Selkeä budjetti sitouttaa ja lisää läpinäkyvyyttä

Budjetti - turha aikaa vievä pakkopulla vai hyödyllinen väline yrityksen toiminnan suunnittelussa? Lue talous- ja veroasiantuntijamme Ilppo Kaukolan vinkit budjetin laatimiseen ja hyödyntämiseen!

Tutustu budjetointipalveluihimme

Budjetti on johtamisen väline

- Budjetointi nähdään usein turhan yksipuolisesti pelkästään talouden ennusteena, joka tehdään ikään kuin pakon edessä. Laajemmasta näkökulmasta tarkasteltuna budjetti on kuitenkin johtamisen väline, josta koko organisaatio hyötyy. Budjetin laatimisen tulee olla läpinäkyvää, realistisiin arvioihin perustuvaa ja parhaassa tapauksessa myös sitouttavaa, Kaukola kertoo ja vinkkaa samalla kolme hyvän budjetoinnin näkökulmaa:

- Läpinäkyvyys on tärkeää siksi, että laskelmien perusteet on avattava: mihin nämä ennusteet perustuvat ja mihin ne vaikuttavat? Henkilöstön näkökulmasta ennusteissa on myös yksilöiden tai tiimien tulospalkkaukseen liittyviä sidonnaisuuksia, joten niistä on hyvä olla tietoinen.

- Budjetoinnin on myös oltava realistista ja perustuttava lukuihin, joihin on mahdollista päästä. Jos budjettiin kirjataan kasvua, tulee myös kasvun edellytykset huomioida: millaisia panostuksia tai investointeja tarvitaan esimerkiksi henkilöstömäärän ja toimitilojen koon suhteen, tarvitaanko lisää vaikkapa tuotantokoneita, entä pysyvätkö raaka-aineiden hinnat samalla tasolla?

- Myös osallistaminen on merkityksellistä. Vielä tänä päivänäkin budjetteja laaditaan suljettujen ovien takana, mutta olisiko johtamisen näkökulmasta mahdollista osallistaa henkilöstöä vaikkapa osabudjetin arviointiin?

Askelmerkit vision saavuttamiseen

Organisaation sitouttamiseksi budjetti kannattaa linkittää pidemmän aikavälin tavoitteeseen ja strategian askelmerkkeihin. Laskelmissa ei voi esittää lukuja, jotka eivät ole saavutettavissa.

- Budjetoinnista ei ole käytännössä minkäänlaista hyötyä, jos se laaditaan tyhjän päälle ja olemattomiin oletuksiin perustuen. Sen pitää perustua esimerkiksi tuotannon tilauskantaan, allekirjoitettuihin aiesopimuksiin, rahoitussuunnitelmiin ja investointeihin, Kaukola summaa.

- Suunnitelman on oltava konkreettinen. Jos yrityksen liikevaihto on nyt 8 miljoonaa euroa, se ei voi ennustaa ensi vuodelle 12 miljoonan liikevaihtoa perustuen hatusta vedettyyn kasvukertoimeen tai Suomen kansantaloudelliseen kehitykseen, Ilppo Kaukola muistuttaa todeten samalla, ettei budjetin tarvitse olla kiveen kirjoitettu totuus,. Budjettia saa ja pitääkin tarkistaa sopivin väliajoin: isommissa yrityksissä ennuste on hyvä tarkistaa kuukausittain, pienemmillä toimijoilla esimerkiksi kvartaaleittain.

- Budjetin toteuman arvioinnin pitäisi olla rullaavasti osa normaalia tuloslaskelmaa, ja sitä tuleekin päivittää kesken tilikauden. Näidenkin päivitysten viestiminen henkilöstölle on erittäin tärkeää sitoutumisen ja työmotivaation ylläpitämiseksi.

Autamme hoitamaan budjetoinnin vaivattomasti

Useissa yrityksissä budjetointi hoidetaan edelleen Excel-taulukoilla. Silloin vaarana ovat inhimilliset erehdykset ja laskentakaavojen virheet.

Accountorin budjetointipalvelua voidaan tuottaa esimerkiksi:

Finadeckin Basic- tai Professional-paketilla (kuukausihinta veloitetaan erikseen, ohjelmistokulut eivät sisälly Accountor Budjetointipalvelun hintaan).
Jos yrityksessäsi on jo käytössä Accunan Budjetointi, autamme tuottamaan palvelua ko. ohjelmistolla.

Budjetointi voidaan tehdä esimerkiksi kustannuspaikoittain, osastoittain tai vaikkapa vastuualueittain. Yhtiöiden kohdalla liiketoimintoja voi olla useampi, jolloin kullekin liiketoiminnolle voidaan rakentaa omat budjettinsa tulo- ja kuluvirtoineen.

Accountor Budjetointipalvelussa kartoitamme aluksi mm. yrityksesi taloudelliset tavoitteet ja mitä niihin pääseminen edellyttää. Asiantuntijamme laatii alkukartoituksen perusteella yrityksesi kuukausitason tulos- ja/tai tasebudjetin. Tutustu tarkemmin Accountorin Budjetointipalveluun.

- Opastamme ja olemme tukena budjetointiprosessissa. Budjetoinnin onnistumiseen tarvitaan aina vahva osallistuminen ja näkemys yrityksen sisältä, Kaukola muistuttaa.