Algemene privacyverklaring

Toepassingsgebied

Deze Algemene Privacyverklaring ("Algemene Privacyverklaring", "Algemene Verklaring" of "Verklaring") wordt afgegeven namens Accountor Group, die bestaat uit verschillende juridische entiteiten die in verschillende landen actief zijn. De entiteit die de zeggenschap heeft over uw gegevens is afhankelijk van de situatie waarin uw persoonsgegevens worden verwerkt. De volgende entiteiten nemen beslissingen over uw persoonsgegevens (treden op als verantwoordelijken voor de verwerking met betrekking tot u):

• Accountor Holding Oy of
• Accountor Affiliatie waar u in de specifieke situatie mee te maken heeft, bijvoorbeeld een Accountor Affiliatie die een contractuele relatie met u heeft, of met een bedrijf dat u vertegenwoordigt, of Accountor Affiliatie waar u op bezoek bent of bij wie u een baan zoekt.

Voor contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke in uw specifieke situatie kunt u contact opnemen met AVG@accountor.nl

Wanneer in de Verklaring wordt gesproken over "Accountor", "wij", "ons" of "onze", wordt daarmee de betreffende onderneming binnen Accountor bedoeld die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens.

Deze Algemene verklaring is bedoeld om u informatie te geven over hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, met wie gegevens worden gedeeld, hoe lang deze worden bewaard en wat uw rechten zijn met betrekking tot persoonsgegevens.

Deze Verklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens. Onder persoonsgegevens wordt verstaan informatie die direct of indirect met u in verband kan worden gebracht. Ook gegevens die betrekking hebben op een persoon die een bedrijf vertegenwoordigt of namens een bedrijf optreedt, bijvoorbeeld een algemeen directeur, zijn persoonsgegevens. Bedrijfsinformatie die geen betrekking heeft op een natuurlijk persoon is geen persoonsgegeven.

Aangezien Accountor persoonsgegevens verwerkt in verschillende situaties en met betrekking tot verschillende belanghebbenden, hebben we een aantal bijkomende verklaringen opgesteld die deze Algemene verklaring aanvullen en meer gedetailleerde informatie geven in de gegeven situatie. Deze specifieke verklaringen kunnen worden gevonden door te klikken op de toepasselijke kopjes die hier worden gegeven. In geval van tegenstrijdigheden tussen de Algemene verklaring en een aanvullende verklaring, is de aanvullende verklaring echter in eerste instantie doorslaggevend.  

Verzamelen van persoonsgegevens

Wij kunnen uw persoonsgegevens op verschillende manieren verzamelen. U kunt zelf informatie verstrekken via directe interacties met ons of er kunnen gegevens worden gegenereerd wanneer u gebruik maakt van onze diensten. Daarnaast kunnen wij gegevens creëren op basis van informatie die wij over u hebben. Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verkregen van andere bedrijven die deel uitmaken van Accountor Group of externe derden, met inbegrip van openbaar beschikbare bronnen.

Wij kunnen de over u verzamelde gegevens uit publiek beschikbare bronnen en uit onze verschillende interacties met u in verband met bijvoorbeeld dienstverlening en marketingcommunicatie combineren.

U bent niet verplicht persoonsgegevens aan ons te verstrekken, maar de gevolgen van uw keuze kunnen variëren naargelang de omstandigheden. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat wij onze dienst niet aan u kunnen verlenen of niet kunnen handelen overeenkomstig uw verzoek. 

Categorieën persoonsgegevens

Wij verwerken verschillende soorten persoonsgegevens over u, afhankelijk van de situatie. De categorieën en de reikwijdte van de gegevens zijn altijd beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. De categorieën van persoonsgegevens in een bepaalde verwerkingssituatie worden nader omschreven in een respectieve accessoire verklaring.

Wij kunnen persoonsgegevens ook verwerken voor statistische doeleinden, hetgeen betekent dat informatie wordt samengevoegd tot een niveau waarop op basis van het resultaat geen natuurlijke persoon kan worden geïdentificeerd. Dergelijke gegevens worden niet beschouwd als persoonsgegevens, aangezien deze gegevens niet met u in verband kunnen worden gebracht.

In de regel verwerken wij geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals informatie over uw gezondheid. In beperkte gevallen kunnen dergelijke gegevens echter worden verwerkt, mits de verwerking plaatsvindt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en u hierover bent geïnformeerd.

