Диджитализация шагает по Украине! На очереди - новые электронные трудовые книжки
Accountor Ukraine сообщает, что 10.06.2021 вступает в силу Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» от 05.02.2021 г. № 1217-IX.
Следовательно, учет трудовой деятельности будет вестись в электронном виде путем внесения сведений в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее - «Реестр»). Закон устанавливает пятилетний переходный период для включения в Реестр сведений из бумажных трудовых книжек о трудовой деятельности работника.
По замыслу законодателей, новый формат ведения трудовой деятельности должен уменьшить затраты работодателей на ведение бумажного документооборота и упростить доступ к информации о трудовом стаже, образовании и квалификации работников, а самое главное – автоматическое назначение пенсии.
В течение переходного периода будет применяться как бумажная трудовая книжка, так и электронная форма уже имеющихся или внесенных сведений о трудовой деятельности работника из Реестра.
В данной заметке мы проанализировали практические аспекты перехода на электронные трудовые книжки.
Каким образом будет проходить процесс переноса данных в Реестр?
Сведения о трудовой деятельности будут вноситься в Реестр путем загрузки отсканированных копий трудовой книжки с обязательным наложением квалифицированной электронной подписи. Перенос сведений из бумажного формата в цифровой может быть осуществлен:
- работодателем: подача сканированных копий трудовых книжек своих работников с наложением цифровой подписи работодателя в Реестр с последующим оцифровкой Пенсионным фондом Украины (далее - «ПФУ»)
- застрахованным лицом (работником) через вебпортал электронных услуг ПФУ путем создания личного кабинета и с наложением собственного цифровой подписи (можно получить в обслуживающем банке, информацию необходимо уточнить у менеджера банка).
Ответственность за достоверность предоставленных сведений возлагается на лицо, которое своей электронной подписью утверждает подачу сведений в реестр. Поэтому перед подачей сведений в Реестр рекомендуем провести аудит бумажных трудовых книжек. Кроме этого, советуем использовать лицензионное программное обеспечение для уверенности в том, что персональные данные работников не попадут в свободный доступ в сеть. Помните, что работодатель несет ответственность в случае разглашения персональных данных.
Обратите внимание, что для качественной обработки и во избежание ошибок следует учитывать требования нормативно-правовых актов и ПФУ к оформлению трудовых книжек и их скан-копий.
После переноса сведений в Реестр работодатель будет обязан выдать оригинал бумажной трудовой книжки работнику. По желанию работника работодатель будет продолжать вносить записи о работе в бумажную трудовую книжку. Однако, трудовая книжка в бумажном виде будет уже храниться у самого работника и при необходимости внесения записи он будет предъявлять трудовую книжки работодателю для заполнения. То есть, по требованию сотрудника работодатель обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о работе.
В случае увольнения работника, ведение трудовой книжки которого осуществлялось в электронном формате, работодатель выдаёт сотруднику только копию приказа об увольнении, проводит окончательные расчеты и делает соответствующую запись в Реестре. В случае увольнения работника, по просьбе которого параллельно велась трудовая книжка в бумажном виде, после предъявления таким работником бумажной трудовой книжки, работодатель делает соответствующую запись. Невнесение любых сведений об увольнении работника в бумажную трудовую книжку и ее невыдача в случае, если работник не предъявит такое требование и не предоставит трудовую книжку для заполнения, не будет иметь негативных последствий для работодателя.
Автоматизация назначения пенсионных выплат
Переход в цифровой формат позволит работнику и ПФУ назначать пенсии автоматически и без бумажного сбора документов в подтверждение трудовой деятельности за весь период. Напомним, что персонифицированный учет в ПФУ введен с 2000 года, поэтому информация о работниках (трудовой стаж) уже содержится в Реестре начиная с 2000 года.
Итак, работнику необходимо будет лишь выбрать в личном кабинете ПФУ одну из имеющихся опций:
- назначить пенсию;
- отсрочить выход на пенсию для получения повышения к пенсии на 0,5%–0,75% (когда лицо по достижению пенсионного возраста продолжает работать)
- назначить пенсию и предоставить сведения о получаемой заработной плате за период до 2000 года и учете таких данных для вычисления размера пенсионной выплаты.
После перевода трудовой документации в цифровой формат работник сможет просматривать имеющуюся в Реестре информацию о собственном трудовом и страховом стаже в личном кабинете на вебпортале ПФУ (portal.pfu.gov.ua).
Итак, диджитализация трудовой документации должно призвана упростить как учет трудовой деятельности, так и последующий выход на пенсию. Мы в Accountor Ukraine всегда готовы профессионально проконсультировать по поводу быстрого и качественного перехода на электронные трудовые книжки.
