HR-järjestelmä – Robotin avokonttori

Eräs viime aikojen polttavimpia puheenaiheita on varmasti ollut robottien marssi autojen kokoonpanolinjoilta ohjelmistojen väliin, kirjanpitäjien ja palkanlaskijoiden töitä viemään. Helsingissä kesäkuun auringossa järjestetty RoboHR-seminaari antoi loistavat edellytykset lähteä tutkimaan mitä robotit näinä päivinä käytännössä touhuavat ja miten meidän järjestelmätoimittajana pitäisi niiden kanssa toimia.

Keskitytään aihealueen yksinkertaisempaan päähän, robottien suorittamaan prosessiautomaatioon (RPA, Robotic Process Automation) ja HR-järjestelmäkenttään. Jätetään muut RoboHR-seminaarissa käsitellyt aiheet, tekoäly ja koneoppiminen, asiaan tarkemmin vihkiytyneille. Ei myöskään lähdetä vatvomaan sitä kuka vie kenenkin työpaikat. Nopeammat kirjoittavat ehtivät käyttämään nämä raflaavimmat otsikot.

Robotiikassa korostuu inhimillisyys

Sosiaalinen media, uutiskirjeet ja muu markkinointiviestintä ovat tällä hetkellä täynnä erilaisten robottien esiinmarssia. Aihetta purkamalla päästään käyttötapauksiin. Näistä hyvin edustettuina ovat integraatioiden, ylläpitotoimien, raportoinnin ja viestinnän automatisointi. Monesti kun kuuntelee näiden kuvauksia, tulee ajateltua, että tuo Robotilla tehty toiminto löytyy tismalleen Mepcon palkka- ja henkilöstöhallintoratkaisusta, tai jostain muusta HR-järjestelmästä. Esimerkiksi sekin osaa lähettää kerran kuukaudessa luottamusmiehelle raportin kuukauden aikana alkaneista ja päättyneistä työsuhteista. Voisimmeko sanoa, että Mepcon syövereissä työskentelee jo nyt myyttinen Rami-Robotti, jota emme vain ole osanneet tuotteistaa? Vastaus on ei. Robotiikka tässä kontekstissa viittaa kolmannen osapuolen sovellukseen, jolle on tavalla tai toisella opetettu manuaalisen prosessin suorittaminen. Robotti voi työskennellä käyttöliittymissä ja väsymättömästi toistaa samoja käytäntöjä ehdottomalla tarkkuudella.

Mitä nämä robotit sitten ovat? Vaikuttaisi vahvasti siltä, että ajan teema on kysyä ennemmin keitä he ovat. Robotteihin perustuvassa viestinnässä inhimillistämisellä on vahva asema. Robotiikkasovellusta ei hankita vaan robotti rekrytoidaan. Robottia ei konfiguroida tai varsinkaan ohjelmoida vaan se perehdytetään. Robotin käyttöoikeudet eivät vanhene, vaan hän jää sairauslomalle. Robotit eivät pyöri pölyisissä konesaleissa, vaan he työskentelevät osana tiimiä. Robotin nimi ei ole Makereportshappen.xaml vaan Rami, Jari, Ari tai Kari.

Tämä ajatusmalli on vahvasti ja johdonmukaisesti esillä, kun puhutaan robotiikasta. Siinä on myös pointtinsa. Prosessiautomaation inhimillistäminen on hyvä keino kuvata asioita, joita sillä ratkaistaan, eli manuaalisia tietyllä syklillä toistettavia prosesseja.

Järjestelmätoimittajan kannattaa luoda sopiva pelikenttä Rami-Robotille

Hyvä kysymys on, mikä on Mepcon palkka- henkilöstöhallintojärjestelmän, ja muiden järjestelmien rooli tässä kaikessa? Mitä enemmän katselee robottinauhoitteita, joissa Rami ja kumppanit paukuttavat käyttöliittymiin informaatiota ylivertaisella tarkkuudella ja tehokkuudella, selkeytyy järjestelmätoimittajien vastuu. Tärkeintä on tehdä sellainen järjestelmä, joka soveltuu mahdollisimman hyvin robottien pelikentäksi. Jos tiedot saa jossakin rakenteellisessa muodossa, esim. .csv-tiedostona tai rajapinnan kautta ulos, ollaan pitkällä. Jos käyttöliittymä on hyvin suunniteltu ja stabiili, ollaan vielä askel pidemmällä. Omat robotiikkaohjelmat kuuluvat tässä vaiheessa asiakkaille. Ne ovat erinomainen keino kehittää ja tehostaa prosesseja ilman riippuvuutta järjestelmätoimittajien ratkaisuista. Monessa tilanteessa nämä ratkaisut voivat olla myös kustannustehokkaita, joskin kolmannen osapuolen teknologian (ja osaamisen) käyttöön liittyvät ylläpito- ja muutoskustannukset kannattaa arvioida tarkkaan. Parasta robottien käyttöönotonrekrytoinnin arvioinnissa on se, että business caset ovat monesti arvioitavissa sekuntikellolla. Siinä vaiheessa, kun joku kerran kuukaudessa toistettava toimenpide vie kerrallaan pari tuntia tekijänsä aikaa, eikä hyödynnä tämän tunne- tai tilanneälyä, saati sitten maalaisjärkeä, alkaa ensimmäiselle roborekrytoinnille olla hyvät perusteet.

Oli erittäin ilahduttavaa nähdä, että robotiikkaesitysten kuvituskuvissa parhaan käytännön asemaan on selkeästi päässyt näyttöpäätteen edessä näppäimistöä paukuttava humanoidirobotti. Tämä valaa allekirjoittaneeseen uskoa rajapinnoista ikiaikaisimman eli QWERTY:n tulevaisuuteen. Rami-Robotin kykyä viedä työpaikat toimiala kerrallaan rajoittaa näemmä myös samat istumatyöstä kumpuavat tuki- ja liikuntaelinsairauksien realiteetit kuin hänen toimistolla sähköpöytäänsä neuroottisesti pumppaavalla ihmiskollegalla, Liha-Laurilla.