Hyppää pääsisältöön
Microsoft Teams
Blogi
ICT

Microsoft Teams - lääke tietotyön aikasyöppöihin?

Microsoft Teams apuna tehokkuusloikassa

Onko päivässä tarpeeksi tunteja? Mikäs putiikki niitä tunteja myy lisää, jos pääsevät loppumaan? Kilpailun jatkuvasti kiristyessä, kuluja tulisi pienentää ja yhä enemmän pitäisi saada aikaiseksi yhä pienemmässä ajassa. Työn tehokkuuden maksimointi on varmasti kaikille tuttu teesi - niin se on meillekin. Työpäivää voi onneksi tehostaa monin eri tavoin. Tehokkuusloikassa auttaa esimerkiksi Microsoft Teams.

Tietointensiivisillä toimialoilla on myös runsain mitoin “perinteisiä” ongelmia, jotka aiheuttavat päivittäin lähes huomaamatta nk. "hukka-aikaa" arvokkaille työläisille. Löytyykö näihin helppo lääke takataskusta?  

Tunnistatko samat aikasyöpöt? 

  • Sähköpostikeskustelut - Kaikki keskustelu käydään sähköpostitse. Sähköposti usein lajittelematonta suurta massaa, josta hidasta löytää etsimäänsä. Ja välissä tosiaan joutuu etsimään yhtä sun toista. Tieto ei ole sähköpostissa lajiteltuina mitenkään järkevällä tavalla. 

  • Dokumenttien versiohallinta - Dokumentit toimitetaan luettavaksi, kommentoitavaksi tai editoitavaksi sähköpostiliitteenä. Dokumentit alkavat elää omina versioinaan per jokainen vastaanottaja. Kun on aika löytää tai kasata lopullinen versio, niin keneltä löytyvät siihen tarvittavat palaset? Sähköposti on monille yhtä kuin dokumenttiarkisto. 

  • Jaettavat muistiinpanot - Monet tekevät myös palaverimuistiot tai toimintaohjeistukset sähköpostipohjaisena. Onko niitä helppo löytää jälkeenpäin, seurata mitä niissä sovittiin tehtäväksi tai päivittää tehtävien etenemistä?  

  • Sovellusikkunat - Käytössä olevia pilviresursseja (selainsovellukset, tallennesijainnit, jne.) on monia ja työpöytä lukuisine avonaisine sovellusikkunoineen kuormittaa käyttäjää. 

Miksi Teams on ystäväsi? 

Microsoft Teams on keskiössä ratkaisemaan tiimityömäisen yhteistoiminnan haasteet. Sen rooli Office-alustassa on toimia Office-sovellukset yhdistävänä keskussovelluksena. Teams kuuluu ilmaisena tuotteena useimpien organisaatioiden Office 365 lisensseihin. 

Maksimoit Office-alustan tehokkuuden, kun satunnaisen hajakäytön sijaan rakennat itsellesi Teams-ryhmät, joissa kussakin ryhmässä on yhden luukun periaatteella sen jäsenille saatavilla kaikki ne työkalut ja resurssit, joita ryhmä tarvitsee.   

Teams on kuin steroideilla pumpattu Skype. Skype for Business on jäämässä pois käytöstä ja korvautuu Teamsilla. Teamsista löytyvät siis kaikki Skype for Busineksen ominaisuudet ja paljon enemmän.  

Ihan kaikkea Teams ei maailmassa ratkaise. Se ei tarkasta veroilmoitustasi eikä käy kaupassa puolestasi. Ainakaan vielä. Mutta kun puhutaan näistä tietotyön perushaasteista, joihin monet organisaatiot edelleen uutterasti päivittäin päätään iskevät, on se oiva ja valmis lääke. 

 Kysymys kuuluu – miksi et jo käytä Teamsia? 

Miksi Teams on edelleen jokseenkin tuntematon? 