Doel en rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens

Wij verzamelen, verwerken en gebruiken uitsluitend persoonsgegevens die nodig zijn voor operationele doeleinden, efficiënte klantenservice en relevante commerciële activiteiten, met inbegrip van de verwerking van persoonsgegevens om deze te anonimiseren.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de legitieme en uitdrukkelijk omschreven doeleinden en verwerken de gegevens niet op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. De doeleinden van de verwerking in een bepaalde situatie worden nader omschreven in de daarvoor relevante verklaring. 

Wij zullen altijd een rechtmatige grondslag hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens die aan u wordt meegedeeld.

Wij verwerken uw persoonsgegevens gewoonlijk voor de uitvoering van een overeenkomst of contractuele relatie die wij met u, of een bedrijf dat u vertegenwoordigt, en ons hebben, of om een dergelijke relatie aan te gaan.

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld in verband met de boekhouding, sanctiescreening uit te voeren of om te voldoen aan verzoeken van autoriteiten (bijvoorbeeld de belastingdienst) zoals vereist door de wet.

Voorts kunt u toestemming hebben gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden. Dit is vooral bij activiteiten die worden uitgevoerd om ons bedrijf of onze diensten te promoten, bijvoorbeeld in marketing- of sociale-mediacampagnes. Voordat u toestemming vraagt, wordt u altijd geïnformeerd over de doeleinden van de verwerking en de nodige details.

Persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang (of dat van een derde), op voorwaarde dat uw fundamentele rechten niet zwaarder wegen dan dat belang. Zo combineren wij bijvoorbeeld de over u verzamelde gegevens uit verschillende bronnen of verwerken wij persoonsgegevens om onze diensten te  verlenden of te ontwikkelen of om interne rapporten voor managementdoeleinden te genereren. In deze gevallen is de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om ervoor te zorgen dat onze diensten effectief zijn, ons aanbod concurrerend, en dat wij over relevante informatie beschikken om onze klanten beter te begrijpen, onze onderneming te runnen. 

Delen en openbaar maken van persoonsgegevens

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met andere bedrijven van de Accountor Group binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving en voor de in deze verklaring aangegeven doeleinden, waaronder de ontwikkeling van diensten en de marketing van hun producten en diensten aan u. Persoonsgegevens kunnen gedeeld worden tussen bedrijven die behoren tot de Accountor Group voor interne administratieve doeleinden, bijvoorbeeld als onderdeel van onze rapportageactiviteiten over bedrijfsprestaties en ten behoeve van het gebruik van gecentraliseerde oplossingen, bijvoorbeeld bij het gebruik en onderhoud van informatie- en communicatiesystemen en hosting van gegevens. Het delen van persoonsgegevens is gebaseerd op onze legitieme belangen om een efficiënte bedrijfsvoering en klantenrelatiebeheer mogelijk te maken en te ontwikkelen, alsmede om onze klanten te informeren over relevante diensten van andere Accountor Group-bedrijven.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook aan derden verstrekken, wanneer:

• dit toegestaan of vereist is door de wet, bijvoorbeeld om te voldoen aan verzoeken van bevoegde autoriteiten of in verband met juridische procedures;
• onze vertrouwde dienstverleners persoonsgegevens verwerken namens ons en volgens onze instructies. Wij controleren en zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• wanneer we diensten van onze dienstverleners verwerven als onderdeel van interne processen (bijvoorbeeld in een wervingsproces), om ons bedrijf uit te voeren of te ondersteunen (bijvoorbeeld sociale-mediacampagnes) of om diensten aan u te verlenen. In deze gevallen is onze dienstverlener verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens.wij betrokken zijn bij een fusie, overname of verkoop van al onze activa of een deel daarvan
• wij oordelen dat de openbaarmaking noodzakelijk is om onze rechten af te dwingen of te beschermen, zoals om te reageren op juridische claims, om uw veiligheid of de veiligheid van anderen te beschermen, fraude te onderzoeken, of te reageren op een verzoek van de overheid
• er een legitiem belang is voor de openbaarmaking, zoals het organiseren van een gezamenlijke conferentie of evenement met een derde partij, op voorwaarde dat wij u hebben geïnformeerd over een dergelijke uitwisseling; en
• u hebt ingestemd met een dergelijke openbaarmaking, maar alleen aan partijen waarop de toestemming betrekking heeft.

