Hvordan sette opp budsjett?

Et budsjett er et veldig viktig styringsverktøy for bedriften din. Men hvordan setter du opp et godt budsjett - og hvilke feil bør du unngå?

Uansett om du er helt grønn på budsjett, eller om du kan en del fra før tror vi du kan lære en ting eller tre i denne artikkelen. 

Vi har samlet de mest sentrale tingene du må vite når du setter opp et budsjett for neste år, og hvordan du bør bruke det som styringsverktøy for å oppnå bedre resultater i din bedrift. Du får også vite hva som er forskjellen på resultatbudsjett og likviditetsbudsjett.

Og du: hvis du høre på rådene i stedet for å lese dem kan du høre podcastepisoden vår om budsjettering. Jon Nikolai er en erfaren økonomisk rådgiver for bedrifter, og forteller deg alt du bør vite om budsjett - på 15 min. 

Hva er et godt budsjett?

Et godt budsjett er et beste-estimat for driften fremover i bedriften. Du skal noenlunde kunne forutse hvordan framtiden blir, men det bør også inneholde resultater å strekke seg etter. Budsjettet kan gjøre at du yter litt ekstra, men det skal samtidig være realistisk. Ta gjerne utgangspunkt i tidligere driftstall, men prøv å forutse hvilke endringer som kan komme i året som kommer.

Med et godt budsjett har du et godt utgangspunkt for også å måle resultatene. 

Lyst å høre mer om å sette opp et budsjett? Ta kontakt med oss i dag. 

Hvordan sette opp et budsjett?

Når du skal søke lån i banken krever de at du legger frem et budsjett. Banken vil se hvordan du forventer at driften skal gå. Her er et god fremgangsmåte for å sette opp et budsjett:

• Det letteste er å starte med å få oversikt over kostnadene dine. For eksempel husleie, lønn, varekostnader, telefon, bil, m.m.). Sett gjerne også en liten buffer, det kommer ofte noen ekstra kostnader
  Har du fjorårets regnskap kan du se hvilke kostnader du hadde i fjor, er du nystartet må du tenke godt igjennom hva du trenger i virksomheten din. 
• Forventede inntekter. Dette kan i mange bransjer være vanskelig, men du må gjøre et estimat, og bruk gjerne historiske tall. Dette må henge sammen med de andre tingene du gjør. F.eks. bør kostnader til markedsføring føre til økte inntekter.
  Det kan være lurt å bruke noen nøkkeltall fra din bransje, for å se hva som er vanlig på for eksempel varekostnad per omsetning, omsetning per ansatt eller lignende. 
• Markedsføring er en viktig budsjettpost.

Lek deg litt med ulike scenarioer

Når man har fått tallene inn i et budsjett, kan man vurdere ulike scenarioer og konsekvenser av disse, og leke med tallene.

• Hva skjer hvis inntekter øker? Eller kostnader øker?
• Hva om vi ansetter en til? 
• Hva hvis du ikke har alle pengene du trenger?

Ingen kjenner økonomien din bedre enn din regnskapsfører, få gjerne hjelp fra han/henne.

Du kan gjøre endringer i budsjettet underveis i året, men ha budsjettdisiplin

I løpet av året kan man se behov for å endre budsjettet, for budsjettet er jo ment å være et hjelpemiddel. Kanskje ser du at du trenger å bruke mer penger på markedsføring, og da kan du overføre fra en annen budsjettpost.

Imidlertid kan det være greit å ha litt budsjettdisiplin, altså å holde seg til budsjettet. Men det kan oppstå situasjoner som gjør at budsjettet må endres. 

Uventede situasjoner krever at du setter opp ulike scenarioer

Et eksempel på en uventet situasjon er koronakrisen. Hvordan påvirker en slik krise ditt budsjett? Slike situasjoner er krevende, fordi du får endringer du ikke vet om på forhånd og ikke vet hvordan utgangen blir. Tallene fra i fjor blir plutselig ikke gjeldende. 

I slike situasjoner kan det være lurt å lage ulike scenarioer, med omsetning som styring og se hva man kan klare å kutte av kostnader. 

Til syvende og sist må man ta et valg over hvilket scenario man har mest tro på.

Så langt har vi snakket om resultatbudsjett. Nå vil vi også fortelle om likviditetsbudsjett.

Likviditetsbudsjett: Et viktig verktøy for å forebygge konkurs

Først og fremst: Hva er likviditet? Likviditet er tilgangen på penger. Det er rett og slett hvor mye penger har du på bankkontoen din? 

Et likviditetsbudsjett er et budsjett for å se hvor mye penger man til enhver til har tilgjengelig. Det kan jo være slik at inntektene kommer på ulike tider enn regninger forfaller. Da kan man komme i en situasjon hvor man betaler ut mer enn man har av penger. I slike tilfeller kan man gå til banken og si at man må se på finansiering for å løse likviditetsutfordringen.

Mange firmaer har gått konkurs fordi de feiler på likviditet, ikke nødvendigvis fordi firmaet ikke var levedyktig. 

Eksempler på kostnader som må inn i likviditetsbudsjettet

Forsikringer betales ofte årlig, men kostnaden skal fordeles i resultatbudsjettet over 12 måneder. Likevel påvirker den likviditeten én gang i året. Dette må du ta høyde for.

Merverdiavgift (moms) er et annet eksempel som påvirker likviditeten. Du får mva-avgift av kunden når de betaler, men du betaler det inn til myndighetene innen gitte datoer. Dette beløpet må holdes tilbake sånn at du har pengene når det skal betales inn til det offentlige. 

Slik måler du resultatene dine mot budsjettet

Et tips er at du velger ut noen viktige nøkkeltall som er essensielle for at din bedrift skal oppnå de resultatene du ønsker.

Hvilke nøkkeltall som er viktig avhenger av bransje, type firma, og ikke minst hva du eller styret ønsker. Nøkkeltall kan være: Omsetning, lønnsandel, varekostnad, profitt eller lignende.

Hør gjerne våre podcaster, både om budsjett og andre nyttige temaer.