Toimitusjohtaja – tunne nämä työnantajan vastuut
Kun yritys kasvaa henkilöstömäärältään, työnantajan lakisääteiset vastuut lisääntyvät. Toimitusjohtajana sinun pitää olla varma, että johtamasi yritys toimii lakien ja asetusten mukaisesti, myös henkilöstökäytännöiltään. Käymme tässä artikkelissa läpi työnantajan vastuut kasvuvaiheittain. Artikkelin luettuasi voit reagoida, jos yrityksesi henkilöstötyön käytännöissä on puutteita ja pystyt varautumaan lähitulevaisuudessa siintäviin uusiin vastuisiin.
Mitä ovat työnantajan vastuut?
Erilaiset lait, säädökset ja sopimukset säätelevät työnantajan ja työntekijän välistä suhdetta. Niiden tavoitteena on suojata työntekijää, joka on työsuhteen heikompi osapuoli. Toimitusjohtajana sinulla on oltava peruskäsitys muun muassa rekrytointiin, työsuhteen solmimiseen, työajan järjestämiseen ja seurantaan sekä työntekijöiden terveyden ja turvallisuuden takaamiseen liittyvistä pelisäännöistä.
Keskeisiä lakeja:
- Työsopimuslaki
- Työaikalaki
- Vuosilomalaki
- Laki yhteistoiminnasta yrityksissä
- Yhdenvertaisuuslaki
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
- Työturvallisuuslaki
Työnantajan velvollisuuksista säädetään lisäksi erilaisissa sopimuksissa, kuten alakohtaisissa työehtosopimuksissa.
Tutustu syrjintäkieltoon
Työntekijöitä ei saa asettaa eri asemaan esimerkiksi kansalaisuuden, sukupuolen, iän, uskonnon, perhesuhteiden, seksuaalisen suuntautuneisuuden, vammaisuuden tai muun henkilöön liittyvän syyn perusteella. Syrjinnäksi katsotaan sekä välillinen että välitön syrjintä. Välillistä syrjintää on esimerkiksi se, jos rekrytoinnin yhteydessä työntekijältä edellytetään taitoa, jota hän ei todellisuudessa työssään tarvitsisi.
Yhdenvertaisesta kohtelusta poikkeaminen on sallittua vain silloin, kun se on perusteltua työnkuvan kannalta. Toimitusjohtajana voit edistää eettisiä työhönottokäytäntöjä yrityksessäsi omilla puheillasi ja teoillasi.
Vastuut lisääntyvät henkilöstömäärän kasvaessa - tiedä velvollisuutesi toimitusjohtajana!
1–9 työntekijän yritykset
Työnantajan vastuut alkavat jo ensimmäisestä työntekijästä. Aivan pienimpiä mikroyrityksiäkin koskevat useimmat työaikalain, vuosilomalain ja työturvallisuuslain keskeisten periaatteet.
Tämän kokoluokan yrityksen tulee huolehtia:
- kuormitustekijöihin aktiivinen puuttuminen ja toimien riittävyyden seuranta
- yleinen työsuojelu
- työntekijöiden tasapuolinen kohtelu
- työterveyshuolto
- työaikakirjanpito
- vuosilomakirjanpito
- työtodistukset
- palkkalaskelmat
- tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden edistäminen
- tuotannollis-taloudellisista syistä irtisanotun työntekijän oikeus palkalliseen työllistysmisvapaaseen
- tuotannollis-taloudellisista syistä irtisanotun työntekijän takaisinottovelvollisuus
Vuoden 2023 alusta kaikkien tuotannollisin tai taloudellisin perustein irtisanottujen yli 55-vuotiaitten, jotka ovat olleet yli 5 vuotta saman työnantajan palveluksessa muutosturva laajeni mm. työllistymisvapaiden osalta.
10–19 työntekijän yritykset
Työsuojelun velvoitteet kasvavat 10 työntekijän kohdalla.
