseresultatet i resultaträkningen med det ackumulerade kassaflödet från den löpande verksamheten i kassaflödesanalysen. Båda mäter samma pengar – rörelseresultatet enligt prestationsprincipen och kassaflödet enligt kassaprincipen.
Ett årligt bokslut räcker inte som beslutsunderlag. Alla företag behöver aktuell månadsrapportering samt rullande prognoser för resultat, finansiering och kassaflöde.
Med hjälp av dessa verktyg kan ditt företag agera tillräckligt snabbt vid förändringar i det ekonomiska läget.
Vi anser att alla företag bör upprätta en budget. En noggrant utarbetad budget är ett utmärkt verktyg även för att uppskatta förskottskatten för räkenskapsåret. Skatteförvaltningens beslut om förskottskatt baseras ofta på ett två år gammalt bokslut. Det innebär att skatten endast blir korrekt om verksamheten är stabil och fortsätter i samma form från år till år.
Av bokslutet kan man framför allt utläsa om det har funnits förutsättningar för en lönsam affärsverksamhet. Det går till exempel att analysera förändringar i omsättning och resultat, och fundera på om dessa beror på säsongsvariationer eller om de är av mer bestående karaktär. Om ett företag lyckas hålla en stabil omsättning och ett jämnt resultat från år till år, tyder det på goda relationer med intressenter och en sund affärsverksamhet.
Bokslutet är ett bra verktyg för att utveckla verksamheten. Med hjälp av det kan man fundera över orsakerna till uppkomna problem och göra nödvändiga korrigerande åtgärder. Det går också att i viss mån förutse framtiden genom att titta på resultatet från det gångna året.
De 5 viktigaste sakerna som en företagare bör följa upp med hjälp av bokslutet
1. Lönsamhet
Resultatet som syns i resultaträkningen visar tydligt hur lönsam verksamheten är. Om resultatet år efter år är negativt, är förutsättningarna för att fortsätta svaga. Årets resultat visar förändringen i ägarnas förmögenhet.
Många företag kan ha en positiv omsättningsutveckling men vid bokslutstillfället visar det sig att resultatet inte motsvarar förväntningarna. En möjlig orsak är att företagaren inte har tagit hänsyn till alla kostnader i verksamheten, eller att förändringar i omsättningstillgångarna inte har följts upp under räkenskapsåret.
Endast ett lönsamt företag kan investera i framtiden genom att utveckla sina tjänster eller produkter. Ett centralt mått på lönsamhet är vinsten. Det är beloppet i euro som är avgörande, eftersom det måste räcka till finansiella kostnader, amorteringar på lån, skattebetalningar och eventuell vinstutdelning.
Företagets nyckeltal som hjälper dig att följa lönsamheten i bokslutet:
- EBITDA %
- Rörelsemarginal %
- Nettovinst %
Dessa procenttal är bra för att följa resultatets utveckling, men man får inte glömma bort beloppen i euro. Till exempel: räcker rörelseresultatet i euro till för att täcka finansieringskostnader, amorteringar på främmande kapital, utdelningar och skatter?
Lönsamhetsmått inkluderar även avkastning på sysselsatt kapital och avkastning på eget kapital:
- Avkastningen på sysselsatt kapital är ett av de viktigaste nyckeltalen som erhålls genom bokslutsanalysen. Den mäter den avkastning som genererats på det kapital som investerats i företaget och som kräver ränta eller annan form av avkastning. Avkastningsnivån bör åtminstone motsvara den ersättning som företaget betalar för användningen av främmande kapital. Till det sysselsatta kapitalet räknas både eget kapital och räntebärande skulder.
- Avkastningen på eget kapital beskriver företagets förmåga att ta hand om det kapital som ägarna har investerat i företaget. Avkastningskravet bestäms i stor utsträckning enligt de mål som ägarna har satt upp, mål som i sin tur påverkas av investeringsriskens nivå. Den nedre gränsen för avkastningsnivån definieras vanligtvis utifrån den avkastning som kan erhållas från en riskfri investering på marknaden.
2. Soliditet
Soliditet beskriver hur sund företagets finansieringsstruktur är, det vill säga att andelen främmande kapital inte är dominerande. När det egna kapitalet är tillräckligt och andelen främmande kapital inte är för stor, har företaget en buffert för sämre tider samt möjlighet att ta ytterligare lån, till exempel för investeringar.
Företagets långfristiga och kortfristiga skulder framgår av balansräkningen. Det lönar sig också att rikta blicken mot noterna, där det anges om det finns skulder som förfaller om mer än fem år. Dessa siffror följs av intressenter: om det finns få kortfristiga skulder och omsättningen är god, kan företaget anses vara en pålitlig samarbetspartner.