Opmerking: Houd er rekening mee dat onze serviceproviders van tijd tot tijd persoonlijke gegevens die namens ons en in verband met dienstverlening worden verwerkt, verder voor hun eigen doeleinden onafhankelijk kunnen gebruiken, zoals voor hun serviceontwikkeling, kunstmatige intelligentie opleiden,  statistieken of om aan hun wettelijke verplichtingen te voldoen. Accountor streeft ernaar dat deze verdere verwerking niet onverenigbaar is met de oorspronkelijke doeleinden waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt. In dat geval is de betreffende dienstverlener verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking.

Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU of de EER

De persoonsgegevens die wij verwerken bevinden zich voornamelijk in de EU of de Europese Economische Ruimte. Wij kunnen uw persoonsgegevens echter buiten deze gebieden doorgeven als onze dienstverlener, die persoonsgegevens verwerkt, geheel of gedeeltelijk (bijvoorbeeld voor technisch beheer) in een derde land gevestigd is. Persoonsgegevens kunnen ook worden doorgegeven aan derde landen in situaties waarin dit vereist is van de dienstverlener op grond van bindende niet-EU-wetgeving. In deze gevallen zullen wij de nodige stappen ondernemen om te voorzien in passende beveiligingsmechanismen voor internationale gegevensoverdrachten en voor zover nodig aanvullende maatregelen treffen ter bescherming van persoonsgegevens zoals vereist door de toepasselijke wetgeving.

Dit betekent dat

• persoonsgegevens alleen worden doorgegeven aan landen die door de Europese Commissie geacht worden een passend niveau van bescherming van persoonsgegevens te bieden ("landen met een passend beschermingsniveau"). Voor meer informatie, zie Adequacy decisions | European Commission (europa.eu)
• met een dienstverlener die buiten landen met een passend beschermingsniveau is gevestigd, of die anderszins niet binnen de reikwijdte van het adequaatheidsbesluit valt zullen wij specifieke, door de Europese Commissie en de nodige technische, organisatorische of contractuele aanvullende maatregelen implementeren om ervoor te zorgen dat goedgekeurde contractbepalingen gebruiken die persoonsgegevens dezelfde bescherming bieden als in de EER. Voor details, zie  Standard Contractual Clauses (SCC) | European Commission (europa.eu)

In beperkte gevallen, bijvoorbeeld wanneer u deelneemt aan de marketing- of socialemediacampagnes van Accountor, kan de overdracht van persoonsgegevens naar een derde land gebaseerd zijn op uw uitdrukkelijke toestemming. In dergelijke gevallen ontvangt u vooraf informatie over de overdracht en de daaraan verbonden risico's.

Neem contact met ons op via avg@accountor.nl , indien u meer informatie wenst over het specifieke mechanisme dat wij gebruiken bij de doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de EER.

Bewaring van persoonlijke gegevens

Uw persoonsgegevens worden slechts bewaard zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, met inbegrip van de doeleinden om te voldoen aan wettelijke, boekhoudkundige of rapportagevereisten en zoals gedefinieerd in deze verklaring.

Wij hebben bewaartermijnen vastgesteld voor alle persoonsgegevens die wij van u hebben. Bij het vaststellen van dergelijke perioden hebben wij rekening gehouden met verschillende factoren, zoals de aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens en de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt.

Uw persoonsgegevens die worden verwerkt op basis van een contractuele relatie met u, of een bedrijf dat u vertegenwoordigt, worden in de regel bewaard voor de duur van de contractuele relatie of zo lang als de dienstverlening vereist. Na beëindiging van onze relatie of dienstverlening bewaren wij doorgaans persoonsgegevens die nodig zijn onze legitieme belangen te beschermen, bijvoorbeeld door het mogelijk te maken om te kunnen reageren op verzoeken of vorderingen op grond van toepasselijke bepalingen inzake verjaring, of kunnen wij uw persoonsgegevens bewaren, voor zover noodzakelijk, om te voldoen aan uw verzoek om geen direct marketing van ons te ontvangen.