Tämän kokoluokan yrityksen tulee huolehtia artikkelissamme jo mainittujen velvoitteiden lisäksi:
- työsuojeluvaltuutettu
- työsuojelutoiminnan organisointi
20–29 työntekijän yritykset
20 työntekijän rajapyykin ylittäminen tuo merkittävän lisäyksen työnantajan vastuisiin, sillä yritykseen aletaan soveltaa lakia yhteistoiminnasta yrityksissä. Se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että työnantajan on käytävä säännöllistä vuoropuhelua henkilöstön edustajan kanssa työyhteisön kehittämiseksi. Lisäksi jos työ on tuotannollisista tai taloudellisista syistä vähentynyt, yrityksellä on velvollisuus käydä muutosneuvottelut ennen työntekijöiden irtisanomista tai lomauttamista tai työsuhteen olennaisen ehdon muuttamista. Yhteistoimintalaki sisältää neuvotteluvelvoitteita myös sellaisissa yritystoiminnan muutostilanteissa, joista ei seuraa työsopimusten irtisanomisia tai lomautuksia.
Lue aiheesta lisää: Muutosneuvottelut: 10 myyttiä, joihin et halua sortua
Tämän kokoluokan yrityksen tulee huolehtia artikkelissa jo mainittujen vastuiden lisäksi:
- yhteistoiminta
- säännöllinen vuoropuhelu
- tiedottamisvelvoite
- työyhteisön kehittämissuunnitelma
- neuvottelut yritystoiminnan muutoksista ja niiden henkilöstövaikutuksista
- työvoiman vähentämisneuvottelut
30+ työntekijän yritykset
Kun yritys kasvaa vähintään 30 työntekijän suuruiseksi, työnantajan vastuut lisääntyvät edelleen. Tällöin tulee uusia velvoitteita mm. henkilöstöä koskevien suunnitelmien suhteen. Tämän kokoluokan yrityksen tulee huolehtia artikkelissa jo mainittujen vastuiden lisäksi:
Yhteistoiminta:
- tasa-arvosuunnitelma
- yhdenvertaisuussuunnitelma
Tuta-perustein irtisanottavia koskevat velvoitteet:
- työterveyshuollon palvelut irtisanotulle työntekijälle 6 kuukauden ajan työntekovelvollisuuden päättymisestä lukien, jos työsuhde on kestänyt vähintään 5 vuotta
- työllistymistä edistävän valmennuksen tai koulutuksen järjestäminen, jos työsuhde on kestänyt vähintään 5 vuotta
Tiedosta myös nämä asiat!
Erilaiset kuormitustekijät
Työpaikan turvallisuus on työnantajan vastuulla. Työnantajan on huolehdittava työturvallisuudesta ja mahdollisuuksien mukaan suojeltava työntekijöitä tapaturmilta ja terveydellisiltä vaaroilta.
Tietotyö kuormittaa työntekijöitä uusilla tavoilla. Työnantaja on velvollinen huolehtimaan työssä jaksamisesta. Psykososiaalisia kuormitustekijöitä ovat esimerkiksi liika työ, huono johtaminen, kontrollin puute, epäselvät vastuut tai jatkuvat keskeytykset. Varmista toimitusjohtajana, että työyhteisön tilaa tarkkaillaan aktiivisesti ja mahdollisiin kuormitustekijöihin puututaan aktiivisesti ja toimien riittävyyttä seurataan.
Perehdytyksen merkitys
Perehdytyksessä on kyse muustakin kuin työntekijän opastamisesta talon tavoille. Työtapaturman sattuessa työnantaja voi joutua vahingonkorvausvastuuseen, mikäli on osoitettavissa, että työntekijän perehdytys tehtävään on ollut puutteellista. Varmista toimitusjohtajana, että työntekijät on perehdytetty työpaikan erityisolosuhteiden ja vaaratekijöiden osalta.
