Hjemmekontor: Slik kan du lede og motivere ansatte

Hjemmekontor er hverdagen for mange ansatte for tiden, når samfunnet er stengt ned på grunn av smitteøkning. Alle yrkesgrupper som kan ha hjemmekontor anbefales å jobbe hjemmefra på fulltid. 

Hvordan kan du som leder lede dine ansatte best når dere sitter langt fra hverandre og jobber? Vi har fått råd fra en ekspert på avstandsledelse, og i denne artikkelen deler vi de beste rådene vi fikk med deg.

Se på din egen atferd som leder  

For å holde motivasjonen oppe hos dine ansatte krever det at du som leder ser på din egen atferd. Det er helt nødvendig å gi mer av seg selv når man leder på avstand. 

Vær bevisst på hvordan du bruker stemmen din på Teams-møter og telefon. Det krever mer entusiasme i stemmebruken for å nå frem og motivere de ansatte i digitale kanaler. Husk at entusiasme smitter! 

Del informasjon mellom teamene

Husk på å dele hva som foregår på tvers av team slik at medarbeidere ikke opplever at de går glipp av informasjon. Når vi alle sitter på hjemmekontor mister vi praten ved kaffemaskinen og det å overhøre samtaler, som i hverdagen gir masse nyttig informasjon. Som leder må du sikre at alle ansatte føler seg involvert i bedriften, og kjenner samhøringhet med bedriftens strategier og utvikling, men også samhørighet kolleger imellom.

Forsterk tilbakemeldingskulturen slik at det blir enklere på avstand og mellom team-medlemmene.

Vær bevisst på dine verdier 

Vær bevisst på hvordan du fyller lederrollen, og vær bevisst på hvilke verdier du vil etterleve. Viktige verdier for avstandssledelse kan for eksempel være

• tillit
• trygghet
• rettferdighet
• åpenhet

Bruk gjerne verdiene til bedriften din som grunnfundament. Spør deg selv ofte: Leder og kommuniserer jeg etter disse verdiene?

Lag tydelige og meningsfylte mål  

Vær tydelig på mål, mandater og ønsket resultat. Bli enige i teamet om fremgangsmåter for å nå målene nå og hvordan dere skal oppdatere hverandre på fremdriften.  

Be medarbeideren selv si hvordan han/hun ønsker å sikre fremdrift og oppdatere deg/resten av teamet. La dem komme med forslag til hvordan gå frem for å sikre ønsket kvalitet i arbeidet vårt. Aksepter ulike fremgangsmåter. 

Husk at det er viktig å anerkjenne dine medarbeidere. 

Ha alltid kameraet på i Teams-møter

Dette er et helt konkret tips for Teams-møter: Ha en policy om å alltid ha kamera på. Slik blir det enklere å se hvordan medarbeiderne har det. Om man sitter med kameraet avskrudd er det mye kommunikasjon i mimikk og kroppsspråk som går tapt. Det er viktig å møtes menneske til menneske så mye det går gjennom skjermen, og det gjør vi best med å se andres ansikter.    

Husk også på hvordan du bruker stemmen din. På digitale møter krever det mer engasjement for å nå gjennom når man ikke sitter i samme rom. 

Tilrettelegg for sosiale arenaer på Teams

Hva med å kalle inn medarbeiderne til en digital kaffekopp på Teams? De som ønsker å møtes «uformelt» og ta en prat på Teams kan komme, de som ikke har tid eller behov lar være. 

Et annet lavterskelarrangement er å kalle inn til kaffekopp-prat i 15 min før et møte starter. Da kan de som ønsker det komme tidlig til Teams-møtet og skravle over en kaffe før møtet begynner.  

Det er også viktig å feire seiere – både små og store 

Dette kan man også gjøre på Teams! Kall inn til en liten feiring på Teams: Alle tar med seg en kaffekopp og noe godt å spise, og feire det dere har oppnådd sammen.  

Flere bruker Hjemlevering av frokost eller en pizza og så spiser dere sammen via videokonferanse. 

Det viktige er at du som leder fyller rollen din bevisst, og tenker igjennom hva er viktig nå. Og ikke glem å sørge for at du selv har god balanse og energi til å lede nå da hverdagen kan oppleves krevende for deg og de rundt deg. 

Vigdis anbefaler at du samler alle rådene overfor inn i en ramme som påminner deg hvordan du bør utøve god avstandssledelse i hverdagen, hun kaller rammen for BITS.  Som avstandsleder bør du ha fokus på å være : Bevisst, Inspirerende, Tydelig og Strukturert.

Vigdis Austrheim er ekspert på avstandsledelse og har erfaring med dette fra både nasjonalt og internasjonalt arbeid. Få løpende inspirasjon og påminnelser ved å følge Vigdis Austrheim på Linkedin.