Syitä on useita. Ensinnäkin Skype for Business on edelleen hyvin suosittu. Ihmisluonteelle on jokseenkin hankalaa poistua mukavuussektorilta, vaikka siihen olisi kuinka hyvin listattuja perusteita.  

Toisekseen Office 365-käyttö on valitettavasti monessa organisaatiossa tehty liian IT-tyyppisenä projektina. On unohdettu sopia yhdessä toimimisen tavat alustalla ja sen sovelluksissa. Monet käyttäjät on jätetty omilleen kokeilemaan ja käyttämään alustan sovelluksia itsensä parhaaksi katsomalla tavalla. Tämä ei tue organisaation yhteistoiminnan tehokkuutta. Pysytään entisillä mukavuussektoreilla, sähköpostissa ja Skypessä. 

Miten saan Teamsin käyttööni?  

Kuten todettu, jos käytössäsi on jo Office 365-yritystili, Teams on todennäköisesti jo käytössäsi veloituksetta, vaikket sitä ehkä tiennyt. Teams pitää kuitenkin olla IT-hallinnon puolelta aktivoitu käyttöön.  

Teams-sovellusta voi käyttää pilvi-tyyppisenä suoraan Office.com-portaalista tai voit ladata sen työpöytäversion. Tärkeintä on ottaa organisaatiojohdon tukemana tuotteesta selkeä ote ja suunnitella, että miten sen avulla tehostetaan tiimin toimintaa. Tuotteesta saadaan maksimihyöty, kun ratkaisua käyttää koko organisaatio hajanaisten ryhmittymien sijaan.   

On kuitenkin hyvä muistaa, että me ihmiset olemme keskiössä näissä sovituissa tavoissa toimia, eivät tekniset ratkaisut. Ilman koordinoitua muutosprojektia ei vanha korvaannu uudelle kovinkaan puhtain paperein. Teams tulee jatkossa yleistymään, myös asiakaspuolella, joten kannattaa olla mukana itse kunkin.  

Kaipaatko apua Office-alustan käytettävyyteen muutosjohtamisella tuettuna? Ota meihin yhteys. 

Case example: Accountor ICT:n maakuntien liiketoiminta   

Teams on maakuntien toiminnan keskiössä monella tapaa. Teams-ryhmiä on yksi sisäinen (organisatorinen) ja yksi per asiakassuhde. Teams on käytössä seuraavilla tarvealueilla: 

  • Sisäinen sekä asiakassuuntainen kommunikointi  - Asiakasprojektit, organisaatio-, ryhmä- ja 1-2-1-keskustelut 
  • Virtuaalipalaverit sisäänrakennetuin ja ryhmään sidotuin muistiinpanoin  - Myös muut ns. normaalit palaverimuistiot kirjoitetaan suoraan Teams-ryhmään 
  • Dokumenttipankki  - Kaikki yhteiset dokumenttimme luodaan ja niitä editoidaan täällä, ei versioristiriitoja 
  • Allokoidut organisaatio- ja tiimitason tehtävät - Läpinäkyvyys avoimiin tehtäviin aikataulutuksineen ja vaiheistuksineen 
  • Toimipisteiden myyntitilanteiden raportointi ja seuranta  - Dynamics 365 for Teams 
  • Budjettitavoitteen seuranta 
  • Strategisten tavoitteiden seuranta 
  • Organisaation sisäisten kehitystarpeiden seuranta 

Eli kuten näkyy, todella suuri osa päivittäisestä työstä elää jollain tasolla Teams-ryhmien sisällä. Työpäivät ovat paljon mutkattomampia, kun käytännössä kaikki tarvittava löytyy aihekohtaisesti oikean Teams-ryhmän sisältä. Loistavan mobiili-applikaation avulla keskustelut ja muut asiat kulkevat mukana missä ahkerat työmyyrät ikinä liikkuvatkaan. Siitä riittääkin seuraavan blogin aiheeksi. 

Ota yhteyttä Teamsiin liittyen:

Share