Ferie og ferieloven: Slik unngår dere regelbrudd.

Ferieplanlegging virker enkel – helt til lovkrav, varslingsfrister, feriepenger, overføring og sykdom i ferien melder seg. Denne guiden gir arbeidsgivere en praktisk oppskrift på hvordan dere følger ferieloven og unngår de vanligste fallgruvene, fra planlegging og varsel til utbetaling av feriepenger og håndtering av avvik.

Hva sier ferieloven?

Alle arbeidstakere har rett til 25 virkedager ferie (4 uker + 1 dag). Mange har fem uker gjennom avtale/tariff. Virkedager er alle dager unntatt søndager og lovbestemte helge-/høytidsdager (lørdag regnes altså som virkedag).
Hovedferien er 18 virkedager som arbeidstaker kan kreve lagt i perioden 1. juni–30. september. Restferien er 7 virkedager og kan kreves samlet.
Arbeidstakere som fyller 60 år i ferieåret, har én ekstra uke ferie.
Arbeidsgiver plikter å sørge for at lovbestemt ferie faktisk tas ut hvert år (verneregel).

Feriepenger

Feriepenger skal kompensere for lønnsbortfall i ferien, siden ferie i utgangspunktet er fri uten lønn. Minimumssatsen er 10,2 % av feriepengegrunnlaget, men mange har 12 % dersom de har femte ferieuke gjennom avtale eller tariff.

For arbeidstakere over 60 år gjelder en forhøyet sats, som normalt gir 12,5 % eller 14,3 % avhengig av antall ferieuker. Utbetaling skal skje senest siste vanlige lønningsdag før ferien, og det er ikke lov å inkludere feriepenger i ordinær lønn uten tariffhjemmel. Et godt tips er å sikre at HR- og lønnssystemet viser feriepengegrunnlaget tydelig og skiller mellom ytelser som gir feriepenger og de som ikke gjør det.

Planlegging og varsling av ferie

Ferie skal alltid drøftes med den ansatte eller tillitsvalgte i god tid før fastsetting. Dersom dere ikke kommer til enighet, har arbeidsgiver rett til å fastsette ferien innenfor ferielovens rammer.

For å unngå konflikter er det lurt å ha en tydelig prosess og frister internt. Den ansatte kan kreve å få beskjed om ferietidspunkt så tidlig som mulig og senest to måneder før ferien starter, med mindre særlige grunner gjør dette umulig.

Sørg også for at hovedferien, tre sammenhengende uker, legges i perioden 1. juni til 30. september, med unntak for ansatte som tiltrer etter 15. august. Husk at ferieloven regner lørdager som virkedager, så bruk planleggingsverktøy som teller riktig for å sikre korrekt uttak.

Sykdom i ferien. Hva skjer da?

Blir arbeidstaker helt arbeidsufør før ferien, kan han eller hun kreve utsatt ferie, forutsatt at legeerklæring leveres og kravet fremmes senest siste arbeidsdag før ferien. Oppstår sykdom i ferien, kan feriedagene kreves utsatt fra første sykedag, men dette krever sykmelding og rask melding til arbeidsgiver – egenmelding er ikke tilstrekkelig. Husk at retten til utsatt ferie kun gjelder egen sykdom, ikke sykt barn eller partner.

Overføring av ferie. Hva er lov?

Arbeidsgiver og arbeidstaker kan inngå skriftlig avtale om å overføre inntil 12 virkedager til neste ferieår. Dersom ferie ikke kan tas ut på grunn av sykdom eller foreldrepermisjon, skal den overføres automatisk, og her gjelder ingen grense på 12 virkedager. Offentlig veiledning bekrefter at avtalefestet overføring er begrenset til to uker, mens lovlige hindringer gir rett til full overføring.

FAQ – korte svar til ansatte og ledere

Hva er hovedregelen for ferie?: Minst 25 virkedager (4 uker + 1 dag). Mange har fem uker gjennom avtale/tariff.
Kan vi overføre ferie til neste år?: Ja, skriftlig avtale om inntil 12 virkedager. Mer overføres ved lovlige hindringer (f.eks. sykdom/foreldreperm).
Hvilke feriepengesatser gjelder?: Minimum 10,2 % (ofte 12 % med femte uke). For 60+ gjelder forhøyet sats slik at totalen normalt blir 12,5 %/14,3 %.
Når kan jeg kreve tre uker sammenhengende?: I perioden 1. juni–30. september (hovedferie).
Hvor lang varslingsfrist gjelder?: Den ansatte kan kreve beskjed senest 2 måneder før ferien starter (med unntak ved særlige grunner).

Vanlige feil – og hvordan dere unngår dem

En typisk feil er for kort varslingsfrist. Dette unngås ved å legge faste interne frister og bekreftelse i HR-systemet, med mål om minst to måneder. En annen feil er ulovlig sletting eller utbetaling av ubenyttet lovfestet ferie. Denne skal tas ut eller overføres, og utbetaling er kun lov ved opphør av arbeidsforhold. Mange teller også feil antall dager fordi de glemmer at lørdag er virkedag etter ferieloven.

Til slutt: feriepenger kan ikke inkluderes i ordinær lønn uten tariffhjemmel, så sørg for egne linjer for feriepenger og trekk i lønn for ferie.

Slik lykkes dere

Start med å etablere en årlig ferieprosess med klare frister for innmelding av ønsker, drøfting, beslutning og skriftlig varsel minst to måneder før ferien. Sikre at lønnssystemet håndterer riktig ferie- og feriepengemodell, inkludert satser, grunnlag, juni-kjøring og tillegg for ansatte over 60 år.

Lag en standardmal for avtale om overføring av ferie og rutiner for lovlig overføring ved sykdom eller permisjon. Til slutt bør dere informere ansatte om reglene for sykdom i ferien, inkludert krav til sykmelding og frister.

Hele ferieloven kan du lese her.