Ostoreskontran ulkoistus tuo tehokkuutta – nämä asiat kannattaa huomioida jo kumppania kartoitettaessa
Ostoreskontra – ihana kamala sana, joka pitää sisällään laajalti tärkeitä asioita liittyen ostolaskujen käsittelyyn ja maksatukseen. Accountorilla on Rovaniemellä oma ostoreskontran hoitamiseen keskittynyt palvelukeskus, josta löytyy aihealueen syväosaamista, tehoja ja monitoimialaista kokemusta. Kokonaisuus asiakkaan suuntaan rakennetaan tarvelähtöisesti kustannustehokkuus huomioiden – yksi ulkoistaa koko taloushallinnon, kun taas toinen vaikkapa ostoreskontran hoitamisen eri asteisena. Mitä kaikkea kannattaa huomioida alkukartoitusvaiheessa?
Tavoitteet selviksi ja odotukset yhteistyölle
Kaikki lähtee huolellisesta suunnittelusta. Mieti, mihin pyrit ulkoistamisella. Onko tavoitteenasi säästöt liittyen henkilöresursseihin, kustannuksiin tai vaikkapa laadun parantaminen? Onko laskuvolyymit kasvaneet isoiksi ja kaipaat osaavia apukäsiä?
On hyvä miettiä myös prosessien näkökulmasta, miten tiliöinti ja ostolaskujen kierrätys on hoidettu tällä erää – millaisia tilejä on käytössä ja miten sekä kenen toimesta hyväksytys hoidetaan? Tämä tieto vaaditaan myös mahdollisen yhteistyön alkuvaiheessa, jotta päästään sujuvasti liikkeelle, minkä jälkeen ohjeistuksen pitäminen on yhteistyökumppanin vastuulla. Erilaisia vaihtoehtoja ostoreskontra-yhteistyölle voivat olla esimerkiksi ostolaskujen kierrätys ja tiliöinnit niille tai maksatusten hoitaminen. Uusien toimittajien kohdalla järjestelmään avataan uudet toimittajat.
Käytössä olevan järjestelmän arviointi
Ostoreskontran osalta on oleellista miettiä, mikä järjestelmä on käytössä parhaillaan – vastaako se täysimääräisesti nykyajan vaatimuksiin? Vastauksen ollessa kielteinen eikä siten järkeviä perusteita säilyttämiselle löydy, voi tulla kyseeseen järjestelmän vaihto ja projektin käynnistys yhteistyökumppanin avustuksella. Entä mitä mietteitä sinulla on järjestelmän pääkäyttäjyyden suhteen, haluatko pitää sen itselläsi vai antaa kumppanillesi? Kumppani pystyy kehittämään niin järjestelmää kuin prosesseja mahdollisimman tehokkaasti ollessaan pääkäyttäjänä, jolloin se on suorastaan perusteltua ja järkevää.
Laskutyypit ja -määrät osana kokonaisuuden hallintaa
Keväällä 2020 astuu voimaan säädös sähköiseen laskuun liittyen. Sähköiset laskutusjärjestelmät ovat tehokkuudessaan ylivoimaisia, onkin kannattamatonta käsitellä laskuja manuaalisesti. Siirtymäkaudella saattaa kuitenkin osa laskuista olla vielä paperisia ja tällöin ne tulee viedä koneelle tietyn prosessin mukaisesti. Selvitä myös, minkälaisista laskumääristä kuukausitasolla puhutaan ja onko määrä stabiili vai esiintyykö siinä vaihtelua kuukausitasolla. Entä onko yritykselläsi tilauksellisia laskuja ja kaipaat apua prosessin virtaviivaistamiseen?
Ulkoistamisen tavoitteena jatkuva kehitys ja kustannussäästöt
Kukapa nyt huippuunsa viritettyjä, toimivia prosesseja haluaisi ulkoistaa… Accountor ottaa ulkoistuskumppanina prosessit ja tilanteen haltuun sellaisinaan, tavoitteenaan yhteinen tuloksellinen kehitystyö. Esimerkiksi käytössä oleva järjestelmä voi olla alkuvaiheessa tietynlainen ja säästösyistä siirrytään uuteen yhdessä sovittavan aikataulun mukaisesti. Jo tarjousvaiheessa sisältö yhteistyölle vaateineen kirjoitetaan auki.
Taloushallinnon järjestelmien osalta keskiöön nousevat luonnollisesti myös erilaiset automaatioasteet. Kun prosesseja automatisoidaan sekä virtaviivaistetaan kautta linjan, tehokkuus kasvaa ja kustannukset laskevat. Joskus tämä automaatioasteen kasvattaminen laskukäsittelyyn ja -tuotantoon liittyen vaatii rahallisia investointeja myös asiakkaan puolelta. Accountor tarjoaa tähänkin haasteeseen asiantuntemustaan avuksi ja investoinnit maksavat siten itsensä takaisin.
Sujuva yhteydenpito luonnollisena osana yrityksen arkea
Accountorilaisten saaman palautteen perusteella, kanssamme on mukavaa tehdä yhteistyötä. Nimeämme käyttöösi yhteyshenkilön ja asiakkuudesta riippuen tiimissä on myös reskontra-asiantuntija mukana kehittämässä niin asiakkuutta kuin ostoreskontraa. Asiakkuusjohtaja pitää osaltaan huolen, että yhteistyön alussa sovitut kriteerit täyttyvät. Monesti yhteistyön alussa määritellyt tavoitteet tarkentuvat myöhemmin haltuunottovaiheen jälkeen.
On monin tavoin hyödyllisempää saada keskittyä omaan arkipäiväiseen tekemiseen ja antaa yhteistyökumppanin hoitaa ostoreskontraan liittyvät haasteet. Prosessit myös tehostuvat koko ajan ja varma, kokenut kumppani tuo turvaa myös virheettömyyteen pyrkimisen osalta. Ota yhteyttä ja mietitään yhdessä, mikä olisi kustannustehokkain tapa viedä asiaa eteenpäin?
