Hyppää pääsisältöön
Selkeä budjetti sitouttaa ja lisää läpinäkyvyyttä

Selkeä budjetti sitouttaa ja lisää läpinäkyvyyttä

Budjetti - turha aikaa vievä pakkopulla vai hyödyllinen väline yrityksen toiminnan suunnittelussa? Lue talous- ja veroasiantuntijamme Ilppo Kaukolan vinkit budjetin laatimiseen ja hyödyntämiseen!

Budjetti on johtamisen väline

- Budjetointi nähdään usein turhan yksipuolisesti pelkästään talouden ennusteena, joka tehdään ikään kuin pakon edessä. Laajemmasta näkökulmasta tarkasteltuna budjetti on kuitenkin johtamisen väline, josta koko organisaatio hyötyy. Budjetin laatimisen tulee olla läpinäkyvää, realistisiin arvioihin perustuvaa ja parhaassa tapauksessa myös sitouttavaa, Kaukola kertoo ja vinkkaa samalla kolme hyvän budjetoinnin näkökulmaa:

- Läpinäkyvyys on tärkeää siksi, että laskelmien perusteet on avattava: mihin nämä ennusteet perustuvat ja mihin ne vaikuttavat? Henkilöstön näkökulmasta ennusteissa on myös yksilöiden tai tiimien tulospalkkaukseen liittyviä sidonnaisuuksia, joten niistä on hyvä olla tietoinen.

- Budjetoinnin on myös oltava realistista ja perustuttava lukuihin, joihin on mahdollista päästä. Jos budjettiin kirjataan kasvua, tulee myös kasvun edellytykset huomioida: millaisia panostuksia tai investointeja tarvitaan esimerkiksi henkilöstömäärän ja toimitilojen koon suhteen, tarvitaanko lisää vaikkapa tuotantokoneita, entä pysyvätkö raaka-aineiden hinnat samalla tasolla?

- Myös osallistaminen on merkityksellistä. Vielä tänä päivänäkin budjetteja laaditaan suljettujen ovien takana, mutta olisiko johtamisen näkökulmasta mahdollista osallistaa henkilöstöä vaikkapa osabudjetin arviointiin?

Askelmerkit vision saavuttamiseen

Organisaation sitouttamiseksi budjetti kannattaa linkittää pidemmän aikavälin tavoitteeseen ja strategian askelmerkkeihin. Laskelmissa ei voi esittää lukuja, jotka eivät ole saavutettavissa.

- Budjetoinnista ei ole käytännössä minkäänlaista hyötyä, jos se laaditaan tyhjän päälle ja olemattomiin oletuksiin perustuen. Sen pitää perustua esimerkiksi tuotannon tilauskantaan, allekirjoitettuihin aiesopimuksiin, rahoitussuunnitelmiin ja investointeihin, Kaukola summaa.

- Suunnitelman on oltava konkreettinen. Jos yrityksen liikevaihto on nyt 8 miljoonaa euroa, se ei voi ennustaa ensi vuodelle 12 miljoonan liikevaihtoa perustuen hatusta vedettyyn kasvukertoimeen tai Suomen kansantaloudelliseen kehitykseen, Ilppo Kaukola muistuttaa todeten samalla, ettei budjetin tarvitse olla kiveen kirjoitettu totuus,. Budjettia saa ja pitääkin tarkistaa sopivin väliajoin: isommissa yrityksissä ennuste on hyvä tarkistaa kuukausittain, pienemmillä toimijoilla esimerkiksi kvartaaleittain.

- Budjetin toteuman arvioinnin pitäisi olla rullaavasti osa normaalia tuloslaskelmaa, ja sitä tuleekin päivittää kesken tilikauden. Näidenkin päivitysten viestiminen henkilöstölle on erittäin tärkeää sitoutumisen ja työmotivaation ylläpitämiseksi.

Oikea työkalu tekee budjetoinnista vaivatonta

Useissa yrityksissä budjetointi hoidetaan edelleen Excel-taulukoilla. Silloin vaarana ovat inhimilliset erehdykset ja laskentakaavojen virheet.

Accountorin budjetointipalveluihin kuuluvat:
  • Accuna-ohjelmisto - Hinnoittelu perustuu käyttäjätunnusten määrään
  • Finadeck-ohjelmisto (osana Suuntaraportointia) - Hinnoittelu on yrityskohtainen
     

- Ohjelmistot hakevat luvut kirjanpidosta budjetoinnin pohjaksi. Käyttäjäoikeudet voi antaa kaikille budjetointiin osallistuville henkilöille, mukaan lukien henkilöstön, myynnin ja markkinoinnin osastoille. Hyöty tulee myös siinä, että budjettia voidaan tehdä – sen yhden suljetun neuvotteluhuoneen sijaan – vaikkapa eri paikkakunnilla tai mantereilla.

Nettiselaimella toimivien ohjelmistojen käyttöönotto ei vaadi asennuksia ja ne soveltuvat kaikille yrityksille koosta riippumatta. Budjetointi voidaan tehdä myös kustannuspaikoittain, osastoittain tai esimerkiksi vastuualueittain. Yhtiöiden kohdalla liiketoimintoja voi olla useampi, jolloin kullekin liiketoiminnolle voidaan vaivattomasti rakentaa omat budjettinsa tulo- ja kuluvirtoineen.

- Opastamme mielellämme alkuun palveluiden käytössä ja olemme tukena budjetointiprosessissa. Kukaan organisaation ulkopuolinen henkilö ei voi kuitenkaan tehdä budjetointia valmiiksi. Siihen tarvitaan aina vahva osallistuminen ja näkemys yrityksen sisältä, Kaukola muistuttaa.

Asiantuntijamme

collaboration casual two women_1440x440.jpg

Pysy ajan tasalla talouden ja työelämän muutoksista!

Tarvitsetko apua yritystoiminnan haasteissa? Jätä yhteystietosi, niin olemme sinuun yhteydessä!

 
 

Share