Hyppää pääsisältöön
yrittäjä miten varaudut oahan päivän varalle
Blogi

Yhdistykset uudistuvat - oikeanlaisen järjestelmän sekä palvelun merkitys korostuu

Oli kyseessä sitten pieni tai iso yhdistys, takana ovat ne ajat, jolloin vapaaehtoisia riitti jokaiseen tehtävään ja homma kuin homma hoidettiin talkoilla. Yhdistystoiminta on murroksessa. Yhteisöllisyys ei ole kadonnut mihinkään, mutta ihmiset ovat entistä tarkempia siitä, mihin aikaansa käyttävät. Tämän vuoksi myös yhdistysten on skarpattava ja kehitettävä prosessejaan, otettava avuksi teknologiaa ja automaatiota, jotta aikaa jää siihen tärkeimpään: asiaan tai aatteeseen, jonka vuoksi yhdistys on aikanaan perustettu.
 

Membook + Procountor = yhdistyksen ydintoiminnot hoituvat sujuvasti

Lisääntyvä automaatio ja digitaalisuus vapauttavat aikaamme tekemään meille mieluisia ja tärkeitä asioita. Tämä on myös yhdistystoiminnalle hyvä uutinen. Nyt on hyvä aika tarttua uusiin mahdollisuuksiin ja erottua edukseen. Ammattimaisesti toimivan yhdistyksen on helpompi löytää vapaaehtoisia myös vastuutehtäviin, hallitukseen ja jäsenrekisteriä hoitamaan.

Yksi yhdistyksen tärkeimmistä, mutta eniten työllistävistä toiminnoista, on perinteisesti ollut jäsenhallinto ja -laskutus sekä taloushallinto. Membook Oy onkin lähtenyt kehittämään modernia ja helppokäyttöistä, automaatiota hyödyntävää jäsenrekisteriohjelmistoa. Yhdeksi kumppaneista löytyi jo melko varhaisessa vaiheessa Accountor Finago ja sen sovellusperheestä Procountor taloushallinto-ohjelmisto.

”Ohjelmistojen yhteiskäyttö helpottaa yhdistyksen hallinnon hoitamista ja kun pakettiin otetaan vielä mukaan osaava tilitoimisto, joka tuntee molemmat ohjelmat, niin hyvä tulee.”


Automatisointi kohtuullistaa yhdistysaktiivien työkuormaa

Lainsäädäntö haastaa organisaatioita eivätkä yhdistykset tee tässäkään poikkeusta. Esimerkiksi GDPR:n ja tulorekisterin myötä monissa yhdistyksissä on herätty huomaamaan omien järjestelmien ja toimintatapojen puutteet. Hallintohommiin on mennyt kohtuuttomasti aikaa ja uudet säännökset ovat vain lisänneet vapaaehtoisten taakkaa.

Membook automatisoi yhdistyksen jäsenlaskutuksen lähes kokonaan sekä tehostaa maksuvalvontaa ja laskujen karhuamista. Jäsenlaskuja ei tarvitse tehdä enää yksittäin, joten varsinkin isommissa määrissä saavutettava ajansäästö on merkittävä. Laskujen toimituskanava on sähköposti, mutta jäsen voi maksaa jäsenlaskunsa myös Membookissa käyttäen verkkomaksutoimintoa. Mobiilisovelluksessa oleva sähköinen jäsenkortti todentaa jäsenyyden, ja sieltä voi myös katsoa uusimmat viestit sekä jäsenedut.

Jäsensihteerin tai rahastonhoitajan ei enää tarvitse viettää pitkiä iltoja jäsenlaskutuksen parissa, laskuja postittaen ja saapuvia maksusuorituksia käsin kirjaten. Procountorilla puolestaan hoituvat lakisääteiset velvoitteet helposti, kirjanpidon ja ostoreskontran lisäksi vaikkapa kulukorvaukset ja niiden ilmoitukset tulorekisteriin.

”Membookin ja Procountorin välille on myös rakennettu integraatio, joka siirtää jäsenmaksutiedot automaattisesti muistiotositteeksi kirjanpitoon. Monissa yhdistyksissä tämäkin työ on ollut aiemmin manuaalista ja vaatinut paljon käsityötä toteutuakseen.”
 

Edulliset kustannukset mahdollistavat osaltaan kehityksen

Hidasteena kehitykselle on yhdistyksissä ollut usein raha. Ajatellaan että kehittyneet järjestelmät ovat kalliita eikä meillä ole niihin varaa. Kuitenkin tyypillinen kustannus hallinnon sähköistämisessä on pari-kolme euroa per jäsen. Moni yhdistys on ratkaissut asian nostamalla hieman jäsenmaksuaan. Pieni korotus on ollut yleisesti hyväksytty asia etenkin siinä vaiheessa, kun vapaaehtoista ei olekaan enää löytynyt jäsenrekisteriä tai kirjanpitoa hoitamaan. Omalle vapaaehtoistyölle on myös opittu laskemaan arvo, eikä ketään enää houkuttele tuntikausien ilmaistyö sellaisten asioiden parissa, jotka voisi järkevämmin ja tehokkaamminkin hoitaa.
 

Suunnitelmallisuus tuo tuloksia

Hyvä tavoite yhdistysten uudistumiselle voisi olla se, että pyritään vähentämään manuaalista työtä kaikilla tasoilla. Kumppaneiden valintaan kannattaa kiinnittää huomiota. Toimialaosaaminen ja tyytyväiset asiakkaat ovat paras mittari. Kannattaa myös valita kumppaneiksi sellaisia toimijoita, jotka seuraavat sekä lainsäädännön, järjestömaailman että teknologian muutoksia, ja jotka itse aktiivisesti kehittävät palveluitaan vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin. Membook ja Procountor ovat taatusti yksi tällainen yhdistelmä – ota siis yhteyttä ja kysy lisää!

Membook Tiina Vainio

Blogin asiantuntija Tiina Vainio on Membook Oy:n perustaja ja toimitusjohtaja sekä järjestöhallinnon rautainen ammattilainen, joka kehittää ja automatisoi järjestöhallintoa pala kerrallaan.

Membook-ratkaisulla hoidetaan yhdistyksen jäsenrekisteri, viestintä ja jäsenlaskutus. Finago-yhteistyön tuloksena Membook keskustelee nyt reaaliaikaisesti Procountor Taloushallinnon kanssa. Membook on Accountor Finagon ohjelmistokumppaneille tarkoitetun Finago Network -ohjelman uusin partner-jäsen. Tiinan tavoitat sähköpostitse tiina@membook.fi

Share