Hoe kunt u de schade van dubieuze debiteuren beperken?
Betaalt uw klant een factuur niet, dan is dat heel vervelend. Vaak helpt een herinnering, maar er zijn ook klanten die helemaal niet betalen. In dit artikel leggen we uit wat dubieuze debiteuren zijn, hoe u de kans op oninbare facturen verkleint en hoe u er in de boekhouding en het debiteurenbeheer rekening mee kunt houden.
Wat zijn dubieuze debiteuren?
Dubieuze debiteuren zijn klanten van wie het onzeker is of ze hun openstaande facturen ooit zullen betalen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als een bedrijf in financiële problemen verkeert. Zodra u inschat dat de kans op betaling klein is, wordt het openstaande bedrag in de administratie van ‘debiteuren’ naar ‘dubieuze debiteuren’ verplaatst. Omdat in de praktijk blijkt dat deze facturen namelijk zelden nog worden voldaan, noemen we ze ook wel oninbare vorderingen.
Hoe kunt u dubieuze debiteuren voorkomen?
Om dubieuze debiteuren te voorkomen of de kans op oninbare vorderingen te verkleinen, kunt u vooraf twee zaken ondernemen:
- Controleer de kredietwaardigheid
Een belangrijke stap die u kunt nemen om dubieuze debiteuren te voorkomen is het verzamelen van informatie. U kunt bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel raadplegen of het Centraal Insolventieregister. Daarnaast zijn er commerciële kredietinformatiebureaus die gespecialiseerd zijn in het verstrekken van kredietrapporten. U kunt ook online onderzoek doen naar het bedrijf en referenties opvragen.
Goed debiteurenbeheer
Om te voorkomen dat debiteuren niet betalen, moet u aandacht besteden aan uw debiteurenbeheer. Leg bijvoorbeeld vooraf de volgende zaken vast:
-Wanneer er wordt gefactureerd (vooraf of achteraf)
-Wanneer er in termijnen kan worden betaald
-Wat de betalingstermijnen zijn
-Waar de klant de algemene voorwaarden kan vindenOp deze pagina hebben we een negen tips voor u verzameld waarmee u uw debiteurenbeheer kunt verbeteren.
Dubieuze debiteuren, hoe gaat u daarmee om?
Voordat u een klant als dubieuze debiteur bestempelt, is het belangrijk om te achterhalen wat de oorzaak is. Met andere woorden waarom is de factuur niet betaald. Het kan best zijn dat goederen niet zijn aangekomen, er een verschil van mening bestaat over de kwaliteit of aantallen of dat de debiteur in betalingsproblemen is geraakt. In de eerste gevallen is er misschien nog een oplossing te vinden. Houd in elk geval een termijn aan van negentig dagen voordat u de factuur afboekt.
Dotatie voorziening dubieuze debiteuren
Heeft u veel klanten dan kunt u een voorziening treffen om de schade van dubieuze debiteuren te beperken. Met deze voorziening kunt u de vordering in mindering brengen op de winst. Daarvoor kunt u een voorziening opnemen in het grootboek, een zogenaamde dotatie voorziening dubieuze debiteuren. Het bedrag is gelijk aan de waarde van de rekening, zonder btw. De btw die u in rekening brengt op uw facturen, draagt u normaal af aan de Belastingdienst. De btw van een oninbare factuur kunt u echter terugvragen.
De vordering wordt in ieder geval als oninbaar beschouwd uiterlijk een jaar na de uiterste betaaldatum die u met uw klant hebt afgesproken. Is er geen betalingstermijn vastgelegd? Dan geldt de wettelijke betalingstermijn van dertig dagen nadat uw klant de factuur heeft ontvangen.
Standaard afboeken van oninbare facturen
In de praktijk blijft gemiddeld zo’n 3% van de facturen onbetaald. Daar kunt u op anticiperen door ook 3% van de factuurbedragen af te boeken als voorziening dubieuze debiteuren. U creëert een financiële buffer voor mogelijke verliezen. Valt het bedrag uiteindelijk hoger of lager uit? Dan kunt u het verschil verwerken als verlies of winst.
Days Sales Outstanding
Om te bepalen of u een factuur wel of niet afboekt onder dubieuze debiteuren, kunt u gebruik maken van de Days Sales Outstanding. Hiermee bepaalt u wat de omloopsnelheid van de facturen binnen uw onderneming is. De DSO berekent u door het totaal bedrag aan openstaande facturen te delen door de omzet in die periode en dat te vermenigvuldig met 365 dagen. Staat er voor € 150.000 aan facturen open en heeft u een jaaromzet van € 1.000.000 dan komt de DSO uit op 54 dagen. Zo weet u wat gemiddeld de betaaltermijn van een factuur is.
€ 150.000 (openstaande facturen)
—————————————— x 365 = 54 dagen
€ 1.000.000 (omzet)
Meer informatie
Accountor int facturen en zorgt dat uw klanten tevreden blijven over uw dienstverlening. Wilt u meer informatie over debiteurenbeheer en wat we voor u kunnen betekenen, neem dan gerust contact met ons op.