Persoonsgegevens die op grond van gerechtvaardigde belangen worden verwerkt, worden verwerkt zolang er gronden voor verwerking zijn. Indien u bezwaar maakt tegen een dergelijke verwerking, worden de gegevens gewist nadat uw verzoek is gevalideerd. Een voorbeeld van een dergelijke verwerking die onder de werkingssfeer van het gerechtvaardigd belang valt, is direct marketing.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van wettelijke verplichtingen, worden zij bewaard zo lang als de wet dat voorschrijft. Verplichtingen tot het bewaren van persoonsgegevens worden bijvoorbeeld gesteld door de boekhoud- en de witwaswetgeving.

De bewaartermijn van persoonsgegevens die met uw toestemming worden verwerkt, wordt bepaald aan de hand van de doeleinden van de verwerking.

Uw rechten

Uw rechten en mogelijkheden met betrekking tot persoonsgegevens hangen af van de doeleinden van de verwerking en van de situatie.

Het recht op toegang - U hebt het recht om een bevestiging te ontvangen of uw persoonsgegevens worden verwerkt, en indien dit het geval is, om toegang te krijgen tot de gegevens. Zo kunt u informatie krijgen over hoe wij uw gegevens verwerken en een kopie van de persoonsgegevens die wij over u bewaren in onze registratie.

Het recht om gegevens te rectificeren - U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten rectificeren of, in bepaalde gevallen, om gebrekkige persoonsgegevens te laten aanvullen.

Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking - U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van Accountor (of dat van een derde partij), indien uw bijzondere situatie zwaarder weegt dan een dergelijk belang. Wij kunnen uw verzoek afwijzen, indien de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van dwingende en legitieme belangen. U hebt altijd het recht u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct-marketingdoeleinden en voor daarmee verband houdende profilering.

Het recht op gegevensoverdraagbaarheid - U hebt het recht om uw persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt te ontvangen voor de verwerking op basis van uw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst. In dergelijke gevallen zullen wij u, of een door u gekozen derde partij, uw persoonsgegevens verstrekken in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbaar formaat. 

Het recht om te worden vergeten - U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te wissen wanneer er geen geldige reden is waarom wij deze nog langer verwerken. Bijvoorbeeld als u de persoonsgegevens onnodig acht voor de hierboven beschreven doeleinden of als u de door u gegeven toestemming intrekt.

Het recht op beperking van de verwerking - U hebt onder bepaalde omstandigheden het recht om van Accountor te verlangen dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt. Bijvoorbeeld voor de periode die nodig is om de juistheid van uw persoonsgegevens te verifiëren.

Het recht om uw toestemming te geven en in te trekken - Indien de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken.

Het is mogelijk dat wij u om specifieke informatie moeten vragen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen en ons ervan te vergewissen dat u het recht hebt uw rechten uit te oefenen.

U kunt uw rechten uitoefenen door ons de bovenvermelde verzoeken te sturen via avg@accountor.nl. Indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens niet correct is, hebt u het recht contact op te nemen met de toezichthouder voor gegevensbescherming in uw land.

Beveiliging van informatie

Wij handhaven veiligheidsmaatregelen (met inbegrip van fysieke, technische, elektronische en administratieve maatregelen) die geschikt zijn om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, misbruik en ongeoorloofde toegang of openbaarmaking. Zo beperken wij bijvoorbeeld de toegang tot persoonsgegevens tot de bevoegde werknemers en dienstverleners die deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Zij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van ons en zij zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.

U dient zich ervan bewust te zijn dat, hoewel wij ons inspannen om passende beveiligingsmaatregelen voor persoonsgegevens te treffen, geen enkel beveiligingssysteem alle potentiële inbreuken op de beveiliging kan voorkomen. Indien zich een inbreuk op de beveiliging voordoet, zullen wij u daarvan in kennis stellen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze Verklaring te allen tijde bijwerken, indien nodig, om de wijzigingen in onze gegevensverwerkingspraktijken weer te geven. U kunt de meest recente versie vinden via www.accountor.com.

Contact

De contactgegevens voor de Nederlandse organisatie:

Accountor Nederland B.V., KvK: 24320734, Marconibaan 57, 3439MR, Nieuwegein, Nederland

De contactgegevens van het moederbedrijf van Accountor Group:

Accountor Holding Oy, bedrijfs ID: 2480336-9, Keilaniementie 1, 02150 Espoo, Finland.

Als u vragen hebt over deze verklaring, de persoonsgegevens die wij over u verwerken of als u de functionaris voor gegevensbescherming van Accountor wenst te bereiken, kunt u contact met ons opnemen via avg@accountor.nl

De laatste update was op 12 oktober 20223