5 voordelen van declaratie-apps
De tijd van schoenendozen met bonnetjes ligt inmiddels ver achter ons. Met de komst van tablets en smartphones en digitale boekhoudomgevingen zijn ook apps verschenen die digitaal declareren super makkelijk maken. In dit blog benoemen we een vijftal duidelijke voordelen.
De voordelen van declaratie-apps
Digitaal een bon declareren heeft een aantal voordelen:
1. Snel en eenvoudig
Waar we vroeger een fysieke administratie moesten aanleggen met mappen, kunt u met een declaratie-app op uw telefoon bonnetjes en facturen eenvoudig scannen (fotograferen), bewaren en eventueel versturen. U slaat de bon op als pdf-bestand die u eenvoudig kunt indienen. Bijvoorbeeld per mail.
2. Gemak voor uw medewerkers
Niet alleen uzelf, maar ook uw medewerkers kunnen onkosten digitaal indienen. Dat scheelt tijd, declaratieformulieren en iedereen heeft overal en altijd zicht op de status van de betaling. Digitaal indienen heeft als bijkomend voordeel dat de uitbetaling sneller kan plaatsvinden.
3. Koppeling met uw boekhoudpakket
Veel apps om te declareren maken onderdeel uit van een boekhoudpakket. Onder andere Exact, Visma en Twinfield bieden dergelijke functionaliteiten. Daarnaast zijn er in de Appstore of Google Play betaalde en gratis varianten te downloaden die het digitaal scannen en indienen van uw bon makkelijk maken.
4. Goed overzicht voor de Belastingdienst
De Belastingdienst geeft aan dat iedere ondernemer de basisgegevens van de bedrijfsadministratie 7 jaar moet bewaren. Hieronder vallen onder andere de debiteuren- en crediteurenadministratie en de in- en verkoopadministratie. Met een declaratie-app kunt u bonnen snel en eenvoudig digitaal opslaan. Mocht de Belastingdienst er in de toekomst om vragen, dan kunt u ze gemakkelijk overleggen.
5. Altijd en overal zicht op declaraties
U kunt alle bonnen op een plek, bijvoorbeeld in de cloud, bewaren. Dat is een veilig idee. Bovendien geeft de app op uw telefoon u de mogelijkheid om altijd en overal de nota’s te raadplegen.
