Guide til bedre lønnskjøring for SMBer
Lønn – gulroten som kommer hver måned enten om det er i starten, midten, eller i slutten. Det er jo noe alle i en bedrift jobber for og det er ikke noe du tuller med. Lønn er en oppgave som ikke nødvendigvis må håndteres internt. Det er derfor flere og flere velger å sette det ut til regnskap- og lønnsbyråer.
Da sparer bedriften penger og får tilgang på en gjeng eksperter som alltid er oppdatert på lovene og reglene din bedrift trenger å følge. I tillegg kan det gi deg bedre sikkerhet rundt sensitive lønnsdata og frigjøre interne ressurser til andre steder de trengs.
– Uansett om det skulle være sykdom hos deg, så vil vi sørge for at du får lønna til rett til. Det er det en av mange goder med å sette det ut, sier Rebekka Unsgård | lønnskonsulent i Aspia/Accountor.
Her får du 5 gode grunner til outsource lønn direkte fra våre eksperter:
1. Rett lønn til rett tid
Det viktigste først. Hvert fall for den ansatte. Kommer lønnen til rett tid, får du som leder mindre å tenke på
Det er flere måter å forbedre denne prosessen på som byråene har ekspertise i:
Automatisering: Gjennom å bruke automatiserte lønnssystemer, reduseres manuelle feil. Det er mye tid spart. Moderne lønnssystemer kan håndtere alt fra lønnsberegning, skattetrekk og utstedelse av lønnsslipper. Lønnskonsulenten din kontrollerer at dataene stemmer før utsendelse.
Tidsregistrering: Trenger dine ansatte å føre timer? Med et integrert tidsregistreringssytem sikres det at dataene om arbeidstimer blir riktig, og igjen gjør det lettere å generere riktige lønnsslipper.
Tilgang til data når som helst: Jo mer moderne tidene har blitt, jo mer moderne er også systemene. Skybaserte systemer gjør det enklere for både deg som leder og dine ansatte. Med nåtidens apper kan du registrere timer, fravær og motta lønnsslipper rett i lomma.
Kort sagt, effektiv lønnsutbetaling er en vinn-vinn-situasjon som fremmer en sunn og produktiv arbeidskultur
2. Du får kontrollen tilbake
Når det er rot og dårlig kontroll på prosesser og rutiner, kan outsourcing være en effektiv løsning. Ved å outsource lønnsprosessen til en ekstern partner, får du tilgang til spesialister som kan hjelpe med å rydde opp og etablere klare og effektive rutiner. Dette bidrar til å skape bedre kontroll og oversikt over oppgavene.
Outsourcing gir også muligheten til å fokusere på kjernevirksomheten, mens ekspertene håndterer de komplekse og tidkrevende lønnsprosessene. Dette kan føre til økt produktivitet og bedre ressursutnyttelse internt i virksomheten.
Noe av det beste er, at en ekstern partner kan tilby verdifull innsikt og beste praksis, noe som kan være vanskelig å oppnå internt. Spesielt hvis det allerede er problemer med prosesskontroll. Ved å samarbeide med en erfaren outsourcing-partner, kan virksomheten dra nytte av deres ekspertise og sikre at lønnsprosessene blir håndtert på en profesjonell og effektiv måte.
– Fokuser på det du brenner for i bedriften, og vær trygg på at dine ansatte blir godt ivaretatt, sier våre eksperter.
Hva inneholder en ekstern lønnstjeneste? Sjekk hva som inngår i en basispakke!
Lønn er et fagfelt som krever kunnskaper og tid, og det er krevende å holde seg oppdatert på det. Lønnsspesialistene hos oss i Accountor har erfaring med lønnsfunksjoner i både store og små selskaper. Ved å sette bort lønnsfunksjonen til Accountor og Aspia kan du være trygg på at du får gode systemer og kvalifiserte fagfolk.
Ta en lønnsprat med vårt dyktige salgsteam!
3. Kvaliteten blir høyere
Lønnsadministrasjon er et område som stadig er i endring. Det er alltid noe nytt å forholde seg til, enten det er obligatoriske pensjonsbestemmelser, nye ansattgoder, beskatning av fordeler, endrede overtidssatser eller permisjonsregler. Å holde seg oppdatert på alle disse lovene og reglene kan være en skikkelig tidstyv, og det kan koste dyrt hvis man ikke følger med i timen.
Ved å outsource lønnsadministrasjonen slipper du å bruke tid og ressurser på kontinuerlig kompetanseheving og kursing for å holde tritt med alt som skjer innen dette fagområdet.
Du kan være trygg på at dine lønnstjenester alltid blir håndtert av et kompetent spesialistmiljø som har full kontroll på gjeldende lover og regler. Dette betyr at du kan fokusere på andre viktige oppgaver i virksomheten, mens våre lønnseksperter sørger for at lønnsadministrasjonen går knirkefritt.
Du slipper bekymringen for å gjøre feil som kan føre til bøter eller andre kostbare konsekvenser. I tillegg får du tilgang til den nyeste kunnskapen og beste praksis, noe som kan være vanskelig å oppnå internt.
4. Risikoen minsker
Når du har en ekstern partner, reduserer du risikoen for sårbarhet som kan oppstå ved sykdom, ferieavvikling eller når medarbeidere slutter. Når lønnsarbeidet er avhengig av noen få nøkkelpersoner internt, kan det bli utfordrende å opprettholde kontinuiteten hvis disse personene plutselig blir utilgjengelige.
Dette kan føre til forsinkelser og feil i lønnsutbetalingene, noe som kan skape misnøye blant de ansatte.
Med en ekstern partner som håndterer lønnsadministrasjonen, er du sikret at arbeidet blir gjort uavhengig av slike situasjoner. Outsourcing-selskaper har ofte et team av spesialister som kan trå til og sikre at lønnsprosessene går som normalt, selv om noen er borte.
Dette gir en ekstra trygghet og stabilitet for virksomheten.
I tillegg slipper du å bekymre deg for opplæring av nye medarbeidere hvis noen slutter. Outsourcing-partneren tar seg av dette, og du kan være sikker på at de som håndterer lønnsadministrasjonen har den nødvendige kompetansen og erfaringen. Dette bidrar til å opprettholde en jevn og pålitelig lønnsprosess, uansett hva som skjer internt i virksomheten.
5. Du sparer penger
En annen stor fordel er kostnadsbesparelsene. Spesielt for virksomheter med store lønningskontor kan det være mye penger å spare. Det er dyrt å ha kompetente lønnsmedarbeidere og å anskaffe, oppdatere og vedlikeholde software til lønnsarbeidet.
– Du trenger ikke å være avhengig av én person – du har et helt regnskapsbyrå som støtter deg!
Ved å outsource kan disse medarbeiderne brukes til annet verdiskapende HR-arbeid.
De totale besparelsene er ikke bare knyttet til personalkostnader. Du sparer også mye tid og bekymring når du kan hente ut ferske rapporter i god tid før styremøter eller lokale lønnsforhandlinger.
Det gir en trygghet å vite at alt er på stell, og at du har de rapportene du trenger når du trenger dem.
