Payroll/payrollservices: een kopie van de bankpas opsturen, is vaak niet nodig
Bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker moeten verschillende gegevens worden aangeleverd aan de salarisadministratie. Dat geldt ook als u gebruik maakt van payroll/payrollservices van Accountor. Voor salarisbetalingen hebben we namelijk de naam van de medewerker en IBAN nodig.
In deze blog leggen we uit waarom we de informatie nodig hebben en waarom het niet nodig is om alle gegevens van een bankpas aan te leveren of een foto of scan.
Waarom is een bankrekeningnummer nodig?
De Wet aanpak schijnconstructies (WAS) verplicht de werkgever of het payrollbedrijf om het minimumloon giraal uit te betalen. Dat betekent dat het salaris moet worden overgemaakt naar een bankrekening die op naam staat van de werknemer. Om dat te kunnen doen, moeten wij controleren of het opgegeven rekeningnummer (IBAN) daadwerkelijk op naam van de werknemer staat.
Niet meer gegevens verwerken dan nodig
Bij het verzamelen van persoonsgegevens geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een van de basisprincipes van de AVG is dataminimalisatie. Dat houdt in dat organisaties niet meer persoonsgegevens mogen verwerken dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor die gegevens worden verzameld.
Voor de salarisadministratie kunt u volstaan met het doorgeven van de naam van de rekeninghouder en het IBAN-nummer.
Een volledige kopie van een bankpas bevat meer aanvullende gegevens die voor de payroll niet nodig zijn, zoals:
- het kaartnummer;
- de vervaldatum;
- en beveiligingsgegevens, zoals een CVC- of CVV-code;
Zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens
Als u als werkgevers gebruik maakt van de payroll/payrollservices van Accountor deelt u een kopie van de bankpas via een beveiligd systeem, maar zorgt u dat de niet noodzakelijke gegevens zijn afgeplakt. Daardoor worden er geen onnodige persoonsgegevens gedeeld en opgeslagen.
Voor medewerkers en werkgevers kunnen de volgende aandachtspunten helpen:
- Deel een kopie van de bankpas nooit via WhatsApp of e-mail.
- Controleer welke informatie daadwerkelijk noodzakelijk is voordat documenten worden doorgestuurd.
- Scherm gegevens af die niet relevant zijn voor het doel waarvoor ze worden aangeleverd.
- Beperk de toegang tot persoonsgegevens tot medewerkers die deze informatie nodig hebben voor hun werkzaamheden.
- Bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.
De WAS maakt het noodzakelijk om het juiste rekeningnummer van een werknemer vast te leggen. De AVG schrijft voor dat organisaties niet meer persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk is. Door alleen de gegevens aan te leveren die nodig zijn voor de salarisadministratie, wordt aan beide uitgangspunten voldaan.
