Så får EasyPark koll på lönerna över hela Norden

Koll på lönerna. För ett stort företag som EasyPark har lönehanteringen varit en utmaning på många plan – både på grund av tidigare leverantör och de olika nordiska kontoren som präglas av olika regler. Här berättar EasyPark om deras samarbete med Accountor och hur de hjälpt till att effektivisera lönehanteringen i verksamheten.

EasyPark tillhandahåller Sveriges och Europas mest använda parkeringsapp, och företaget är verksamt i över 13 länder. Accountors samarbete med nordiska EasyPark inleddes då företaget sökte en ny partner för hanteringen av deras lönetjänster – efter en lång period av svårigheter med deras förra leverantör.

Lön – ett komplicerat men viktigt område som inte får bli fel

Många av problemen med den förra leverantören grundade sig i en hög personalomsättning, dålig struktur och koll på regler och lagar – och EasyPark upplevde att det aldrig fanns någon som tog ett riktigt helhetsansvar för dem som kund. Vid varje lönekörning upptäcktes felaktigheter på grund av att det var nya personer inblandade från gång till gång.

“Lön är ett område där allting alltid måste vara korrekt”, understryker Gertrud Köver, CFO på EasyPark. “Det är väldigt komplicerat, men också väldigt viktigt för oss som arbetsgivare att lönen är rätt och riktig. Annars riskerar bolaget som arbetsgivare att förlora förtroendet i organisationen.”

EasyPark bestämde sig för att söka en ny, nordiskt övergripande leverantör för lönehanteringen, och uppdraget gick till Accountor som de även samarbetat med tidigare. Parallellt började EasyPark även att centralisera lönefunktionen mellan de nordiska kontoren för att effektivisera hela hanteringen.

En samarbetspartner med koll på lönerna för hela Norden

Accountors uppdrag tog sin början i december 2018 då de gick igenom EasyParks behov och grunddata och redde ut vad de behövde hjälp med utifrån detta – med en huvudsakligt ansvarig för hela projektet. Idag hanterar Accountor all löneadministration i Sverige, Norge, Finland och Danmark. Tjänsterna innefattar allt från intyg, reseräkningar och statistik till uppgifter till myndigheter och systemimplementering. Accountor hanterar även övriga tjänster som berör exempelvis bil- och bostadsförmåner, villkor för internationella anställda, forskarlöner etc, samt ger rådgivning i olika frågor.

“Allting har blivit mycket effektivare med Accountor. De har rådgivare i varje land som kan föra daglig dialog med respektive ansvarig hos oss – och dessutom ser de sig själva och oss som samarbetspartners, till skillnad från vår förra leverantör”, berättar Gertrud Köver.

En första utmaning i projektet var att få till ett heltäckande avtal, gällande för hela EasyPark som nordisk grupp, vilket gjorde att själva kontraktsskrivandet drog ut på tiden. Även möjligheten att redovisa historiska utlägg är någonting som Accountor fortfarande jobbar med för att säkerställa över alla kontor. Att allting blir korrekt enligt gällande regler, lagar och riktlinjer för respektive land, samtidigt som de betraktas som ett enda bolag, är viktigt för EasyPark – och något Accountor har strävat efter redan från start.

Flexibel och effektiv utveckling av hela lönehanteringen

Samarbetet är tydligt grundat i en öppen vilja från båda parterna att gemensamt diskutera och hantera utmaningar som uppkommer. Accountors omfattande kunskap, kombinerad med deras snabba återkoppling och vilja att bygga personliga relationer, är någonting EasyPark värdesätter högt.

“Den löpande dialogen och deras proaktivitet är något som verkligen är en fördel”, säger Gertrud Köver. “Det finns ett stort förtroende för Accountor från vår sida – bara en sån sak att vi slipper dubbelkolla alla lönekörningar är bevis på det!”

Hon understryker att Accountor är väldigt flexibla och duktiga på att anpassa sig till situationen och olika förutsättningar mellan de olika länderna. De fortsätter att utveckla lönehanteringen på ett effektivt sätt, sätter upp smarta funktioner och har en smidig arbetsprocess – utan att saker och ting blir inrutat. Samtidigt föreslår de förändringar och vågar ifrågasätta där de anser att det finns bättre lösningar – precis sådan expertis som EasyPark tidigare saknat.

“Vi ser dem som en samarbetspartner helt enkelt – inte en supplier”, avslutar Gertrud Köver.

Intervju gjord 2019.