Hopp til hovedinnhold
Blogg

9 steg til å lage en knakende god jobbanalyse

Når du skal rekruttere eller leie inn en ny medarbeider er det viktig å gjøre en grundig og god refleksjon rundt hva behovet er for fremtiden.

Er du helt sikker på at rollen skal være akkurat slik den har vært frem til nå? Eller er tiden inne for å gjøre tilpasninger, endringer og justeringer? 

En god og gjennomtenkt jobbanalyse er ofte det første steget for å gjøre en vellykket ansettelse. Denne gjør at du enklere kan velge den som passer best i stillingen, og som har riktig motivasjon for å ta jobben. 

Hva er en jobbanalyse, helt konkret? Kort sagt er jobbanalyse en beskrivelse og en kravspesifikasjon som beskriver relevante forventninger og ønsker til din nye medarbeider. Disse er ofte avgjørende for hvem du ender opp med å ansette.

 

Her er de ni stegene du bør gå gjennom når du skal lage en god jobbanalyse: 
Hva er en jobbanalyse

1. Hvilken kompetanse bør kandidaten ha?

Dette er det viktig å ha klart for seg før man søker etter kandidater. Bestem dere for hvilken kompetanse som er tilstrekkelig og hva som er ønskelig utover det. 

Utdanning og spesialisering

I mange jobber og mange bransjer finnes det ulike former for autorisasjoner, sertifiseringer og lignende. Tenk gjennom hva som er nødvendig eller et absolutt krav. Det er lett å gå seg litt fast i ett spor når det gjelder utdanning, mange ganger finnes andre spennende utdanningsretninger som også kan fungere.

I dag finnes det mange spesialiseringer som ikke eksisterte for bare få år siden, for eksempel innenfor bruk av kunstig intelligens, produktutvikling og digitalisering. Kanskje ditt krav om sivilingeniør fra NTNU blir for snevert? Vær åpen for alternativer som også kan fungere. Det viktigste er at du gjør en aktiv vurdering, og setter deg inn i hva som finnes der ute. 

Sertifiseringer og kurs

Hvilke krav har du til IT-kompetanse og erfaring? Er det viktig med sertifiseringer, spesielle kurs? Hva med noe så banalt som førerkort? Alt dette bør det gjøres en bevisst vurdering rundt der det er relevant. 

2. Hva slags erfaring bør kandidaten ha?

Hvilken erfaring er relevant for denne stillingen? Reflekter om kandidaten bør ha erfaring fra tilsvarende bransjer, eller om det kanskje er bransjeerfaring fra andre felt som er verdifullt for din bedrift i fremtiden. Dersom dere skal lansere virksomheten i nye markeder kan det være nyttig med ny erfaring. 

For administrative eller forretningsorienterte roller kan det være nyttig med input fra andre bransjer. Men skal du ansette noen med faglig tyngde spesifisert innenfor en smal bransje kan det være mer viktig med konkret bransjeerfaring. 

Det er også klokt å gjøre en vurdering ut i fra et faglig perspektiv hvor mye erfaring det kreves av kandidaten for å gjøre en god jobb. Hvis dere skal ansette en regnskapssjef bør dere tenke over hvor mye erfaring med regnskap søkeren faktisk bør ha. Tenk gjennom hvilke emner innenfor faget som søkeren må kunne. 

Snakk gjerne med de som skal være direkte kolleger med den nye medarbeideren, og lederen hvis ikke det er deg. Få innspill til hvilke forventninger de har til den som skal ansettes.

3. Personlige egenskaper: Hva slags type menneske passer til denne stillingen?

Å definere hva slags mennesketype som passer til å gjøre jobben kan være vanskelig. Det er fort gjort å bruke ord som kan bli oppfattet som svulstige og uklare.

Dette er vårt tips: Ta et steg tilbake og forsøk å beskrive adferden dere ønsker å se fra en person i denne rollen.

I dag finnes det gode verktøy for å måle (nøytralt og objektivt) en persons sannsynlige adferd sammenlignet med en relevant normgruppe. Disse verktøyene gjør det enklere å få et praktisk grep om hva det kan bety i hverdagen om du får en viss type adferd fremfor noe annet. Les om hvilke tester som brukes av våre rekrutterere for å sikre objektive vurderinger av kandidater.

Ha realistiske forventninger, ikke let etter egenskaper som motstrider hverandre

Det er lett å gå i «fellen» og begynne å beskrive en person som har adferd og egenskaper som knapt er mulig å finne. Derfor er det viktig å være realistisk i forventningene som prioriteres. Det finnes mange eksempler på stillingsbeskrivelser hvor man skal være «fleksibel og strukturert» eller andre beskrivelser som fort blir motstridige. Det viktigste er at du har et bevisst forhold til hva du velger å prioritere, og gjerne også prioritere hvilke personlige egenskaper som er viktigere enn andre. Noen ting er «need to have» og andre ting er «nice to have». 

