Діджиталізація крокує Україною! На черзі – нові електронні трудові книги
Accountor Ukraine повідомляє, що 10.06.2021 набуває чинності Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX. Відтак, облік трудової діяльності буде вестися в електронному вигляді шляхом внесення відомостей до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (далі – «Реєстр»). Закон встановлює п'ятирічний перехідний період для включення до Реєстру відомостей з паперових трудових книжок про трудову діяльність працівника.
За задумом законодавця, новий формат ведення трудової діяльності має зменшити роботодавцям витрати на ведення паперового документообігу та спростити доступ до інформації про трудовий стаж, освіту та кваліфікацію працівників, та найголовніше – автоматичне призначення пенсії.
Протягом перехідного періоду застосовуватиметься як паперова трудова книжка, так і електронна форма уже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність працівника з Реєстру.
У цьому дописі ми проаналізували практичні аспекти переходу на електронні трудові книжки.
Яким чином відбуватиметься процес перенесення даних до Реєстру?
Відомості про трудову діяльність вноситимуться до Реєстру шляхом завантаження сканованих копій трудової книжки із обов'язковим накладенням кваліфікованого електронного підпису. Перенесення відомостей із паперового формату у цифровий може бути здійснено:
- роботодавцем: надання сканованих копій трудових книжок своїх працівників із накладенням цифрового підпису роботодавця до Реєстру з подальшим оцифруванням Пенсійним фондом України (надалі – «ПФУ»)
- застрахованою особою (працівником) через вебпортал електронних послуг ПФУ шляхом створення особистого кабінету та з накладенням власного цифрового підпису (можливо отримати в обслуговуючому банку, інформацію необхідно уточнювати у менеджера банку).
Відповідальність за достовірність наданих відомостей покладається на особу, яка своїм електронним підписом затверджує подачу відомостей до реєстру. Тому перед подачею відомостей до Реєстру рекомендуємо провести аудит паперових трудових книжок. Крім цього, радимо використовувати ліцензоване програмне забезпечення заради впевненості, що персональні дані працівників не потраплять у вільний доступ у мережу. Пам’ятайте, що роботодавець несе відповідальність у випадку розголошення персональних даних.
Зверніть увагу, що для якісного опрацювання та уникнення помилок потрібно враховувати вимоги нормативно-правових актів та ПФУ до оформлення трудових книжок та їхніх скан-копій. Після перенесення відомостей до Реєстру роботодавець буде зобов'язаний видати оригінал паперової трудової книжки працівнику. За бажанням працівника, роботодавець продовжуватиме вносити записи про роботу до паперової трудової книжки. Проте, трудова книжка у паперовому вигляді буде вже зберігатися у самого працівника та при необхідності внесення запису він пред’являтиме трудову книжки роботодавцю для заповнення. Тобто, на вимогу працівника роботодавець зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про роботу.
У разі звільнення працівника, ведення трудової книжки якого відбувалося у електронному форматі, такому працівнику роботодавець видає лише копію наказу про звільнення, проводить остаточні розрахунки та робить відповідний запис у Реєстрі. У разі звільнення працівника, на прохання якого було ведено паралельно трудову книжку у паперовому вигляді, після пред’явлення таким працівником паперової трудової книжки, роботодавець робить відповідний запис. Невнесення будь-яких відомостей про звільнення працівника у паперову трудову книжку та її невидача у разі, якщо працівник не заявить таку вимогу та не надасть трудову книжку для заповнення, не матиме негативних наслідків для роботодавця.
Автоматизація призначення пенсійних виплат
Перехід у цифровий формат надасть можливість працівнику та ПФУ призначати пенсії автоматично та без паперового збирання документів на підтвердження трудової діяльності за весь період. Нагадаємо, що персоніфікований облік у ПФУ запроваджено з 2000 року, тому інформація про працівників (трудовий стаж) вже міститься в Реєстрі починаючи з 2000 року.
Отже, працівнику необхідно буде лише обрати в особистому кабінеті ПФУ одну з наявних опцій:
- призначити пенсію;
- відтермінувати вихід на пенсію для одержання підвищення до пенсії на 0,5%-0,75% (коли особа по досягненню пенсійного віку продовжує працювати);
- призначити пенсію та надати відомості про отримувану заробітну плату за період до 2000 року та врахування таких даних для обчислення розміру пенсійної виплати.
Після переведення трудової документації у цифровий формат працівник зможе переглядати наявну в Реєстрі інформацію про власний трудовий та страховий стаж в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ (portal.pfu.gov.ua). Отже, диджиталізація трудової документації покликана спростити як облік трудової діяльності, так і подальший вихід на пенсію.
Ми в Accountor Ukraine завжди готові надати професійні поради для швидкого та якісного переходу на електронні трудові книжки.
