Rekrytointipalveluiden tietosuojaseloste työnhakijoille
Päivitetty 19.1.2024
1. Tämä rekrytointipalvelu on Accountor-konsernin hallinnoima ja Accountor Services Oy:n (jäljempänä Accountor) käyttöön tarkoitettu rekrytointipalvelu.
2. Palvelun rekisteröity käyttö edellyttää, että hakija sitoutuu noudattamaan näitä käyttöehtoja. Hakija hyväksyy nämä ehdot rekisteröitymisen yhteydessä. Accountorilla on oikeus milloin tahansa muuttaa näitä ehtoja, jolloin muutokset tulevat voimaan hakijan hyväksyessä muutokset palveluun rekisteröitymisen yhteydessä.
3. Accountor sitoutuu huolehtimaan palveluun tallennettujen työpaikkahakemusten tietosuojasta yleisen Tietosuoja-asetuksen 2016/679, Tietosuojalain (5.12.2018/1050) ja Lain yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) mukaisesti rekisterinpitäjänä. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja niitä käytetään ainoastaan käyttöehdoissa kuvattuun tarkoitukseen.
4. Hakija saa palveluun henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Hakija vastaa käyttäjätunnuksen ja salasanan perusteella tapahtuvasta palvelun käytöstä. Hakija vastaa palveluun tallentamiensa tietojen oikeellisuudesta.
6. Palvelu on lähtökohtaisesti käytössä 24/7/365. Accountor ei kuitenkaan vastaa palvelun virheistä, käyttökatkoksista ja niiden aiheuttamasta palvelun käytön estymisestä tai palvelun katkeamisesta. Accountorilla on oikeus milloin tahansa lakkauttaa palvelu kokonaan tai osin tai tehdä siihen haluamiaan muutoksia. Accountorilla on myös oikeus purkaa hakijan käyttöoikeus palveluun päättymään välittömästi, mikäli hakija on rikkonut näitä käyttöoikeusehtoja. Accountor ei ole vastuussa mistään suorista, epäsuorista, välittömistä tai välillisistä vahingoista, jotka johtuvat palvelun tai sen sisällön käyttämisestä tai käytön estymisestä, vaikka Accountorille olisi etukäteen ilmoitettu tällaisten vahinkojen mahdollisuudesta.
7. Hakemus on jätetty onnistuneesti, kun järjestelmä ilmoittaa hakijalle, että hakemus on vastaanotettu.
8. Hakijan päivittäessä palveluun tallentamiaan perustietoja (mm. yhteystiedot), päivitetyt tiedot ovat kaikkien niiden työnantajien käytössä, joille hakija on osoittanut työhakemuksen.
9. Palvelu ja sen sisältö ovat Accountorin tai sen yhteistyökumppaneiden omaisuutta, joka on suojattu tekijänoikeuslaeilla ja kansainvälisillä tekijänoikeussopimuksilla, sekä muulla immateriaalioikeuslainsäädännöllä. Accountor ei myönnä hakijalle suoria tai epäsuoria oikeuksia mihinkään immateriaalioikeuksiin.
10. Palvelun käyttämiseen ja näihin ehtoihin sovelletaan Suomen lakia, lukuun ottamatta sen lainvalintasäännöksiä. Osapuolet pyrkivät ratkaisemaan erimielisyydet ensisijaisesti neuvotteluteitse. Mikäli sovintoratkaisuun ei päästä, palvelun käyttöön liittyvät erimielisyydet ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa.
TIETOSUOJASELOSTE REKRYTOINTIPALVELUN TYÖHAKIJOILLE
Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Accountor Services Oy kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja työhakemuksen ja rekrytointiprosessin yhteydessä.
1. REKISTERINPITÄJÄ
Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Accountor Services Oy (jäljempänä ”Accountor”, ”me” ”meitä” tai ”meidän”). Accountor vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Accountor Services Oy
Yritystunnus: 0932167-9
Osoite: Keilaniementie 1, 02150 Espoo
Puhelinnumero: +358 207442400
Olemme osa Accountor -konsernia. Konsernin tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Päivi Konttila-Lokio, Tietosuojavastaava
Osoite: Keilaniementie 1, 02150 Espoo, Suomi
Sähköposti: privacy@accountor.com
2. HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN
Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme henkilötietoja suoraan sinulta. Soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa voimme kerätä henkilötietoja myös muista lähteistä, kuten julkisista tietokannoista.