Exempel på ett nyckeltal som används för att följa soliditeten i bokslutet:
- Soliditetsgrad: (eget kapital / balansomslutning * 100 %)
För att stärka det egna kapitalet bör man vid planering av vinstutdelning först räkna ut hur mycket medel bolaget behöver behålla för att trygga den fortsatta verksamheten. Först därefter fattas beslut om utdelning.
3. Likviditet
Företagets likviditet är god när de kortfristiga skulderna i balansräkningen kan täckas med kortfristiga finansiella tillgångar – när som helst.
Likviditeten framgår inte som färdiga nyckeltal i bokslutet. För att kunna tolka den behövs information om hur mycket kortfristiga fordringar och likvida medel företaget har, samt hur mycket kortfristigt främmande kapital och erhållna förskott som finns. Utifrån dessa uppgifter skapas ett indexvärde som ger en bild av företagets likviditet.
Indexvärdet är särskilt viktigt när man överväger att inleda samarbete med en ny partner. Om bokslutet visar att företaget har svag likviditet, kan det väcka tvivel om företaget verkligen kan leverera det som utlovats – och om det är tryggt att inleda samarbete överhuvudtaget.
Nyckeltal som används för att följa likviditeten i bokslutet:
- Quick ratio: (Likvida medel + Kortfristiga fordringar / Kortfristiga skulder)
- Current ratio: (Likvida medel + Kortfristiga fordringar + Omsättningstillgångar / Kortfristiga skulder)
4. Verksamhetens effektivitet
Affärsverksamhetens effektivitet är ett begrepp som, precis som namnet antyder, beskriver hur effektivt företaget producerar varor eller tjänster i förhållande till de resurser som används – såsom tid och pengar.
Till exempel visar omsättningens tillväxtprocent och personalstyrkan den verkliga produktiviteten per arbetstimme. Genom att granska detta kan man avgöra om företaget har för många eller för få anställda och om lönerna är marknadsmässiga.
Ju bättre företagets ekonomi är, desto mer flexibelt kan det reagera på förändringar på marknaden och anpassa sin verksamhet. Framgång föder ytterligare framgång.
Tillväxt, lönsamhet och produktivitet är företagets främsta framgångsfaktorer. För att verksamheten ska vara produktiv bör förhållandet mellan insatser och resultat alltid vara mindre än ett. Då skapar företaget mervärde – inte förlust.
Nyckeltal som används för att följa verksamhetens effektivitet i bokslutet:
- Omsättning
- Förädlingsvärde
- Omsättningens tillväxtprocent
- Förädlingsvärdeprocent
- Balansomslutning
- Personalstyrka
5. Rörelsekapital
Rörelsekapitalet visar hur mycket pengar som är bundna i företagets operativa verksamhet, på grund av tidsförskjutningar mellan prestation och betalning. Till exempel måste löner ofta betalas innan företaget får betalt från kunden för det utförda arbetet. Ju mindre rörelsekapital företaget behöver, desto bättre klarar det sig. Ett lägre behov av rörelsekapital innebär lägre kapitalkostnader och bättre likviditet.
Nyckeltal som används för att följa rörelsekapitalet i bokslutet:
- Rörelsekapital = omsättningstillgångar+ kundfordringar + koncerninterna kundfordringar + fordringar avseende pågående arbeten - Leverantörsskulder - koncerninterna leverantörsskulder - förskott från kunder
- Rörelsekapital-% = 100 x rörelsekapital / omsättning (12 månader)
Tillsammans med bokföraren kan du maximera nyttan av bokslutet
Bokförarens uppgift är att uppmärksamma företagaren på viktiga ekonomiska frågor i företaget. När bokföraren gör månadsrapportering eller bokslut och upptäcker avvikelser – till exempel att det egna kapitalet blivit negativt – informerar hen företagaren om detta. Du kan använda tjänsten Accountor Taseluotsi för att stärka ditt företags kapitalstruktur.
Det viktigaste är ändå ett kontinuerligt samarbete och tillräckligt noggrann resultatrapportering på månadsnivå, så att bokslutet inte kommer som en överraskning för företaget.
Accountors tjänster inkluderar även bokslutsmöten samt regelbundna månads- och kvartalsgenomgångar under ledning av våra ekonomichefer. Under mötena går vi tillsammans igenom företagets balansställning och resultatutveckling, eller uppdaterar vid behov prognoserna.
Våra mångsidiga och högkvalitativa rapporteringstjänster underlättar tolkningen av bokslut samt upprättandet av budgetar och kassaflödesprognoser. Med hjälp av dessa tjänster får du rapporter om nyckeltal som är relevanta för ditt företag – samt helt skräddarsydda rapporter för just din verksamhet.
