Når kan arbeidsgiver kreve innsyn i ansattes e-post?

Hva er reglene for arbeidsgivers innsyn i ansattes e-post? En forskrift i arbeidsmiljøloven legger føringer for dette. Her er reglene. 

Det finnes to gyldige grunnlag for å kreve innsyn i ansattes e-post

For at arbeidsgiver kan be om innsyn i ansattes e-post må de ha berettigede interesser for å gjøre dette, eller mistenke grove brudd på arbeidstakers plikter. 

Forskriften viser to alternative situasjoner hvor innsyn er tillatt: 

• Dersom det er nødvendig for å ivareta driften av virksomheten eller andre berettigede interesser
• Ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av elektronisk lagret materiale medfører grovt brudd på arbeidstakernes plikter  

Som arbeidsgiver er det helt sentralt at man etterspør innsyn for et spesifikt formål. Du bør først overveie om det finnes mindre inngripende metoder for å oppnå formålet, før innsynet i private filer gjennomføres.

Kun jobb-mail omfattes av reglene, ikke privat-mail 

Det er kun e-posten som arbeidsgiver har stilt til disposisjon for arbeidstaker til bruk i arbeidet som omfattes av forskriften. Arbeidsgiver har altså ikke rett til å få innsyn i arbeidstakerens egne kommunikasjonsmidler, som private e-postkasser.

Såfremt arbeidsgiver har et gyldig grunnlag, har man i føringene adgang til å søke gjennom den ansattes personlige område i jobbens datanettverk, andre elektroniske kommunikasjonsmedier eller elektronisk utstyr som er stilt til disposisjon for arbeidstaker. Det kan eksempelvis være chat-tjenester, PC, mobiltelefoner eller sikkerhetskopier som arbeidsgiver har tilgang til.

Hva med felles e-postkasser eller andre fellesområder? På e-postadresser som har felles tilgang for flere i bedriften, slik som kontakt@bedrift.no, vil arbeidsgiver ha innsyn uten at de de særlige vilkårene i forskriften kommer til anvendelse.

Vil du ha hjelp med lønnstjenestene i din bedrift? Sørg for at alt går riktig for seg: Accountor sørger for at du får gode systemer og kvalifiserte fagfolk til å behandle lønnsfunksjonen. Les mer om hva vi kan tilby din bedrift   

Tilfeller der innsyn kan være nødvendig

Innsyn kan i noen tilfeller være nødvendig for å følge opp virksomhetsrelatert kommunikasjon med kunder og samarbeidspartnere når den ansatte er syk eller har ferie, og når korrespondansen ikke kan følges opp på annen måte.

Innsyn kan også være nødvendig for å bekrefte eller avkrefte en mistanke, skaffe bevis for straffbare handlinger eller alvorlige brudd på arbeidstakerens plikter.

Hva legges i «mistanke om grove brudd på arbeidstakerens plikter»?

Arbeidsgiver har rett til innsyn i e-post dersom det foreligger en begrunnet mistanke om at bruk av e-post medfører grove brudd på pliktene i arbeidsforholdet, eller at bruken kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.  

«Begrunnet mistanke» innebærer at arbeidsgiver må ha mer enn en løs antakelse, arbeidsgiver må med andre ord ha konkret informasjon som gir grunn til å tro at e-postkassen kan inneholde opplysninger om grove brudd.  

Et eksempel kan være dersom det er begrunnet mistanke om at e-posten benyttes til å laste ned, videresende eller dele barnepornografi. Et annet eksempel er dersom man har grunn til å tro at e-posten benyttes til å trakassere kollegaer, sende spam eller skadelig innhold til andre.  

Slik må man frem når man planlegger å gjennomføre innsyn

Dersom man som arbeidsgiver mener at vilkårene for innsyn er oppfylt, skal arbeidstaker varsles. Varslet skal inneholde en begrunnelse for hvorfor innsynet skal gjøres og informasjon om arbeidstakers rettigheter.  

Denne artikkelen er ikke uttømmende på alle områder for innsyn i ansattes e-post, les mer om dette på Datatilsynets hjemmesider.

Les mer om dette emnet: Hva bør du gjøre med e-post når ansatte slutter?