I alle ansettelser er det mennesker og ikke maskiner vi skal ansette, og mennesker er mangfoldige og dynamiske vesener. 

4. Hvem bør lage jobbanalysen?

Den viktigste er at den eller de som som «eier» rekrutteringen er involvert. Det er ofte den personen hos deg som tar siste beslutning på hvilken person som skal ansettes. I tillegg kan kollegaer, andre ledere, HR, kunder og samarbeidspartnere ha mange nyttige innspill og informasjon til oss når man skal lage jobbanalyse.

Forsøk å gjør en 360 graders vurdering av hvem som vil ha noe med denne rollen å gjøre, da har du kommet langt. 

Det er tidkrevende å gjøre en grundig jobbanalyse. Om dagene dine er fylt opp fra før kan det være lurt få ekstern hjelp til dette fra noen som kan det godt. Accountor Rekruttering & Innleie er spesialister på rekruttering til stillinger innenfor regnskap, økonomi og administrasjon. Les om hva våre kunder synes om oss.

5. Kartlegg betingelser og vilkår

Lønns- og arbeidsvilkår er viktig å kartlegge slik at du kan vurdere om du har konkurransedyktige betingelser å tilby. Mange potensielle søkere der ute er opptatt av alt fra pensjons- og forsikringsordninger du kan tilby, ferieordninger, praktisering av fridager, arbeidssted, bruk av hjemmekontor og andre ting. 

6. Bedriftens arbeidsspråk: Hva er minimimumskravet til språkkunnskaper?

Bedriftens arbeidsspråk vil avgjøre hvilke språkkunnskaper du må sette som minimumskrav. Vi anbefaler å ha en bevisst holdning til hvilket nivå du ønsker at personen skal beherske språket på, både skriftlig og muntlig. Her er det igjen viktig å være beviss på hva som er nødvendig kunnskap, og hva som er ønskelig. 

7. Hvorfor ansetter vi? Beskriv bakgrunnen for ansettelsen

Det er også klokt å beskrive bakgrunnen for hvorfor man rekrutterer. Er det en erstatning eller nyopprettet stilling? Kan det være spesielle omstendigheter rundt hva fremtiden bringer som er viktig å nevne? Og som kan ha påvirkning på valget av kandidat? 

8. Søkerens motivasjonsgrunnlag er viktig for trivselen i jobben

At din nye medarbeider har riktig motivasjon for oppgaven er avgjørende for at deres arbeidsforhold blir langsiktig. Derfor anbefaler vi at du forsøker å sette ord på hva slags motivasjonsgrunnlag som er viktig for at din nye medarbeider over tid vil trives med jobben. Vær ærlig og oppriktig på hvilke utfordringer som venter, og forsøk å ha et bevisst forhold til hva du trenger av motivasjon.

Noe så banalt som reiseavstand til jobben kan over tid være en årsak til at motivasjonen synker. Derfor er også slike praktiske forhold lurt å tenke gjennom. De fleste kandidater vil i en intervjusituasjon gi uttrykk for at 1,5 times pendling hver vei daglig er ikke noe problem, de vil jo ha jobben. Men har du gjort en vurdering av det i forkant velger du kanskje å kalle inn kandidater som bor nærmere til intervju. 

9. Hva er målet med jobbanalysen?

Jobbanalysen er et veldig godt verktøy som sikrer at man definerer et helhetlig bilde av den du søker etter. Ved å utarbeide en tydelig beskrivelse av hvem leter etter står du bedre rustet til å finne en kandidat du har tro på vil lykkes godt med å gjøre jobben. Det øker også sjansen for at du får en medarbeider som opplever mestring og utvikling over tid i sin jobb. 

Dette er vinn-vinn for både deg som arbeidsgiver og den du ansetter. 

Til slutt...

Og et ekstra tips helt til slutt, start allerede når du lager jobbanalysen med å tenke i gjennom hvordan vil du ta imot den du velger å ansette. Hva slags onboarding og velkomst skal du tilby? Hvilke opplæringsaktiviteter, og hvem trenger du å involvere for å få en vellykket oppstart? Du trenger ikke ha en detaljert plan på dette, men plutselig kommer dagen hvor du tar imot vedkommende, og det er da det begynner på alvor.

Lykke til med din rekruttering!

Innholdet er skrevet av

Tags

Share