Keräämme henkilötietoja eri tavoilla. Ensisijaisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka
- annat meille rekrytointiprosessin aikana esim. ansioluettelossa, hakemuslomakkeella tai haastattelussa
- syntyvät rekrytointiprosessin yhteydessä esim. soveltuvuusarvioinneissa ja
- saadaan julkisista lähteistä tai kolmansilta osapuolilta sovellettavan lainsäädännön mukaisesti kuten nimeämiltäsi suosittelijoilta, tai internet-sivustolta, johon olet viitannut tai jonka käyttämiseen olet antanut suostumuksesi.
Voimme yhdistää eri lähteistä saatuja henkilötietoja esim. julkisten lähteiden ja ansioluettelon tietoja.
Voit päättää olla antamatta meille henkilötietojasi, mutta emme ehkä pysty jatkamaan rekrytointiprosessia kanssasi.
3. HENKILÖTIETORYHMÄT
Keräämme ja käsittelemme sellaisia hakijoihin liittyviä henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä työhakemusten käsittelyn ja rekrytointiprosessin kannalta, kuten
- perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (esim. nimi, sähköposti, puhelinnumero)
- työhakemukseesi ja siihen liittyviin dokumentteihin sisältyvät tiedot, esim. koulutustiedot, aikaisempi työkokemus, tutkinnot, kielitaito ja suosittelijat; ja
- rekrytointiprosessin aikana kerätyt ja käsiteltävät tiedot, esim. tiedot, jotka koskevat rekrytointiprosessin etenemistä, hakemusta koskevat muistiinpanot ja mahdolliset haastattelut, tarvittaessa soveltuvuusarviointeja koskevat tiedot sekä suosittelijat.
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Käsittelemme hakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessissa, esimerkiksi työhakemusten käsittelyyn, hakijoiden informointiin rekrytointiprosessin etenemisestä, haastattelujen järjestämiseksi sekä ammatillisen tai henkilökohtaisen soveltuvuuden testaamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on mahdollista työsopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen meille lähettämääsi hakemukseen perustuvan pyynnön nojalla. Antamaasi suostumukseen perustuen voimme käsitellä henkilötietojasi tulevaisuudessa avoimeksi tulevia tehtäviä varten määritellyn ajan.
5. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET
Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, kuten rekrytoinnin toimeksiantajayritykselle:
- lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa;
- kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti (esim. soveltuvuusarvioinnit). Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä;
- mikäli olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä;
- kun uskomme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisten pyyntöön vastaamiseksi; ja
- sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee esim. suosittelijat.
6. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE
Emme siirrä rekrytointiprosessissa käsiteltäviä henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN
Henkilötietoja säilytetään 24 kk tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Säilytysaika perustuu lain kanneaikoihin.
8. SINUN OIKEUTESI
Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai, joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.
Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa. Voit myös itse käydä poistamassa sähköisen työhakemuksesi koska tahansa.
Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle, sovellettavan lain mukaisesti.
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen privacy@accountor.com
Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus valittaa tietosuojavaltuutetulle. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tästä: https://www.tietosuoja.fi/etusivu.
9. TIETOTURVA
Toteutamme toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet), jotka ovat tarkoituksenmukaisia henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkiksi, rekisterin ylläpitoon tarvittavat palvelimet sijaitsevat lukituissa ja kulkuoikeuksin suojatuissa tiloissa. Järjestelmään käyttöön vaaditaan Accountorin myöntämä, salasanoin suojattu ja henkilön tehtävään liittyvä käyttöoikeus. Oikeus järjestelmän käyttöön päättyy, jos henkilö siirtyy pois niistä tehtävistä, joiden takia käyttöoikeus on hänelle myönnetty. Palvelua pidetään tietoverkossa, joka on eristetty julkisesta tietoliikenneverkosta palomuuriratkaisujen avulla. Julkisessa tietoliikenneverkossa siirrettävät luottamukselliset tiedot salataan teknisin keinoin.
Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta sovellettavien lakien mukaisesti.
10. SELOSTEEN MUUTTAMINEN
Voimme päivittää Työnhakijaselostetta tarvittaessa, jos se on tarpeen henkilötietojen käsittelyssä muuttuneiden toimintatapojemme kuvaamiseksi. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi tammikuussa 2024.