Enskild firmas skatteavdrag – Dra av åtminstone dessa 10 väsentliga kostnader
Ta hänsyn till dessa avdragsgilla kostnader för enskild firma
Som enskild näringsidkare funderar du kanske på vilka kostnader du kan dra av i deklarationen. Är det möjligt att dra av kontorsmaterial, marknadsföringskostnader eller arbetskläder? I den här artikeln går vi igenom de vanligaste avdragsgilla kostnaderna som är direkt kopplade till din verksamhet.
Att utnyttja skatteavdrag fullt ut ger ett konkret ekonomiskt mervärde för varje enskild näringsidkare. Därför är det smart att alltid ha koll på vilka kostnader som är avdragsgilla!
I många fall sköter din bokförare avdragen baserat på de kvitton och underlag du lämnar in. Om du är osäker på om en kostnad är avdragsgill eller hur den ska hanteras – fråga din bokförare!
Vad betyder skatteavdrag?
Ett skatteavdrag är en kostnad som du har rätt att dra av från din beskattningsbara inkomst. Skatteavdraget minskar alltså det belopp som du måste betala skatt på. Därmed minskar även den slutliga skatten du ska betala.
Avdragsgilla kostnader är i huvudsak de utgifter i näringsverksamheten som är kopplade till att förvärva och behålla inkomster. Privata utgifter kan inte dras av som företagets kostnader. Kom ihåg att avtal som rör företagets kostnader måste tecknas i företagets namn.
1. Kontorsmaterial, verktyg och mindre inköp
Som företagare har du ofta en hel del kontorsmaterial i arbetsrummet – högar med papper, kuvert, pärmar, pennor och andra vardagliga saker. Om materialet är inköpt för företagets bruk är kostnaderna alltid avdragsgilla i beskattningen.
Förutom kontorsmaterial hamnar många andra verktyg, utrustningar och varor som behövs i verksamheten på företagets inköpslista.
Enligt lagen kan du dra av som kostnad direkt vid inköpstillfället sådana tillgångar som:
- har en sannolik livslängd på högst tre år (så kallade kortlivade tillgångar), eller
- har ett anskaffningsvärde på högst 1 200 euro (exkl. moms), vilket räknas som småanskaffning.
Om du köper kortlivade tillgångar för din verksamhet finns ingen beloppsgräns, men du måste kunna visa att livslängden är högst tre år. Exempelvis kan restauranger räkna inköp av serviser som kortlivade tillgångar. Även datorer och telefoner kan räknas som kortlivade om småanskaffningsregeln inte gäller på grund av beloppsgränsen.
Skrivare och bärbara datorer som köps för företagsbruk är bra exempel på småanskaffningar som många soloföretagare gör. Observera dock att du under ett skatteår får dra av högst 3 600 euro som småanskaffningar.
Större investeringar, som maskiner och möbler, kan dras av under flera år genom så kallade avskrivningar. Det innebär att anskaffningskostnader som överstiger småanskaffningsgränsen (1 200 euro) fördelas över flera år. Avskrivningar gör det möjligt att jämnt fördela kostnaderna för större investeringar, vilket förbättrar företagets kassaflöde och ekonomiska situation. Det är viktigt att hålla ordning på alla lån, räntor och avskrivningar för att kunna utnyttja dessa skatteavdrag effektivt.
2. Programvaror och onlinetjänster
Många företagare använder gratisprogram, men det finns också många som utökar sina möjligheter genom att köpa betalda licenser. Licensinköp för program som används i verksamheten är avdragsgilla kostnader, liksom exempelvis server- och domänavgifter för företagets webbplats.
Även telefon- och internetkostnader som är kopplade till verksamheten kan dras av, även om det inte alltid är helt enkelt att skilja mellan privat och arbetsrelaterad användning. Den privata delen får inte dras av som företagskostnad. Det är klokt att diskutera detta med din bokförare
3. Marknadsföringskostnader
Marknadsföring för enskild firma kan innebära allt från en tidningsannons till digital- eller sökordsannonsering (t.ex. Google) via en reklambyrå. Kostnader för synlighetstjänster på sociala medieplattformar som Meta, LinkedIn och TikTok räknas också som reklamkostnader.
Oavsett om kampanjen riktar sig till befintliga eller nya kunder är reklamkostnader i regel avdragsgilla. Även utgifter för vanliga reklampresenter eller marknadsföringsevenemang räknas som avdragsgilla kostnader.
4. Representationskostnader
Av representationskostnader kan du dra av 50 % i beskattningen. Observera att momsavdrag inte är möjligt för representationsutgifter.
Representationskostnader är utgifter som är kopplade till att visa gästfrihet eller uppmärksamhet mot kunder eller affärskontakter.
I praktiken handlar det oftast om exempelvis representationsgåvor, restaurangbesök, servering eller lokalhyror. Representationskostnader riktas alltid utanför företaget. Skillnaden mellan representationskostnader och marknadsföringskostnader kan ibland vara svår att avgöra.
Representationskostnader och marknadsföringskostnader är båda företagsutgifter, men deras syfte och karaktär skiljer sig åt. Representationskostnader är direkt kopplade till att upprätthålla och stärka kundrelationer. De omfattar kostnader för gästfrihet eller uppmärksamhet mot kunder eller affärskontakter, såsom middagar, affärsevenemang och gåvor till kunder. I beskattningen kan endast 50 % av representationskostnaderna dras av, och momsavdrag är inte möjligt.