Onko yrityksessäsi olemassa jo prosessit, jotka takaavat, että kaikki uudet työntekijät saavat tasapuolisen perehdytyksen? Työnantajan vastuulla on varmistaa, että työntekijä voi suoriutua tehtävästään myös silloin, kun yrityksen toimintaa, työtä tai työmenetelmiä muutetaan tai kehitetään.
Työsopimus
Työsopimukset kannattaa jo yrityksen alkutaipaleella tehdä huolella, sillä niissä sovitut ehdot sitovat työnantajaa koko työsuhteen ajan, ellei niistä sovita toisin yhdessä työntekijän kanssa. Työnantaja ei voi muuttaa työsuhteen ehtoja yksipuolisesti, paitsi irtisanomisperusteella. Työntekijöille, esihenkilöille ja johdolle on hyvä olla omat työsopimusmallit, joita päivitetään säännöllisesti. Työsopimusmallien laatimisessa kannattaa hyödyntää asiantuntijan apua.
Työsuhteen päättäminen
Toisinaan työnantaja on tilanteessa, jossa työt loppuvat tekijöiltä. Vastuullinen työnantaja hoitaa haasteellisetkin työsuhdetilanteet henkilöstöään ja ihmistä kunnioittaen. Työsuhteen irtisanomiselle on oltava olemassa asiallinen ja painava syy. Irtisanomisperusteena voi olla tuotannollinen tai taloudellinen syy tai työntekijän henkilöön liittyvä syy. Irtisanoakseen tuotannollis-taloudellisista syistä, 20 henkilöä työllistävien yritysten on ensin käytävä yhteistoimintalain mukaiset muutosneuvottelut. Jos työsuhteen irtisanomisen syynä on työntekijään liittyvä syy, työntekijälle on yleensä annettava kirjallinen varoitus ja mahdollisuus korjata tilanne. Jos työsuhde puretaan ilman irtisanomisaikaa, tälle on oltava erityisen painava syy. Jos työnantaja päättää työsopimuksen ilman laillista perustetta, työnantaja voi joutua korvausvastuuseen.
Kilpailukielto
Kilpailukielto edellyttää aina erityisen painavaa syytä. Yrityksen on syytä harkita huolella missä tehtävissä on tarpeellista ja järkevää sopia työsuhteen jälkeisestä kilpailukiellosta. Toimitusjohtajana sinun on hyvä varmistaa, ettei tarpeettomia kilpailukieltosopimuksia tehdä, sillä työnantaja joutuu maksamaan työntekijälle korvauksen työsuhteen jälkeiseen aikaan kohdistuvasta kilpailukiellosta. Tarpeettomat kilpailukiellot kannattaa irtisanoa ylimääräisten kustannusten välttämiseksi.
Työntekijöiden henkilötietojen käsittely
Työnantaja ei saa kerätä työntekijöistä mitä tahansa tietoa. On sallittua säilyttää vain sellaisia tietoja, jotka ovat työnantajan velvollisuuksien ja työsuhteen hoitamisen kannalta tarpeellisia, kuten osoitetietoja ja henkilötunnusta. Varmista toimitusjohtajana, että työntekijöiden tietoja kerätään ja säilytetään tietoturvallisesti esimerkiksi HR-järjestelmän avulla. Jaetut kansiot ovat riskialttiita säilytyspaikkoja työntekijöiden työsuhteita ja terveyttä koskeville tiedoille. HR-järjestelmä onkin vaivaton tapa parantaa tietoturva-asioita vaivattomasti koko työsuhteen elinkaaren ajan. Sen avulla vältät esimerkiksi henkilötietojen lähettämisen sähköpostitse työsuhteen alussa ja pidät tärkeät dokumentit tallessa työsuhteen päättymisen jälkeen.
Jani on apunasi mielellään!
Täytä yhteydenottolomake, niin palaamme asiaan pikaisesti!
Sinua mahdollisesti kiinnostavia muita sisältöjä
Accountor on Suomen kokenein talous-, palkka ja HR-kumppani.