Marknadsföringskostnader däremot är kopplade till reklam för företagets produkter eller tjänster och syftar till att främja försäljningen. Målet är att nå en bredare kundkrets och öka synligheten. Exempel på marknadsföringskostnader är reklamkampanjer, underhåll av webbplats, annonser i sociala medier samt tryckt reklam. Marknadsföringskostnader är normalt helt avdragsgilla i beskattningen, inklusive momsavdrag.
Sammanfattningsvis fokuserar representationskostnader på att stärka relationer, medan marknadsföringskostnader syftar till att öka synlighet och försäljning.
5. Firmans lokal- och kontorskostnader
Många enskilda näringsidkare har inga separata lokaler utan arbetar hemifrån. I sådana fall har företagaren rätt till avdrag antingen för de faktiska kostnaderna för arbetsutrymmet eller enligt Skatteförvaltningens fastställda schablonbelopp för arbetsrumsavdrag.
Arbetsrumsavdraget görs i företagaren personliga skattedeklaration. Avdrag baserat på faktiska kostnader anges i företagets skattedeklaration. För att kunna göra avdrag för faktiska kostnader måste du kunna redovisa dem på ett tillförlitligt sätt.
I beskattningen avgörs valet mellan arbetsrumsavdrag och faktiska kostnader genom en helhetsbedömning. Faktorer som påverkar beslutet är bland annat omsättningens storlek, bransch, antal personer som bor i bostaden samt bostadens och arbetsrummets yta.
Om du drar av de faktiska kostnaderna för användningen av din bostad (t.ex. hyra, el, vatten osv.) kan avdraget beräknas proportionerligt mot arbetsutrymmets yta. Om arbetsrummet till exempel upptar 20 kvadratmeter av en bostad på 100 kvadratmeter kan du dra av 20 % av bostadens kostnader.
Mer detaljerad information om avdraget finns i Skatteförvaltningens anvisning Hyra och utgifter för arbetsrum
6. Avdrag för bilkostnader i enskild firma
Bilkostnader som är kopplade till näringsverksamheten är avdragsgilla från företagets inkomster. Avdragen görs antingen i bokföringen eller som ett tilläggsavdrag i skattedeklarationen (kilometerersättning), beroende på hur bilen har använts.
För enskild firma är den viktigaste frågan hur stor andel av körningarna som är arbetsrelaterade. Det är viktigt att noggrant dokumentera körningarna i en körjournal.
Om mindre än hälften av årets körda kilometer är arbetsresor räknas bilen som privat i beskattningen. Då är det enklaste sättet att dra av ett belopp motsvarande den skattefria kilometerersättningen för arbetsresorna som ett tilläggsavdrag i deklarationen. Om bilkostnader redan finns i bokföringen minskas tilläggsavdraget med motsvarande belopp.
Privata körningar får inte dras av.
Om mer än hälften av årets körda kilometer är arbetsresor räknas bilen som en tillgång i näringsverksamheten. Då dras en proportionell del av bilens kostnader (t.ex. bränsle, avskrivningar, försäkringar och service) av i företagets skattedeklaration.
Vid beräkning av privat- och arbetsresor ska man komma ihåg att resor mellan hemmet och arbetsplatsen räknas som privata.
När det gäller moms finns det många begränsningar kring inköp, användning och försäljning av fordon. Mer information om dessa begränsningar och om avdrag för bilkostnader finns på Skatteförvaltningens webbplats.
Nooga - En ekonomitjänst för företagare. Bokföring till fast pris – från 89 €/månad
7. Hur är det med avdragsrätten för arbetskläder?
Avdragsrätten för arbetskläder i beskattningen beror helt på vilken typ av arbete du utför. Som huvudregel gäller att du har rätt till avdrag om kläderna inte kan användas någon annanstans än i arbetet.
Även om du måste representera i ditt arbete kan du inte dra av kostnaden för en kavaj eller kostym som företagsutgift – det är kläder som du lika gärna kan använda privat. Däremot är situationen annorlunda för olika typer av skyddskläder, overaller eller arbetsskor för säkerhet
8. Utbildningskostnader
Om du deltar i kurser eller utbildningar som är kopplade till utveckling eller uppdatering av din företagsverksamhet eller yrkeskompetens, kan du dra av kostnaderna i beskattningen. Detta omfattar både kursavgifter och eventuella resekostnader. Du kan även dra av kostnader för studiematerial som hör till utbildningen, såsom böcker och läromedel.
Att utnyttja utbildningskostnader som skatteavdrag minskar inte bara din beskattningsbara inkomst, utan främjar också din professionella utveckling och konkurrenskraft på marknaden.
Du kan läsa mer i Skatteförvaltningens anvisning Utbildningskostnader för enskilda näringsidkare.
9. Räntekostnader
Om ditt företag har tagit ett lån för att finansiera verksamheten har du möjlighet att dra av räntekostnaderna i beskattningen. Denna regel gäller bland annat företagslån samt kreditkortsskulder som uppstått genom inköp relaterade till näringsverksamheten. Däremot kan du inte dra av räntor på lån som tagits för privata uttag.
10. Andra skatteavdrag för enskild firma
Utöver de ovan nämnda kan företagaren även ha avdragsgilla kostnader för bland annat:
- bokföringskostnader – inklusive Accountors bokföringstjänster
- facklitteratur och branschtidningar
- FöPL-försäkring och avgifter
- kostnader för att starta företaget
- medlemsavgifter i branschorganisationer
- resekostnader
- företagshälsovård osv
Observera att lagstiftningen kring skatteavdrag innehåller många undantag. Kom ihåg att spara alla kvitton och dokument för eventuella kontroller
